PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

RESEÑA HISTORICA

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto.

En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.

Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados.

En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional, la técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos. Por ejemplo, en 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se aprobó después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de actividad particular del sistema "presupuesto flexible".

Esta innovación genera un periodo de análisis y entendimiento profundos de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar y fomenta el tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al estudio y la evaluación amplios de los costos.

 En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en que se definen los principios básicos del sistema.

 En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades.

 En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un sistema de planificación por programas y presupuestos.

 En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e incluye en las herramientas de planeación y control del sistema conocido como "planeación por programas y presupuestos".

El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo de efectivo.

PRINCIPIOS DE PRESUPUESTO

 Principios de Previsión

Son tres: 1) Predictibilidad, 2) Determinación cuantitativa y, 3) Objetivo.

1) Predictibilidad: Poder predecir cómo se comportará el negocio en el periodo que se presupuestará para saber si es correcto el presupuesto.

2) Determinación Cuantitativa: Saber la cantidad de dinero que se utilizará en el periodo.

3) Objetivo: Se tiene que plantear un objetivo para un tiempo determinado.

Principios de Planeación

Se destacan: 1) Previsión. 2) Contabilidad, 3) Flexibilidad, 4) Unidad, 5) Confianza, 6) Participación, 7) Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de responsabilidad.

1) Previsión: Disponer de los fondos necesarios que utilizara la empresa

2) Contabilidad: La empresa debe utilizar el presupuesto en algo que sea seguro recuperar la inversión.

3) Flexibilidad: Los presupuesto deben poder ajustarse en casos de contingencias no previstas.

4) Unidad: Los presupuestos deben realizarse de la misma manera que se han generado y estar apegados a las normas de la empresa.

5) Confianza: Los presupuestos deben ser confiables para dar seguridad a la empresa.

6) Participación: Se debe esperar que las áreas de la empresa participen en la elaboración de los presupuestos.

7) Oportunidad: Los presupuestos deben estar planeados para dar a la organización nuevas oportunidades de crecimiento.

8) Contabilidad para áreas de responsabilidad: Las áreas a las que se les asignará el presupuesto deben estar bien contabilizadas para evitar errores en el uso.

Principios de la Organización.

Son: 1) Orden y 2) Comunicación.

I. Orden: Los presupuestos deben estar bien elaborados para evitar errores en el momento de la aplicación.

II. Comunicación: Se debe comunicar lo planeado en el presupuesto a las áreas responsables para que todos los movimientos se realicen en tiempo y forma.

Principios de la Dirección.

Se destacan: 1) Autoridad y 2) Coordinación

A. Autoridad: Los Directivos deben dar las instrucciones necesarias para que los presupuestos funcionen conforme a lo planeado.

B. Coordinación: Se deben aplicar medidas para que los gastos del periodo se realicen en la forma correcta.

Principios de Control.

Son: 1) Reconocimiento, 2) Excepción, 3) Normas y, 3) Conciencia de Costos.

1) Reconocimiento: Se deben establecer indicadores para saber que lo presupuestado sea lo que la empresa necesita.

2) Excepción: Los presupuestos pueden salirse de lo planeado en casos excepcionales.

3) Normas: Se deben establecer normas para aplicar los presupuestos.

4) Conciencia de Costos: Los responsables de los presupuestos deben saber que los presupuestos pueden evitar costos innecesarios para la empresa y aplicarlos de manera correcta y organizada ayuda a la empresa a obtener orden en su contabilidad.

VENTAJAS Y LIMITACIONES

Ventajas Limitaciones

1. La Dirección posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar decisiones más acertadas.

2. Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se desarrolla de acuerdo a un plan general coordinado.

3. Le posibilita la acción o adopción de medidas con suficiente anticipación permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.

4. Ayuda al manejo financiero de la Empresa.

5. Sirve para medir la eficiencia de los jefes responsables.

6. Hace participar en las tareas de programación y dirección a una mayor cantidad de responsables impulsándoles a actuar de manera eficaz en la corrección de planes que son suyos.

7. Facilita el control administrativo.

8. Es un reto constante presentado a los ejecutivos de la empresa para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situación de la misma.

9. Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad operativa sino también responsabilidad financiera.

10. Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables

1. Los datos incluidos en los presupuestos están basados en estimaciones o pronósticos, es decir, se debe considerar la posibilidad de error en las estimaciones como un factor adicional, al analizar las diferencias entre los datos reales y los presupuestados.

2. Un sistema presupuestario no puede implantarse de improvisto, para su uso en condiciones satisfactorias son necesarios ciertos requisitos básicos, dentro de los cuales el factor tiempo y experiencia acumulada tiene un papel preponderante.

3. La limitación más importante se deriva de la circunstancia de que el control presupuestario, es una herramienta de la dirección de la empresa. Es decir, no debe pensarse que la suplanta de alguna manera sino que es su mejor auxiliar.

4. Toma tiempo y costo su preparación.

5. No se debe esperar resultados demasiado pronto.

6. Su ejecución no es automática, es necesario que el personal de la empresa comprenda la utilidad de esta herramienta.

7. Una de las principales limitaciones que enfrenta la elaboración del presupuesto, es la falta de información contable en forma adecuada y oportuna.

8. En muchos casos la administración empírica de la empresa, hace que el presupuesto sea solo un documento de simple estimación y no de aplicación y control.

IMPORTACIA DE PRESUPUESTO

Las organizaciones hacen parte de un medio económico que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden mantenerse en el mercado competitivo puesto que cuanto sea incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

El presupuesto surge como herramienta moderno de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como lo enunciado y en virtud de sus relaciones como los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de de la empresa. El presupuesto está ligado a la vida de la empresa, cuya organización es inmutable, y deberá adaptarse a la orientación económica que se dé al negocio, así como a los hombres, a fin de lograr la mejor utilización de las posibilidades de cada uno.

El presupuesto es un indicador de la política a seguir en cuanto a la obtención de ingresos y la realización de gastos, así como un instrumento

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