Presupuesto

2. CONTROL PRESUPUESTAL

2.1 INTRODUCCION.

El control presupuestal es un instrumento del que se valen las empresas para proyectar, estimar, dirigir y controlar todas sus operaciones. Cuando se habla de control presupuestal, se está indicando la coordinación de las actividades de los diversos departamentos de la organización por medio de la estructuración de un plan, cuyas partes forman un conjunto coherente e indivisible, en el que la omisión de cualquiera de sus secciones afectaría el logro de los objetivos deseados.

2.2 RESPONSABILIDAD, PREPARACIÓN, MANEJO Y ADMINISTRACIÓN

La responsabilidad de elaboración del control presupuestal, se delega en una persona que habrá de fungir como Director del mismo. Este deberá ser alguien que posea amplios conocimientos y experiencia sobre la empresa y en este tipo de trabajos además de estar compenetrado con el sistema contable de la entidad, por lo que se busca que tenga como perfil profesional un Licenciado en Contaduría o en Administración para ocupar el puesto como contralor o director de finanzas.

Se requiere de la colaboración de los cuatro departamentos que forman el comité de presupuestos de los cuales son:

•DIRECTOR O GERENTE: Políticas generales, proyecciones a futuro.

•DIRECTOR DE FINANZAS O CONTRALOR: Aspectos financieros y de control, estadísticas, costos, impuestos, sistemas y procedimientos, protección a los derechos y obligaciones, análisis de operaciones futuras y presentes así como estudios económicos.

•GERENTE DE VENTAS Y MERCADOTECNIA: Ventas, publicidad, propaganda, expansión o contracción del mercado, colocación de nuevos productos etc.…

•GERENTE DE PRODUCCIÓN O SUPERINTENDENTE: Control de almacén de materiales, de producción, mantenimiento.

A)DURACIÓN

Regularmente los presupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses) por la imposibilidad de prever mas delante de estos lapsos; pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales o semestrales.

B)MECANICA DE CONTROL

Se ha establecido el periodo presupuestario, la selección del personal que deberá de trabajar en la elaboración del presupuesto y el estudio para su conexión con el sistema contable, se puede comenzar con un boletín dirigido a todos los componentes de la organización, en el que se comuniquen las perspectivas y los objetivos de la empresa, conteniendo un mensaje optimista y atractivo sobre las ventajas que se derivaran para todos.

C)FASES DEL CONTROL

A. PREVISIÓN.- Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las Fases del control Presupuestal.

B. PLANEACIÓN.- Todo acto debe ser planeado y en el caso de los presupuestos con mayor razón, toda vez que resulta ser inherente; uno de los primeros pasos será el de designar a las personas que se harán cargo del sistema presupuestario.

C. FORMULACIÓN.- Esta fase integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo, y la realización de los presupuestos globales o sumarios previos, puesto que están sujetos a ajustes.

D. APROBACIÓN.- Es la Dirección General o Gerencia de la entidad, después del comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante del paso anterior; simultáneamente son verificados por los jefes de departamento y otros funcionarios que se hagan responsables de llevarlos a cabo.

E. EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN.- El trabajo de llevar a efecto los presupuestos, es de todo el personal, desde los obreros, bajo las ordenes de su jefe, hasta los funcionarios de la mas alta jerarquía, por tal motivo, es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos.

F. CONTROL.- El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto, es localizar actitudes perjudiciales en el momento en que aparecen, para evitar que ocasionen momentos críticos o de mayor importancia negativa.

G. EVALUACIÓN.- Con base en los resultados obtenidos y sus costos, se hace la evaluación mediante la comparación, el análisis, la revisión y la interpretación de ellos, para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente o, de lo contrario.

D)MANUAL

El manual de Control Presupuestal tiene mucha similitud con los manuales o instructivos Administrativos organizativos o de contabilidad, cuya finalidad es presentar en forma escrita las políticas, las operaciones entre otras diversas actividades de la empresa, así como definir responsabilidades y limites de autoridad de las personas que intervendrán en dicho Control.

