Elaboración De Un Plan De Procedimientos

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE UN DEPARTAMENTO, ÁREA O SECCIÓN

La empresa “Reactivos y equipos del sureste S.A de C.V.” ya cuenta con sus manuales de procedimientos, por tanto en esta parte se realizara un análisis del manual de procedimientos. La empresa está dividida por áreas y en cada área hay distintos puestos, por tanto se cuenta con un manual de procedimiento por cada puesto, es decir cada manual describe el procedimiento de las funciones de un puesto en específico. Para este caso de estudio se eligió el área de compras, y se analizara el manual de procedimiento de las funciones del asistente de compras. La asistente de compras realiza 12 funciones, peo para este estudio solo analizaremos 3.

Este análisis se realizara con el objeto de poder conocer que tan eficiente y eficaz es el manual de procedimiento de esta área, y a su vez podemos conocer que tan cierta es la teoría con la realidad, pues al analizar este manual nos estamos dando la oportunidad de conocer más una parte de la empresa y por tanto poder tener una experiencia que aunada a nuestros conocimientos, podemos descubrir hechos relevantes que pueden ayudar a la empresa, para su mejor funcionamiento.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO –ASISTENTE DE COMPRAS

El manual de procedimiento del asistente de compras de la empresa “Reactivos y equipos del sureste S.A de C.V.” tiene un total de 138 páginas, y de acuerdo a su contenido está dividido en 5 capítulos.

En el capítulo 1 nos habla de los aspectos generales del manual de procedimientos, nos presenta el manual y nos hace mención de sus objetivos tanto generales como específicos. Como objetivo general del manual de procedimiento nos plantea el siguiente:

“Proporcionar a la Asistente de Compras de Reactivos y Equipos del Sureste S.A. de C.V. un manual de procedimientos, cuyo objetivo primordial es el de ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas a éste puesto y propiciar la uniformidad del trabajo.”

Creemos que este objetivo está bien planeado y sobre todo bien fundamentado, ya que como todos sabemos un manual de procedimiento debe ser el que nos guie a la realización de las actividades cotidianas del puesto de la mejor manera posible.

En el capítulo 2. Nos habla sobre las características de la empresa, sus antecedentes, la misión, visión y sus valores, temas que se analizaron anteriormente. En el capítulo 3. Se hace una descripción del puesto, aquí nos señala cuales son las actividades que debe realizar el asistente de compras, cual es el objetivo del puesto, de quien depende y en este caso no tiene ningún subordinado. También nos muestra su posición en el organigrama, cuáles son sus responsabilidades y sus facultades. En el capítulo 4. Nos indica cómo debe aplicarse en manual de procedimiento y como debe utilizarse en manual de procedimiento. Aquí la empresa muestra una representación del significado de las figuras a utilizar en el diagrama de flujo. Igual en este capítulo nos habla de las fechas en que se actualizo el manual de procedimientos. Y por último y no menos importante está el capítulo 5. Que es en el cual se describen todas y cada una de las funciones del asistente de compras. Para cada función se pone una introducción, objetivos, políticas, marco legal, glosario, los procedimientos y un diagrama de los mismos. Al igual que se agregan los formatos que se utilizan en cada actividad.

Desde nuestro punto de vista hasta esta parte se puede notar que la empresa tiene muy bien elaborado su manual de procedimiento, y estamos seguras que con la descripción de cada capítulo el anual de procedimiento resulta muy útil para el trabajador que ocupa el puesto.

FORMATO.

El manual con que cuenta la empresa ya cuenta con un formato, el cual incluye en el encabezado el logo y el nombre de la empresa, al igual que nos señala el título y el departamento del que se trata “Manual de procedimientos – asistente de compras” como es un manual extenso (138 pág.) al inicio de cada actividad se menciona el nombre y la clave de este, en el capítulo 4 se nos hace mención de las fechas en que se ha actualizado el manual. Al pie de la página se hace mención del número de hoja, al igual se puede observar el nombre de la persona que lo elaboro, quien lo reviso y de quien lo aprobó.

