PROPUESTA DE ARCHIVO

TÍTULO: Propuesta organizacional de un archivo de gestión para organizaciones empresariales

Resumen

Hoy día la gestión eficaz de los recursos de información y documentación en las empresas, genera la búsqueda de soluciones prácticas y exitosas. El presente artículo aborda el papel fundamental que han tenido los archivos, desde la antigüedad hasta la actualidad y su influencia en las funciones que desarrollan las organizaciones empresariales, como elemento indispensable para su cambio continuo. El presente artículo proviene de una pesquisa realizada en la Empresa Constructora de Obras de Arquitectura e Industria, No 8 (ECOAI) del territorio camagüeyano. Propone la organización de un Archivo de Gestión con sus respectivas fases de: Análisis, Diseño e Implantación; cada una posee un plan de actuación especifico. La propuesta tiene en cuenta la interrelación existente entre fases y etapas con un enfoque sistémico, con la finalidad de organizar, conservar y difundir la documentación como parte estratégica del patrimonio documental. Las consideraciones finales son presentadas sobre la aplicación de la propuesta en el ambiente empresarial cubano.

Palabras Clave: Documentos; archivo de gestión; organizaciones empresariales; enfoque sistémico.

Organizational proposal of a file of administration for managerial organizations

Abstract

Nowadays the effective administration of the resources of information and documentation in the enterprises, generate the search of practical and successful solutions. The present article approaches the fundamental role that files have had, from the antiquity until the present time, and their influences in the functions that develop the managerial organizations, as indispensable element for their continuous changes. It has been an investigation carried out in the Architecture and Industry Construction Enterprise # 8 (ECOAI) of the Camagüey territory. It proposes the organization of a file of administration with their respective phases of: Analysis, Design and Implementation; with a performance specify plan for each one. The proposal keeps in mind the existent interrelation between phases and stages with a systemic focus with the purpose of organizing, to preserve and to diffuse the documentation as strategic part of the documental patrimony of the organization. The final considerations are presented on the application of the proposal in the Cuban managerial atmosphere.

Key words: Documents; file of step; entrepreneurial organizations; systemic focus.

INTRODUCCIÓN

El tema de los archivos ha sido muy abordado en diversas literaturas especializadas al respecto; “los archivos son tan antiguos como la organización social de la humanidad”, (MENA, 2005). Desde su surgimiento han estado al servicio de la sociedad imperante, para el control de actividades económicas, jurídicas y sociales en forma general.

Sin lugar a dudas, la materia prima de los archivos son los documentos, con su condición de fe pública, ellos son reflejo de las funciones y actividades del hombre, producto y testimonio de una gestión. (DICCIONARIO DE

En tal sentido (OTLET citado por MOREIRO, 1998), refiere que documento es “toda fuente de información física que comunicase inscripciones, imágenes, sonido, texto, objetos con indicios de intervención humana, creaciones artísticas, e incluso materiales naturales”.

Este concepto más amplio y universal sitúa al documento en el centro de un complejo proceso de comunicación y transmisión de conocimiento. Sus aportes convierten a la Documentación en otro antecedente de la Ciencia de la Información.

El surgimiento de la Ciencia de la Información, fue concebido en un “contexto comunicativo y tecnológico”, como repuesta de una nueva conceptualización para el estudio de los documentos. Hoy no puede entenderse la actividad documental lejos de estas técnicas novedosas, el aporte principal de los dispositivos tecnológicos en el análisis documental es decisivo y rápido al procesar grandes cantidades de informaciones y ponerlas a disposición de los usuarios, lo cual tiene como consecuencia la solución de problemas informativos y la toma de decisiones.

En tal sentido, los responsables de dirigir grandes y complejas organizaciones, dependen de la información para la obtención del éxito. Al respecto (VICKERY citado por MOREIRO, 1998), señala que “la información debe ser aceptada como un recurso que requiere administración adecuada, igual que el dinero, la mano de obra y los materiales”.