Dicho manual debe contener en forma detallada:

a) Las bases, propósitos y funcionamiento del sistema de presupuestos, así como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento.

b) El periodo que abarcará el presupuesto.

c) La organización necesaria para su administración.

d) Los procedimientos.

e) El instructivo para el manejo de las formas.

f) Graficas adecuadas a cada nivel.

g) Obligaciones del director del presupuesto.

h) Procedimientos a seguir para la elaboración y revisión de las estimaciones.

i) Procedimientos a seguir para la aprobación.

j) Obligaciones de todos y cada uno.

2.3 PRESUPUESTOS DE INGRESOS

El presupuesto de ingresos está formado por los siguientes presupuestos:

A) DE VENTAS

Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, Componentes:

Productos que comercializa la empresa.

Servicios que prestará.

Los ingresos que percibirá.

Los precios unitarios de cada producto o servicio.

El nivel de venta de cada producto.

El nivel de venta de cada servicio.

Él pronostico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, apoyándose en herramientas económicas conocidos como “factores económicos” de diversos caracteres que marcan los procedimientos para el logro de este presupuesto. Dichos “factores” son los siguientes:

A) FACTORES ESPECÍFICOS

Se clasifican a su vez en:

a) De Ajuste: se refieren a aquellos factores por causas fortuitas o de fuerza mayor, accidentales que influyen en la predeterminación de la venta. Estos pueden ser :

- De efecto perjudicial

-De efecto saludable

b) De Cambio: Se refieren a aquellas modificaciones que van a efectuarse y que desde luego influirán en las ventas, tales como:

-Cambio de material, de productos, de presentación, rediseños etc.

- Cambio de producción, adaptación de programas de producción, mejoras a las instalaciones etc.

- Cambio de mercados, teniendo estos como finalidad el estudio de la variación de moda, de la actividad económica, el desplazamiento de industrias etc.

c) Corrientes de crecimiento: estos factores se refieren a la superación en las ventas, tomando en cuenta el desarrollo la expansión efectuados por la propia industria, como lo es en forma importante también el crédito Mercantil. se habla en términos cualitativos, surgiendo el problema cuando se habla en términos cuantitativos.

B) FUERZAS ECONÓMICAS GENERALES

Para determinar este factor, se deben obtener datos proporcionados por instituciones de crédito, dependencias gubernamentales y organismos particulares.

C) INFLUENCIAS ADMINISTRATIVAS

A diferencia del anterior, el presente factor es de carácter interno de la entidad económica, refiriéndose a las decisiones que deben tomar los dirigentes de dicha entidad, después de considerar los factores específicos de ventas y las fuerzas económicas generales y que desde luego repercuten en forma directa en el presupuesto de ventas por formular.

B )OTROS INGRESOS

Se refiere a ingresos propios y ajenos que no son los normales, no consuetudinarios, o sean los accesorios que tiene una entidad, como:

A) Prestamos y operaciones financieras, en los que se integran aspectos bancarios, refaccionarios, de habilitación y avío, emisión de obligaciones, hipotecarios etc…

B) Aumentos de capital, por entregas en efectivo etc…

2.4 PRESUPUESTO DE EGRESOS E INVERSIONES

Está integrado por:

Presupuesto de Inventarios, Producción, Costo de Producción y Compras.

Presupuesto de Costo de Distribución y Administración:

-Gastos de Venta

-Gastos de Administración

Presupuesto de impuesto sobre la Renta

Presupuesto de Aplicación de Utilidades

Presupuesto de otros Egresos

Presupuesto de Inversiones a más de un año.

A) PRESUPUESTO DE INVENTARIOS, PRODUCCIÓN, COSTO DE PRODUCCIÓN Y COMPRAS

PRESUPUESTO DE INVENTARIOS

Es necesario presupuestar la producción de artículos en cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida por el presupuesto de ventas.

Para formular el Presupuesto de Producción, es indispensable predeterminar la existencia necesaria para cubrir en forma eficiente, las ventas pre calculadas. Un inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios, derivados del manejo

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