Presupuesto

4.- TIPOS DE PRESUPUESTOS

Dependiendo de la finalidad se han creado al menos estos tipos de presupuestos:

a. Por el plazo

Inmediato (hasta 3 meses) Corto plazo (hasta 1 año) Mediano plazo (2-4 años) Largo plazo (general)

b. Por el universo de la información Presupuesto de gobierno Presupuesto de sectores productivos Presupuestos empresariales Presupuestos-proyectos específicos

c. Por la naturaleza de las informaciones

Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

? Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

? Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas.

La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

? Presupuesto de Compras

Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

? Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

? Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

? Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

d. Presupuestos financieros específicos

Estados financieros proyectados (Balance general, estado de resultados, estado de utilidades retenidas, estado de cambios en la posición financiera).

5.- FUNDAMENTOS DE LA PRESUPUESTACIÓN

Son aspectos administrativos indispensables para una óptima ejecución de un sistema presupuestario. La participación y el compromiso permiten la viabilidad de las estrategias y acciones que acercarán los objetivos. Cuando se reciben cifras que no tienen el respaldo y sustento de cómo y con qué recursos se lograrán, difícilmente estos tendrán la validez que el presupuesto exige.

Entre los fundamentos que facilitan la consecución de los presupuestos tenemos:

? Compromiso de la administración

? Sistema de comunicación efectiva

? Sistema participativo

? Estructura organizacional definida

? Expectativas realistas (objetivos y metas)

? Asignación de recursos

? Horizontes de los presupuestos

? Referencias históricas (tendencias y comportamientos)

? Flexibilidad de los presupuestos

? Seguimiento y control

? Contabilidad por responsabilidades

6.- PRINCIPIOS DE LOS PRESUPUESTOS

Principios de Previsión

? Predictibilidad

? Determinación cuantitativa

? Objetivo.

Principios de Planeación

? Previsión.

? Costeabilidad.

? Flexibilidad

? Unidad

? Confianza

? Participación

? Oportunidad.

? Contabilidad por áreas de responsabilidad.

Principios de Organización

? Orden

? Comunicación.

Principios de Dirección

? Autoridad

? Coordinación.

Principios de Control

? Reconocimiento

? Excepción

? Normas

? Conciencia de Costos

7.- ELEMENTOS DE LOS PRESUPUESTOS

? Integrador: Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa.

? Coordinador: Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente.

? Operaciones: Uno de los objetivos principales de los presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos en los que se incurrirá.

? Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignación, lo cual se logra, con la planeación financiera.

8.- VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

8.1.- VENTAJAS

? Presiona a que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.

? Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada

? Cuando existe motivación adecuada incrementa la participación de los diferentes niveles de la organización.

? Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.

? Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos

? Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía

? Obliga a realizar un autoanálisis periódico

? Facilita el control administrativo

? Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa.

? Ayuda a lograr mayor eficiencia en las operaciones

8.2.- LIMITACIONES

? Están basados en estimaciones

? Debe ser adaptado a los cambios de importancia que surjan

? Su ejecución no es automática

? No debe tomar el lugar de la administración

? Toma tiempo y costo prepararlos

? No se deben esperar resultados inmediatos

9.- TECNICAS PRESUPUESTARIAS

Las dos técnicas principales son la elaboración de:

? Presupuesto incremental

? Presupuesto de base cero

En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo año. Éste es un método sencillo que ahorra tiempo, pero que supone un modo «perezoso» y con frecuencia poco preciso. Esta técnica sólo es apropiada para organizaciones en las que los años varían poco en cuanto a actividades se refiere. Muy pocas organizaciones o proyectos dinámicos son tan estables para que esta técnica llegue a funcionarles de manera satisfactoria.

En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se utilizan como punto de partida. El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las actividades propuestas para el año. El resultado es un presupuesto más detallado y preciso, pero su preparación requiere más tiempo y energía. Esta técnica es esencial para nuevas organizaciones y proyectos, pero quizá sea también la mejor vía de trabajo para una organización dinámica que es muy activa en la aceptación de nuevos retos.

10.- CONSIDERACIONES DEL CONTROL PRESUPUESTARIO

? Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.

? Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a una falla en la programación, en la ejecución o a ambas.

? Toda desviación debe ser asignada a un responsable, que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.

? Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.

11.- CLASES DE PRESUPUESTOS

11.1.- PRESUPUESTO DE VENTAS

El pronóstico de ventas es el punto de apoyo del cual dependen todas las fases del plan de utilidades. El hecho de pronosticar las ventas es una tarea que implica mucha incertidumbre Existe una multitud de factores que afectan las ventas, como las políticas de precio, el grado de competencia ínter e intraindustrial, el ingreso disponible, la actitud de los compradores, la aparición de nuevos productos, las condiciones económicas, etc.

Sin embargo, muchas compañías grandes han desarrollado técnicas muy refinadas para efectuar sus pronósticos y pueden lograr regularmente una realización de ventas de 97% o 98%. La responsabilidad de establecer el presupuesto de ventas queda a cargo del departamento de ventas.

Tanto en este como en los demás presupuestos, el análisis debe realizarse contemplando las tres fases fundamentales: previsión, presupuesto y control.

Previsión de ventas

Es el primer punto a establecer dentro del presupuesto integral, ya que constituye la definición del nivel de actividad en que la empresa va a desenvolverse. La determinación de que productos se van a vender, que cantidades, y a que precios; son algunos de los objetivos prioritarios.

Su correcto cálculo facilita a largo plazo la elaboración de un programa de inversiones y financiación; a corto plazo permite la ejecución de un presupuesto de producción en función de una política de inventarios, y la obtención de un presupuesto de compras y de gastos comerciales, así como de gastos financieros.

Presupuesto de ventas, presupongo la cuantificación de los objetivos a alcanzar, como base se adopta el presupuesto anual, aunque su seguimiento obliga a dividirlo mensualmente. La estacionalidad de las ventas influye en el reparto realizado.

El reparto se realizará por áreas geográficas y por vendedores, para lo cual habrá que desarrollar una distribución por nivel porcentual de ocupación

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