Al momento de describir el proceso de alguna actividad, se cuenta con un formato especial, en el cual se menciona la clave, la actividad, la fecha de dictamen, el área, y la unidad responsable.

PROCEDIMIENTO 1. RECEPCIÓN Y ENVÍO DE ÓRDENES DE COMPRA CLAVE: ASC-01

Este proceso de la actividad contiene los siguientes apartados

• Introducción

• Objetivo

• Políticas

• Marco Legal

• Glosario De Términos

• Procedimientos

• Diagrama De Procedimientos

• Anexos: que son los documentos que se necesitan para la realización de esta actividad.

Introducción: en esta parte se describe la importancia que tiene esta actividad para el departamento, nos hace, mención de cada cuanto se realiza la actividad y como es que se realiza.

“Esta actividad se realiza diariamente y es una de las más importantes para esta área, las órdenes de compra se envían por fax o correo electrónico cuidando que sean recibidas correctamente y verificando su tiempo de entrega y existencias del material solicitado para informar inmediatamente cualquier atraso en su entrega para buscar alternativas de compra y lograr la entrega de materiales a los clientes en el menor tiempo posible.”

Objetivos: en esta parte se nos describe que es lo que el manual de procedimiento pretende alcanzar.

• Conocer si los proveedores cuentan con los materiales requeridos dentro del tiempo de entrega ofrecido al cliente.

• Enviar a los proveedores las solicitudes de órdenes de compra para el surtimiento de las mismas en el menor tiempo posible.

Políticas: aquí se nos menciona cuales son las condiciones necesarias para que el procedimiento se pueda realizar correctamente, es decir sin estas condiciones no puede tener una continuidad el procedimiento.

• Las órdenes de compra deben contener los datos completos de los productos para su solicitud (Catálogo, Descripción y precio en algunos casos), en compra por licitación (Anexar la lista de apoyo del proveedor).

• Si la compra se realiza con precios especiales por descuento, esté debe ir especificado (Número de cotización o de licitación que el proveedor previamente haya enviado por escrito).

• Las órdenes de compra deben de ser confirmadas en el momento de su envió y anotar el nombre y fecha de la persona que recibe la compra.

• En caso de ir consignado a cualquiera de las sucursales debe de llevar la dirección correctamente especificada.

Marco legar: en este apartado se menciona las leyes en las que se basa el procedimiento, aunque para este proceso no hay ley alguna que rija su comportamiento.

Glosario: en este apartado se menciona los términos que se utilizaran en el desarrollo del procedimiento, se ponen estas definiciones con el fin de que la persona que tome el manual pueda entenderle y comprender lo ahí expresado.

Procedimiento: esta es la parte en que se describe las acciones del procedimiento. Este procedimiento cuanta con 16 acciones. Se redactan a través de un cuadro, se desarrolla con un formato donde se anota el número de actividad, el responsable y la descripción del procedimiento.

Clave:

ASC-01 Actividad: Recepción Y Envío De Ordenes De Compra. Fecha de dictamen:

Marzo de 2007

Dirección de área: Dirección De Operaciones. Unidad Responsable: Asistente De Compras.

PROCEDIMIENTOS

No. Responsables Descripción

INICIO

1 Jefe de compras Entrega orden de compra de crescendo o de RYES a asistente de compras (Anexos 1 y 2).

Entrega también formato de pedido único del proveedor cuando éste así lo especifica (Formatos 1 y 2).

El formato único del proveedor también puede ser elaborado por la asistente de compras.

2 Asistente de compras

Envía orden de compra al proveedor vía fax o correo electrónico.

Envía también formato único del proveedor cuando éste así lo especifica.