Este postulado presupone que en cada organización alguien debe poseer la responsabilidad y autoridad para administrar los recursos de información y estar adecuadamente preparado para hacerlo. El servicio de documentación de una empresa actúa como puente entre el mundo de la información y las necesidades de los usuarios de documentación en la empresa.

Sin lugar a dudas “desde la última década del pasado siglo las organizaciones ganaron conciencia de la necesidad de obtener ventajas con relación a sus competidores e identificaron que las mayores ventajas se obtenían de aquellos elementos que se derivaban del quehacer de sus trabajadores y técnicos, y que principalmente el conocimiento constituía el aspecto que marcaría diferencias en el futuro” (PONJUÁN, 1998).

Ante este escenario que demanda la planificación coordinación y control de la información en forma ordenada, para aumentar los beneficios y mantener la competitividad en las empresas, se establecen políticas de prioridad relacionadas con estas acciones.

LOS ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS EN LA SOCIEDAD ACTUAL

Con el decursar del tiempo la actividad archivística se perfecciona y se establecen regulaciones que permiten un sustancial avance en el control y preservación de los documentos y las unidades administrativas que los contienen, lo que garantiza una mejor conservación del patrimonio documental.

Es preciso señalar que con independencia de la etapa en que se encuentre un documento, es innegable el valor que representa en todos los casos, por ello, se coincide con lo planteado por (BARATA, 2004), al referir que “la gerencia y preservación a largo plazo de los documentos, es una preocupación principal concerniente a los archivos, pues “conservar los documentos, implica diversos retos incluyendo, por supuesto una política de conservación”

El crecimiento a menudo, caótico y desordenado, de las informaciones que contienen los documentos y su incidencia en la vida social, económica y cultural ha originado la evolución hacia la Sociedad de la Información. Las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs), permiten un aumento significativo de la cantidad y calidad de las informaciones y promueven cambios sustanciales en la cultura ciudadana que emanan una mejora de la competitividad y, sobre todo, de la calidad de vida.

El reconocimiento del papel que pueden tener los archivos en el marco de la denominada Sociedad de la Información, es un hecho aún bastante reciente que se empieza a tomar en consideración, junto con el esfuerzo desplegado por el colectivo profesional de la gestión de documentos; la introducción de las TICs en el tratamiento documental, facilita el acceso de los ciudadanos a la información y promueve mejoras efectivas en la formación de los profesionales.

El nuevo milenio globalizado, establece que el desarrollo empresarial alcance un gran protagonismo, se buscan nuevas formas organizativas que permitan gestionar la información contenida en los documentos; “una gestión eficiente de documentos debe “articularse con las TICs, no solo para garantizar la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas, sino también para maximizar el uso de la información presente y futura”. (REVAH, 2009).

Es válido reconocer que muchas empresas cambian su orientación hacia enfoques innovadores que integren y complementen las capacidades existentes y a la vez permitan crear nuevas estructuras. Este nuevo contexto impone a las organizaciones, la necesidad vital de disponer de adecuadas infraestructuras de comunicación y de sistemas de información, que les permitan obtener los datos necesarios a fin de conseguir un conocimiento real y suficiente del entorno, y que por supuesto involucre los procesos de planificación y toma de decisiones.

En el ambiente empresarial, cada día es más común la incertidumbre de sus directivos para la toma de decisiones adecuadas y que sean proporcionales en eficiencia y eficacia. En las propias organizaciones existe una dispersión de datos e información que, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible su recuperación por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno; un buen número de empresas presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para atender, con suficiencia los requerimientos actuales.

Precisamente el control de los documentos desde el momento de su producción en las oficinas, es la condición indispensable para poder recuperarlos tanto en su calidad de testimonio jurídico-administrativo como de elemento integrante del patrimonio histórico. Este control, exige una colaboración estrecha y coordinada entre las oficinas y los archivos de cada departamento.

El archivo de gestión es dentro del ciclo vital de los documentos, “el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consultas administrativas por las oficinas” (DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA, 1992), “es un archivo vigente,

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