Presupuesto

INTRODUCCIÓN

El objetivo de la presente investigación es presentar un resumen coordinado de la teoría de los presupuestos. Principios, conceptos, términos y temas que permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.

La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirá al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los presupuestos.

Aquí se tratan algunos conceptos acerca de la definición, Proceso, etapas, control, entre otros.

Elaborar un presupuesto, es una actividad muy importante dentro de las organizaciones, y para elaborarlo es conveniente que se pueda tomar en cuenta los siguientes factores; metodología, etapas del proceso presupuestario, tipos de modificaciones, tipo de control, y diferencias entre un presupuesto público y privado.

Este tema es muy importante dentro de las organizaciones, y es por ello, que estaremos abordando el estudio de cada uno estos factores a lo largo de este trabajo.

PRESUPUESTO

Según Jorge Burbano (1995). El presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. También dice que el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.

Se le llama presupuesto (budget en inglés) al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio. Sistema total de administración empresarial.

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Etapas de la preparación del presupuesto.

Para elaborar los presupuestos se deben considerar las etapas siguientes en su preparación.

1. Preiniciación

2. Elaboración del presupuesto

3. Ejecución

4. Control

5. Evaluación

1. PREINICIACIÓN

Se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (Ventas, costos, precios de las acciones en el mercadom márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado y otros), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento.

2. LA ELABORACION DE LOS PRESUPUESTOS.

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual estos planes adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales. Para tal fin se establecen las siguientes pautas:

a. En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles, se tomaran decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.

b. En el área de producción, se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas de los inventarios de productos.

c. Las compras se calculan en términos cuantitativos y monetarios, con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes.

d. La jefatura de relaciones industriales o de talento humano, debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los requerimientos de personal planteados por cada jefe de área y de acuerdo con los criterios de remuneración y las disposiciones de gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales y la garantía que se establece de reajuste salarial en convenciones o pactos colectivos con los trabajadores.

e. De igual forma se tiene en cuenta, la elaboración de otro tipo de presupuestos como el de Costos indirectos de fabricación, los presupuestos de gastos de administración.

Es competencia de los encargados de la función presupuestal reunir la información de la operación normal y de los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia con los respectivos comentarios y recomendaciones respectivas, se discute su conveniencia financiera, se procede a realizar los respectivos ajustes, aprobarlo, y publicarlo.

3. EJECUCION.

La ejecución es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados. El Comité de presupuestos se debe constituir como el principal impulsor, buscando el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos, con la finalidad de alcanzar las metas preestablecidas.

4. CONTROL.

El presupuesto es una especie de medidor en la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales. El control consiste en realizar un monitoreo, un seguimiento y acompañamiento en tiempo real. Se comparan los pronósticos.

5. EVALUACION.

Al finalizar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones empresariales. Es necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iníciales y reconocer los logros. Esta retroalimentación es muy importante para las áreas, así se logrará mayor conciencia de su desempeño y tomar las medidas correctivas necesarias. Debemos recordar que los presupuestos deben ser comparados con la ejecución real en forma periódica, de tal forma que se establezca aquellos cambios drásticos o estructurales que pueden hacer que estos sufran ajustes en el tiempo.

A continuación se presenta un ejemplo de elaboración de un Presupuesto.

Datos La empresa Plásticos del Sur, S.A. de C.V. produce tres líneas de plumas de plástico: Punto fino, Punto mediano y Punto grande. Se pide elaborar los presupuestos correspondientes de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro con los datos del ejercicio

El costo del componente B es de $2,000 el kg. El costo del componente A será igual a 5% del costo del kg de B, el costo del componente C se estima igual que el costo del componente A.

El departamento de ventas estima que sería conveniente tener un inventario al final del período de 700 000 plumas, compuesto de la siguiente manera: 25% de punto fino, 60% de punto mediano y 15% de punto grande.

El balance del año que acaba de terminar arrojó un inventario de 500 000 plumas, que es para cada línea el mismo porcentaje que el departamento de ventas estima para su inversión final. Los costos unitarios de cada línea de productos fueron: $5.00 para punto fino, $7.00 para punto mediano y $12.00 para punto grande, el año pasado

Información del Inventario

Los gastos indirectos de fabricación son los siguientes (se aplican con base en las horas de mano de obra directa); se requieren $10 000 de gastos de mantenimiento; $7 000 para el pago de seguros; $80 000 para gastos energéticos; en gastos de supervisión se pagará el 50% del costo total de mano de obra presupuestada; $10 000 para accesorios, y la depreciación del equipo y el edificio será de $12 000. Los gastos de administración y ventas serán los siguientes:

Cuadro con la información de los Gastos de Administración y de Ventas

1.- Elaboración del Presupuesto de Ventas

Para la elaboración del Presupuesto de Ventas vamos a utilizar los datos del Pronóstico de Ventas en unidades y el precio de venta de cada producto.

Con las unidades que se venderán en el periodo

2.- Elaboración del Presupuesto de Producción

Para la elaboración de este Presupuesto se tomarán en Cuenta 3 aspectos: a) Inventario inicial, b) Inventario Final deseado y c) Unidades por vender. Utilizaremos la siguiente formula:

Total a producir = Unidades a vender + Inventario Final deseado - Inventario Inicial

Ejemplo: Pluma punto fino: 500,000 + 175,000 -125,000 = 550,000

Para determinar el total a producir

3.- Elaboración de Presupuesto de Uso de Materias

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