Planificacion y organizacion del proyecto

Tema 2: PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

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        Ana URUCU

2NDO ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN

INDICE

PÁGINA

2.1 FASES PREVIAS DEL PROYECTO                                 3

2.1.1 NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL PROYECTOS                4

2.1.2 PRESUPESTO DEL PROYECTO                                5        

2.1.3 ANALISIS Y GESTION DE RIESGOS                                6

2.1.4 ESTUDIO DE VIABILIDAD                                7

2.1.5 HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN.MAPAS                 CONCEPTUALES                                8

2.2 CREACION DEL PROYECTO.                                9

2.2.1 Planeamiento Inicial.                                9

2.2.2 PLANIFICAR EL CALENDARIO DEL PROYECTO        10        

2.2.3 CONFIGURAR LOS EQUIPOS DE TRABAJO                10        

2.2.4 PLANIFICAR LOS RECURSOS NECESARIO                11

2.3 MODIFICACIÓN DEL PROYECTO                                11

2.3.4 Documentar el progreso del proyecto                        11

2.1 FASES PREVIAS DEL PROYECTO

En un proyecto podemos diferenciar distintas fases.

Cuando comenzamos un proyecto al principio todo el esfuerzo se va en planear y en ver si el proyecto es viable, posteriormente conforme el trabajo avanza podemos ver como cada vez el esfuerzo es más efectivo y el proyecto empieza a tomar forma, ya que empezamos a planear las tareas, cuando finalizamos el proyecto el planeamiento ya no es necesario ya que el trabajo ha tomado forma.[pic 2]

De aquí podemos entonces sacar que la primera fase seria reunir a la gente que trabajara en el proyecto y hacer un planteamiento y un planeamiento, a continuación pasaríamos a un avance del proyecto, donde ya estamos trabajando de pleno en el trabajo, y por ultimo entraríamos en la fase de finalización del proyecto donde el proyecto hayas sido exitoso o no llega a su fin, sea este entregándose al cliente o llevando un seguimiento.

En la fase previa se realizara el estudio teórico que nos va a decir que, como y donde queremos llegar a formar ese proyecto.

Además realizaremos un estudio de viabilidad, para ver si nuestro proyecto puede ser exitoso, rentable y si es posible, y si nuestra respuesta acaba siendo que si seguiremos adelante hasta la fase de planteamiento con el proyecto.

Por ejemplo, hace unos meses decidí cambiar mi móvil, mi primera opción era un iPhone de última generación , por la rapidez, el almacenamiento y la cámara , así  también ahorro espacio al no tener que llevarme la cámara siempre conmigo. Pero aunque es buen móvil era muy caro, por lo tanto las conclusiones que saque fueron: Ya tengo una cámara de fotos, por lo tanto puedo optar a un móvil más asequible con características similares en cuanto a velocidad y almacenamiento, además será para uso privado, ya que no necesitare el móvil para estudios ni trabajo, por lo tanto con este planteamiento decidí que no era un proyecto viable.[pic 3]

2.1.1 NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL PROYECTOS

Cuando emprendemos un proyecto necesitamos saber cuál es su naturaleza, es decir su esencia, esto se resumiría como la respuesta a la siguiente pregunta:
¿Qué se pretende hacer? Y además de que pretendemos hacer deberemos definir de qué forma vamos a llevarlo a cabo.

Debemos tener en cuenta también el objetivo que nos ayudara a saber cuál es la naturaleza del proyecto. Esto sería lo que pretendemos alcanzar, el fin de nuestro proyecto. [pic 4]

Este objetivo puede ser de diferentemente marcado dependiendo de cuatro puntos: 

• ¿Qué? : Esto va a definir la relación tiempo-coste

• ¿Cómo? : Esto va a definir la forma de distribución de actividades dentro de este tiempo.

• ¿Quién? : Se refiere a como asignaremos las actividades, quien liderara los equipos y transmitirá la información.

• ¿Cuándo? : Decidirá en que momento las actividades deberán empezar y la duración que ocuparan en el proyecto.

2.1.2 PRESUPESTO DEL PROYECTO

Al igual que en nuestra vida administramos nuestras finanzas para llegar a cubrir todos nuestros gastos, al organizar un proyecto tendremos a nuestra disposición una determinada cantidad de dinero, y debemos hacer una previsión de costes del producto, recursos humanos, recursos materiales, y tener en cuenta que margen debemos tener para beneficios, contando con impuestos como el IVA.[pic 5]

Los conceptos principales que deberemos tener en cuenta para el coste total del proyecto son los siguientes:

• Materiales: Materias primas, ropa de trabajo.

• Coste de las personas: nuestros empleados o trabajadores en el proyecto.

• Costes del Gestor.

• Alquiler o adquisiciones: necesitaremos maquinaria, un sitio para desarrollar el trabajo…

• Suministros: Gas, agua, luz…

• Subcontrataciones: Por si necesitamos algún tipo de servicio que nuestros trabajadores no pueden ofrecernos.

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2.1.3 ANALISIS Y GESTION DE RIESGOS[pic 11]

Es muy importante realizar un estudio previo y considerar que riesgos podemos tener a lo largo de la duración del proyecto.

¿Qué es un riesgo?, es la probabilidad de que un evento inesperado y no deseado suceda y produzca un resultado perjudicial para nuestro proyecto.

Los distintos tipos de proyectos son: 

• Riesgo de alcance: estos pueden ocasionar cambios en nuestros objetivos, es muy difícil prevenirlos ya que van relacionados por cambios en el mercado, pero analizando bien anteriormente todas las posibilidades podemos intentar minimizar su impacto.

• Riesgo de planificación: Aquí hablamos de posibles fallos por parte de un proveedor, un accidente laboral que impida a un trabajador seguir trabajando, perdiendo así tiempo y además sus conocimientos.

• Riesgo relacionado con los recursos: Esto generalmente suelen ser problemas con el presupuesto, o bien por calcular mal, o por recortes…

• Riesgo relacionado con catástrofes externas: Terremotos, tsunamis y otras catástrofes naturales son completamente inevitables, pero aquí también hablamos de robos por ejemplo, donde tampoco podríamos haberlo evitado.

2.1.4 ESTUDIO DE VIABILIDAD

Con este estudio podremos conocer si este proyecto es beneficioso o perjudicial para nuestra empresa.

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