Presupuestos

El presupuesto.

I. Generalidades sobre administración.

1.- Antecedentes.

Nacen los primeros vestigios de la administración en la imposición de la voluntad de un solo individuo, al absorber todas las actividades necesarias para manejar su propio negocio; con los inconvenientes que ello trae consigo, pues este tipo de administración, implica el establecimiento de normas basadas en sus prejuicios y peculiaridades, así como en la experiencia personal o familiar en tal diligencia.

2.- Concepto.

La administración es “la búsqueda del optimo aprovechamiento de los recursos con que cuenta una entidad, para el logro de sus objetivos”

3- Etapas del proceso administrativo.

Seis son las etapas mas reconocidas en el que se ha dividido el proceso administrativo, con el objeto de ordenar en forma adecuada las distintas actividades y funciones que se efectúan en la empresa, incluyendo la moderna, ellas son:

a) Previsión.

b) Planeación.

c) Organización.

d) Coordinación o integración.

e) Dirección.

f) Control.

Éstas a su vez, pueden agruparse en:

A) Estáticas ( por ser de estudio):

a) Previsión.

b) Planeación.

c) Organización.

B) Dinámicas ( por ser desarrolladas en la practica):

a) Coordinación e Integración.

b) Dirección.

c) Control.

II. Etimología y Concepto de Presupuesto.

1.- Etimología.

La palabra presupuesto se compone de dos raíces latinas:

PRE= Indica antes de, o delante de, y

SUPUESTO= Hecho, formado.

Por lo tanto, PRESUPUESTO significa “Antes de lo hecho”

2.-Concepto.

Presupuesto es: “la técnica de planeación y predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios.”

El presupuesto como herramienta de la administración es: “La estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado”.

El presupuesto “es un conjunto de pronósticos referentes a un lapso precisado”.

III. Orígenes y evolución de “El presupuesto”.

Puede decirse que siempre ha existido en la mente de la humanidad, la idea de presupuestar, lo demuestra el hecho de que los egipcios antes de Cristo hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con objeto de prevenir los años de escasez, y que los Romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente. Hasta fines del siglo XVIII cuando El Presupuesto comenzó a utilizarse como ayuda en la Administración Pública, al someter el Ministro de Finanzas de Inglaterra a la consideración del Parlamento, sus planes de gastos para el período fiscal inmediato siguiente, incluyendo un resumen de gastos del año anterior, igualmente un programa de impuestos y recomendaciones para su aplicación.

IV. Objetivos de “El Presupuesto”

Los objetivos de El Presupuesto son de Previsión, Planeación, Organización, Coordinación e Integración, Dirección y Control; es decir, comprenden o están todas las etapas del Proceso Administrativo.

1. De Previsión (Preconocer lo necesario)

Concepto: Preparar de antemano lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Objetivo de El Presupuesto: Tener anticipadamente, todo lo conveniente para la elaboración y la ejecución de El Presupuesto.

2. De Planeación (¿Qué y cómo se va a hacer?)

Concepto: Camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen los objetivos de la Empresa y la organización necesaria para alcanzarlos.

Objetivo de El Presupuesto: Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los objetivos.

3. De Organización (¿Quién lo hará?)

Concepto: Estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles, y las actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y los objetivos señalados.

Objetivo de El Presupuesto: Que exista una adecuada, precisa, y funcional estructura y desarrollo de la Entidad.

4. De Coordinación o Integración (Que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general)

Concepto: Desarrollo, mantenimiento, y consecución armoniosa de las actividades de la Entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio, entre las diferentes secciones que integran su organización.

Objetivo de El Presupuesto: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones, para que cumplan con los objetivos de la Entidad.

5. De Dirección (Guiar para que se haga)

Concepto: Función ejecutiva para guiar o conducir, e inspeccionar, o supervisar a los subordinados, de acuerdo con lo planeado.

Objetivo de El Presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto, así como auxilio correcto y con buenas bases, para conducir y guiar a los subordinados.

6. De Control (Ver que se realice)

Concepto: Es la acción por medio de la cual, se aprecia si los planes y los objetivos se están cumpliendo.

Objetivo de El Presupuesto: Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habido, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para hacer superaciones y correcciones antes de haber consecuencias.

Hay que “Utilizar de la manera o más conveniente lo que se tiene con lo que se cuenta”, respecto a la realización de El Presupuesto, existe: visión a futuro, incluso mediante la simulación, toma de decisiones, planeación y dirección estratégica, igualmente evaluación de proyecto, políticas a seguir, con bases estudiadas, elegidas, y confiables, ejercer la “Gama Financiera” en todos sus aspectos, visión de conjunto, comparación de los proyectado con lo realizado y efectuar correcciones a tiempo, aplicable todo ello con elasticidad y criterio, hacia el objetivo final que es alcanzar las mejores utilidades.

V. Requisitos para un buen presupuesto

Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración, como son:

1. Conocimiento de la Empresa

La cual es la base; y sus objetivos, organización, necesidades y profundidad, su contenido y forma varían de una entidad a otra.

2. Exposición del Plan o Política

Lo cual incluye, los manuales e instructivos, conocimiento del criterio, unificación, forma de manejo y objetivos.

3. Coordinación para la ejecución del plan o política

Lo cual es la sincronización de actividades a través del director, responsable, según calendario.

4. Fijación del período presupuestal

Esta es según la naturaleza de la empresa o del renglón.

5. Dirección y Vigilancia

Es la supervisión y minucia continua en su realización, análisis y estudio de las desviaciones o variaciones.

6. Respaldo Directivo

Le da al Presupuesto, un uso no solamente informativo, sino que lo convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de medida con lo ejecutado.

El Presupuesto debe tener, cuando menos, los siguientes puntos primordiales:

1. Conocimiento de la Entidad, pues es la base para hacer El Presupuesto con adecuación.

2. Una planificación general previa, que integra la determinación de políticas y objetivos futuros generales, a gran nivel.

3. La formación de programas detallados o analíticos que conviertan los objetivos generales, en planes de operación.

4. La cuantificación en términos monetarios en unidades de valor reconocido, de los planes operativos.

5. El control, o sea la realización de que los planes presupuestados se cumplan, o se superen; pero en todo caso con un análisis de las variaciones o desviaciones, conocimiento de sus causas, y sus posibles rectificaciones, ajustes, o apoyos, a tiempo.

VI. Características de “El Presupuesto”

1.- De Formulación

A).- Adaptación a la Entidad

La adopción de un sistema de control presupuestario, no puede hacerse siguiendo un patrón determinado, aplicable a todo tipo de compañías; además El Presupuesto no es sólo simple estimación, su implantación requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compañía, en que se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de las operaciones futuras, de acuerdo con:

B).- Previsión, Planeación, Organización, Coordinación, Dirección, y Control de Funciones

Quien haya de formular un presupuesto debe por lo tanto, partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes

...