MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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PROYECTO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LA COMPAÑÍA DE ECONOMIA MIXTA DE MERCADO MAYORISTA DE IBARRA “COMERCIBARRA”

EL HONORABLE DIRECTORIO DE LA COMPAÑÍA DE ECONOMIA MIXTA MERCADO MAYORISTA DE IBARRA. “COMERCIBARRA”

Considerando:

Que, es de vital importancia que la Compañía conforme a su crecimiento y expansión cuente con nuevas normas y reglamentos que regulen el correcto procedimiento administrativo para la consecución de objetivos en beneficio de quienes están estrechamente ligados a esta Compañía acatando las leyes y reglamentos vigentes en nuestro país.

Que, es necesario que la administración cuente con documentos técnicos y modernos que faciliten sus operaciones administrativas con la finalidad de optimización de recursos humanos, económicos y logísticos.

Que, es necesario definir y establecer políticas y lineamientos de procedimientos que regulen el desarrollo de las actividades administrativas que guíen a las diferentes administraciones por rumbos establecidos que han dado resultados positivos a Comercibarra, en el desarrollo de sus actividades.

En uso de sus atribuciones y facultades establecidas en los literales f), g), y h), de la Escritura de Constitución de la Compañía

RESUELVE

Aprobar el presente manual de procedimientos administrativos que permitirá regular las actividades tanto de la planta administrativa como operativa de COMERCIBARRA con la finalidad de optimizar sus recursos y maximizar los niveles de productividad del personal de la Compañía

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CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Art.1 El presente Manual de Procedimientos de COMERCIBARRA tiene como propósito establecer lineamientos generales para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Compañía y la seguridad en la ejecución de los procesos administrativos y financieros, generando confianza en sus accionistas a través de procedimientos ágiles que demuestren transparencia y honestidad en el uso de los recursos generados en sus operaciones.

Art.2. Este manual contiene bases establecidas de procedimientos para cada una de las unidades administrativas y operativas, constituyéndose en el marco normativo donde se presentan políticas a seguir por los trabajadores en concordancia con las disposiciones del estatuto, necesarias para lograr un eficiente desarrollo de las actividades que contribuyan para una adecuada y confiable administración.

Art.3. Para efectos de la aplicación del presente manual La Administración se regirá, bajo los siguientes documentos legales:

a. Constitución Política del Estado

b. Estatuto de Constitución de la Compañía

c. Reglamentos internos de COMERCIBARRA en general

d. Demás leyes aplicables vigentes en nuestro país

Art.4. La presente normativa bajo ninguna circunstancia podrá contraponerse a leyes y estamentos superiores que contenga la Constitución Política y demás leyes aplicables generales.

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Art.5. El presente documento es de propiedad de la administración de COMERCIBARRA y será usado única y exclusivamente dentro de esta Compañía para normar y reglamentar sus procesos administrativos y será sujeto a modificaciones de acuerdo a las necesidades que en cada ejercicio económico se vayan presentando previo análisis y resolución por parte del Directorio.

CAPITULO II

DE LOS OBJETIVOS GENERALES

Y ESPECIFICOS

General

Art.6. El objetivo general de este manual es plasmar y entregar al personal ejecutivo, administrativo y operativo de COMERCIBARRA, un documento de los procesos administrativos, financieros y operativos ejecutados por la Compañía que detalle las actividades y tareas que se deben cumplir según las disposiciones del estatuto, reglamento interno, normas, leyes y reglamentos aplicables para este tipo de Compañía.

Específicos

Art.7. Los objetivos específicos que se espera alcanzar con la aplicación del presente manual son, que en cada área se tengan claros los lineamientos generales de procedimientos a fin de que si se realizan cambios de personal las operaciones de la Compañía no se vean afectadas, por consiguiente cada área tendrá los siguientes objetivos:

a. El Directorio: Mantener reuniones ordinarias y extraordinarias dictar resoluciones y velar por que las mismas sean cumplidas, controlar y dirigir los destinos de COMERCIBARRA como lo establece su estatuto de constitución.