3 Confirma envío de fax o correo electrónico.

4 Registra datos proporcionados por el proveedor en formato de orden de compra de crescendo o de RYES; y enlaza con las actividades No. 5 y 7.

Los datos a solicitar son: nombre de la persona que recibió la orden de compra, existencias y tiempo de entrega.

5 Existe material solicitado.

Informa a jefe de compras tiempo de entrega del material solicitado.

6 Clasifica y archiva formato de orden de compra por proveedor y sucursal en carpeta de materiales por recibir; y finaliza el proceso.

7 No existe material solicitado

Informa a jefe de compras inexistencia de material con el proveedor.

8 Jefe de compras Indica a asistente consultar material con otros proveedores.

9 Asistente de compras Realiza consulta de material faltante con otros proveedores.

Los datos a solicitar al proveedor son: Existencia, marca, precios, descuentos y tiempo de de entrega.

10 Informa resultados de la consulta al jefe de compras.

11 Jefe de compras Consulta con el área de cotizaciones procedimiento a seguir; y enlaza con la actividad No 12 y 16.

12

Jefe de compras Acepta material de otro proveedor.

Informa decisión a asistente.

13 Entrega nueva orden de compra de crescendo o de RYES a asistente de compras.

14 Asistente de compras

Cancela producto(s) solicitado(s) de la orden de compra realizada al primer proveedor.

15 Envía nueva orden de compra al proveedor vía fax o correo electrónico; y realiza actividad No. 6.

16

Jefe de compras

Deja en espera compra del material.

Indica a asistente dejar en espera la compra; y finaliza el proceso.

FIN

Como podemos apreciar el formato nos describe perfectamente cada actividad, es muy claro y sobre todo nos indica bien que es lo que se debe realizar al momento de terminar una actividad, también nos menciona que es lo que se debe hacer en caso de que no se cuente con los artículos necesarios, esto nos ayuda a no dejar ni una duda a la persona que esté en este puesto, pues le permitirá saber exactamente que hacer en cualquier situación.

No hay que olvidar que un manual de procedimiento es el proceso ideal con el cual se debería trabajar, pero siempre hay que recordar que durante la realización de las actividades siempre habrá algunas situaciones que se necesitan realizar e alguna manera distinta.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Clave:

ASC-01 Actividad: Recepción Y Envío De Ordenes De Compra. Fecha de dictamen:

Marzo de 2007

Dirección de área: Dirección De Operaciones. Unidad Responsable: Asistente De Compras.

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

ASISTENTE DE COMPRAS JEFE DE COMPRAS

ASISTENTE DE COMPRAS

JEFE DE COMPRAS

Al igual que el manual la empresa, tiene realizado un diagrama del procedimiento de esta actividad. Este manual nos ayuda a comprender mejor el orden de las ideas y con la descripción que se hace al inicio de las figuras utilizadas, es un procedimiento que en realidad ayuda al trabajador a comprender el orden de las actividades a realizar.

Si nos damos cuenta el diagrama nos indica cuales son los hechos en los cuales se tendrán opciones, aquí nos indica de acuerdo al hecho de que estemos trabajando se puede ir con un sí o un no, y en cada uno se nos indica que es lo que se tiene que realizar, ambas opciones nos llevaran a otras que nos ayudaran a continuar con l proceso para llegar al objetivo deseado.

FORMATOS.

Formato 1. Formato Único De Pedido Del Proveedor (BD). Instrucciones De Llenado Del Formato Único De Pedido Del Proveedor (BD)

Clave:

ASC-01 Actividad: Recepción Y Envío De Ordenes De Compra. Fecha de dictamen:

Marzo de 2007

Dirección de área: Dirección De Operaciones. Unidad Responsable: Asistente De Compras.

INSTRUCCIONES DE LLENADO DEL FORMATO 1.

