PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
riheteTesina3 de Marzo de 2016
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE
[pic 1]EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARLA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
T E S I N A
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
L I C E N C L A D O E N A R C H I V O N O M Í A P R E S E N T A :
EVELIN ADRL ANA Z EA ELI ZALDE
ASESOR: Lic. Hortensla Tercero Vega
MÉXICO, D. F. 2008
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PREFACIO…………………...…………………………………………………,..5
INTRODUCCIÓN……………..…………….………………………………..…6
CAPÍTULO 1
LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
1.1 Antecedentes Generales………….……...…………………………………….8
1.1.1 Ámbito Académico…………………………………………….15
1.2 Estructura Orgánica……………………………………………….………….19
1.3 Propósito, Misión, Visión, Políticas de Calidad y Objetivos de Calidad……….27
CAPÍTULO 2
CONCEPTOS BÁSICOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
2.1 Definición de Archivo………………………………………………………..31
2.2 Definición del Archivo de Concentración…………………......…..…………32
2.3 Concepto de Documento…………………………………..…………………34
2.3.1 Documentos Semlactivos…………...............………….……..…36
Pág.
2.4 Ciclo de Vida de los Documentos………………………………...………….37
2.5 Estructura Orgánica y Funcional del Archivo de Concentración………...…..40
2.6 Función del Archivo de Concentración…..……………..…………..………..49
2.7 Préstamo y Consulta de Expedientes………...……………............…………52
2.8 Disposición Documental……………………….…………………………….54
2.9 Documentos Técnicos…..……………..………….……....………………….56
2.9.1 Inventario……………..………………..………...……………...57
2.9.2 Cuadro de Clasificación...……...….…………...…...…………...58
2.9.3 Catálogo de Disposición Documental...........................................60
2.9.4 Guía Simple……………………………………………………...62
2.10 Valoración Documental……………………………………….…………….63
2.11 Plazos de Conservación Precaucional……….……..……….………………69
2.12 TransferenciaDocumental…………………………………..……………...70
2.13 Depuración de Documentos……………………………...…………………74
2.14 Recursos para el Archivo…………………………………..……………….77
2.14.1 Recursos Humanos…………….……….……...……………….78
2.14.2 Recursos Materlales y Tecnológicos…………………..……….78
2.14.2.1 Local………………………...…………………….79
2.14.2.2 Mobillario………………..…………….………….79
2.14.2.3 Equipo de Cómputo……….………………………80
2.14.2.4 Equipo de Oficina………….………………..…….80
2.14.3 Recursos Técnicos…………………..………….….....................80
2.14.4 Recursos Financieros………………….…………......................81
CAPÍTULO 3
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
Pág.
3.1 Análisis del Dlagnóstico.............................................………………………..82
3.2 Planeación de los Recursos…...…...……………………..…………………..83
3.2.1 Recursos Humanos…………..…………..………………………84
3.2.2 Recursos Materlales……..……...……….………………………85
3.2.2.1 Local..................................…………………………86
3.2.2.2 Mobillario….............………..............……………...89
3.2.3 Recursos Tecnológicos….………..…….….....…………………90
3.2.4 Medidas de Seguridad…………………........….……………..…91
3.2.5 Recursos Técnicos…………………..…………………………...91
3.2.5.1 Diseño del Formato de Inventario.............................92
3.2.5.2 Cuadro General de Clasificación Archivística….…..95
3.2.5.3 Catálogo de Disposición Documental........................97
3.2.5.4 Guía Simple………………………………………...99
3.2.5.5 TransferenciaSecundarla………...………………..103
3.2.5.6 Vale de Préstamo…………..…………...…………105
CONCLUSIONES……………………………………….……………………...108
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………….…………….110
ANEXO ÁLBUM FOTOGRÁFICO.………..……….………….…………….114
PREFACIO
El presente trabajo surge por la necesidad de instituir el Archivo de Concentración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, para quien se realiza una propuesta que permitirá conformar un Sistema Integral de Archivos a partir de los Archivos de Trámite y Concentración que tiene como objetivo evitar la saturación de espacios y concluir con el ciclo de vida de los documentos en el Archivo Histórico, que finalmente resguarde la memorla de esta Institución.
Para que el Archivo de Concentración funcione en condiciones óptimas, se debe tomar en cuenta una planeación adecuada y la aplicación de los criterios estrictamente archivísticos, acorde a las necesidades actuales institucionales, deberá estar orientada a satisfacer el uso, control, valoración y una adecuada disposición documental de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
Actualmente, es de suma importancla que todas las Instituciones cuenten con Archivos muy bien organizados y por su puesto con un Archivo de Concentración que no debe convertirse en una carga inútil que solo absorbe recursos; sino todo lo contario, debe ser la mejor alternativa para una mejor toma de decisiones y así evitar la saturación documental, apoyando el mejor aprovechamiento de los recursos y espacios que son necesarios para la nueva documentación.
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