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b. Gerencia: Gestionar, dirigir y controlar todos los procesos administrativos tomar decisiones encaminadas en beneficio de la Compañía.

c. Contalidad: Analizar financieramente y registrar todos los movimientos económicos acatando leyes fiscales establecidas para el efecto, proteger y controlar el uso adecuado de los recursos de la Compañía.

d. Tesorería: Controlar la obtención de los recursos económicos que obtiene COMERCIBARRA, realizar pagos por bienes y servicios obtenidos, protección y custodia de valores y realización de depósitos bancarios.

e. Recaudación: Obtener valores por la operación del servicio que presta COMERCIBARRA a sus usuarios acatando disposiciones emitidas por la administración

f. Sistemas: Administrar el hardware y software de COMERCIBARRA, para un correcto funcionamiento de los mismos en las actividades administrativas y operativas de la Compañía.

g. Secretaría: Atención al público en general, elaboración de documentación administrativa interna y externa, recepción y archivo de documentación de COMERCIBARRA.

h. Control y seguridad: Brindar seguridad a comerciantes y visitantes de la Compañía, colaborar en solución de conflictos entre comerciantes, resguardar las instalaciones del Mercado Mayorista coordinar controles administrativos en general.

i. Mantenimiento: Mantener aseadas las Instalaciones del Mercado Mayorista y proteger instrumentos, equipos y maquinarias utilizadas para el efecto.

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CAPITULO III

DE LOS PROCEDIMIENTOS

Art.8. Los procedimientos detallados en el presente manual deberán ser ejecutados por todo el personal que labora dentro de la Administración sin objeción alguna cualquier inobservancia de uno o más de sus artículos implicará la ejecución de sanciones respectivas dispuestas tanto en el reglamento interno como en el de trabajo, por lo tanto es responsabilidad de la Administración dar a conocer el mismo a todos los trabajadores de COMERCIBARRA para que esta norma sea cumplida con eficiencia.

Art.9. Para cada una de las áreas administrativas se elaborará un detalle de las actividades y un diagrama de flujo que permitirá tener una delimitación de las funciones y procedimientos que tienen tanto los responsables de cada área, como el personal que forma parte de cada uno de los equipos de trabajo.

Art.10. El Directorio es el máximo organismo administrativo y el procedimiento para el cumplimiento de sus actividades es el siguiente:

a. La administración realiza una convocatoria a todos sus miembros con el envío de oficios personales detallando la hora, la fecha y puntos a tratarse en la reunión, el(a) encargado(a) de entregar estos oficios receptará la rúbrica en un documento administrativo, de quien recibe la misma para constancia de su recepción.

b. La reunión se instala con los miembros asistentes siempre y cuando exista el quórum respectivo para el efecto, caso contrario no puede efectuarse.

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c. Una vez instalada la reunión se da lectura el acta de la sesión anterior para su aprobación.

d. Se analizan y discuten los puntos a tratarse en la misma, se mocionan posibles soluciones a problemas suscitados, para ser sometidos a votación entre los asistentes.

e. Emite resoluciones que vayan en beneficio colectivo y velará por que las mismas sean cumplidas por la Administración.

Art.11. La Gerencia tiene múltiples procesos que atender por lo que para esta norma se detallan los más representativos, este es el único caso en el que no se puede elaborar un diagrama de flujo definido, puesto que las actividades que cumple la gerencia no son fijas y este cargo determina que la persona que esté al frente de la Compañía debe ser el(a) responsable de que se cumplan con eficiencia las funciones de cada unidad administrativa, las funciones generales son:

a. Tiene la representación legal para asuntos sociales y legales.

b. Dirige, orienta, conduce, supervisa y administra la gestión económica financiera de la Compañía.

c. Controla el cumplimiento de políticas, normas y reglamentos internos debidamente aprobados, así como también las que determinen la Junta General de Accionistas y el Directorio.

d. Cumple actividades de planeación, programación, planificación, evaluación y puesta en marcha de actividades que se cumplen durante cada ejercicio económico.

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e. Celebra negocios, realiza inversiones con terceros, en montos autorizados por el Directorio buscando siempre el beneficio para la compañía.

f. Controla el manejo adecuado y la custodia de los recursos económicos percibidos.

g. Autoriza gastos en actividades que estén directamente

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