FORMATO DE PEDIDO ÚNICO DEL PROVEEDOR (BD)

No. Descripción

1 Día, mes y año en que se elabora el formato.

2 Nombre de la empresa.

3 Número de cliente proporcionado por el proveedor (1000405721)

4 Población.

5 Número de la orden de compra.

6 Día, mes y año en que en que se envía el formato.

7 Dirección de la sucursal a la que se enviarán los productos solicitados.

8 Número de folio autorizado por el proveedor. *

9 Indicar al proveedor que se compra a precio de distribuidor. **

10 Número de licitación pública. *

11 Convenio de suministro. *

12 Indicar al proveedor envíe factura.

13 Indicar al proveedor envíe certificados. ***

14 Indicar al proveedor envíe periodo amplio de caducidad de los productos. ***

15 Clave del producto.

16 Nombre del producto solicitado.

17 Cantidad de productos.

18 Presentación del producto.

19 Precio unitario del producto (Sin descuento)

20 Porcentaje de descuento que se aplica a cada producto. **

21 Precio unitario del producto (Con descuento aplicado)

22 Importe del producto (Multiplicación del costo del producto [Con descuento aplicado] por el número de las unidades). Valor de la partida antes de I. V. A.

23 Subtotal de la compra.

24 Impuesto generado por la compra.

25 Total de la compra (Subtotal más impuesto).

26 Observaciones importantes.

*Nota: Sólo se llenan estos espacios tratándose de una compra de licitación.

**Nota: No se llenan estos espacios tratándose de una compra de licitación, sólo en compra normal.

***Nota: Sólo se llenan estos espacios cuando el cliente lo solicita.

Formato 2. Formato Único De Pedido Del Proveedor (BIOMERIEUX)

Instrucciones De Llenado Del Formato Único De Pedido Del Proveedor (BIOMERIEUX)

Clave:

ASC-01 Actividad: Recepción Y Envío De Ordenes De Compra. Fecha de dictamen:

Marzo de 2007

Dirección de área: Dirección De Operaciones. Unidad Responsable: Asistente De Compras.

INSTRUCCIONES DE LLENADO DEL FORMATO 2.

FORMATO DE PEDIDO ÚNICO DEL PROVEEDOR (BIOMÉRIUX)

No. Descripción

1 Día, mes y año en que se elabora el formato.

2 Fecha límite en que el proveedor entregará los productos solicitados.

3 Número de cliente proporcionado por el proveedor (P27012)

4 Número de la orden de compra.

5 Nombre de la empresa.

6 Dirección de la sucursal a la que se enviarán los productos solicitados.

7 Indicar el número de productos solicitados en la descripción correspondiente.

8 Observaciones importantes.

9 Nombre y firma del jefe de compras.

Nota: En este formato es posible anexar un producto que no se encuentre en las opciones establecidas, debido a que se puede editar por ser un archivo de computadora.

EVALUACIÓN CUALITATIVA.

A nosotras se nos hizo muy fácil esta actividad porque nos permite aprender un poco más del cómo se maneja una empresa y lo interesante que puede ser estar trabajando dentro de ella, el ver como tienen un orden y un proceso para realizar un proceso administrativo, ya sea en lo que se refiere a la compra y venta de productos, así como también la administración de los productos y de los clientes que se manejan dentro de ella. Nos gustó la facilidad que nos dieron para hacer esta entrevista dentro de la empresa y la manera tan amable con la que nos trataron y explicaron cada uno de los pasos que se siguen para los movimientos que ahí se hacen.

De igual manera nos gustó el hecho de que resolvieron cada una de las dudas que tuvimos y fueron muy claros a la hora de resolver estas, así como también nos dieron sugerencias y explicaron maneras más fáciles de manejar un proceso siempre y cuando apegándonos a los procedimientos que se tienen dentro de la empresa y enseñándonos que se tienes los procedimientos ideales y los reales, los cuales los ideales son los que vienen establecidos y los reales son los que se tienen que aplicar en caso de salirse un poco de lo ideal.

...