PROCEDIMIENTOS DE ELABORACION DE CHEQUES

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y PAGO DE CHEQUES

OBJETIVO

- Determinar los pasos necesarios para elaboración de cheques con los que se vaya

a cancelar proveedores, salarios, o cualquier otro pago a realizarse.

ALCANCE

- Este procedimiento abarca desde las personas que solicitan los cheques, hasta

los responsables para su elaboración y firma de los mismos.

- Incluye a los proveedores que requieren sus cheques por pagos de servicios y/o

productos.

POLITICA

- La recepción de la información para la elaboración de los cheques debe hacerse

una vez por semana en un día específico (miércoles).

- Los pagos se realizan una vez por semana (viernes).

- Los Cheques tienen que tener dos firmas, la una del Jefe financiero/CEO, y otra

del Administrador de local.

- Para los cheques de los roles de pago no se aplican necesariamente las dos

primeras políticas de este procedimiento, ya que se tiene que pagar al personal

de acuerdo al día de pago (sea quincena o fin de mes). Estos cheques se entregan

dentro de los primeros cinco días posteriores a al termino de la quincena o fin de

mes.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Para pagos de proveedores.

1. El Jefe de alimentos y bebidas envía el Reporte de gastos al Asistente de

gerencia un día específico en la semana (los días miércoles), este reporte debe

tener la revisión y autorización del Administrador del local. Estos reportes son

enviados al Asistente de gerencia vía correo electrónico en una hoja de cálculos

(Microsoft Excel).

2. El Asistente de gerencia verifica que los datos de la hoja de cálculos estén

correctos (con coherencia).

3. El Asistente de gerencia pide la autorización para la elaboración de los cheques

con el Gerente General.

4. Una vez aprobados los montos de los cheques, el Asistente de gerencia elabora

los cheques y los comprobantes de egreso para cada uno de ellos.

5. Se hacen firmar los cheques por dos firmas: una por parte de la administración

general y otra por el administrador del local.

6. Se entregan los cheques a los administradores de local un día específico de la

semana (jueves).

7. Un día de la semana siguiente (miércoles), el Asistente de gerencia recibe los

comprobantes de pago (facturas), comprobante de egreso, otros comprobantes

que las leyes de cada país lo requiera. Los comprobantes de egreso lo firman: la

persona que lo elaboró, y el proveedor (cuando se lo entregue).

8. El Asistente de gerencia archiva los comprobantes de egreso con los respaldos

(comprobantes de venta y demás documentos de acuerdo a las leyes tributarias

de cada país).

Para los reportes de caja chica

1. El Asistente de gerencia recibe el Reporte de caja chica realizado por el Jefe de

Alimentos y Bebidas (con la aprobación del Administrador de local). Esto se

hace una vez a la semana (miércoles). Estos reportes son entregados al Asistente

de Gerencia vía correo electrónico en una hoja de cálculos (Microsoft

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