Principios Y Elementos De Control Interno

5.- Principios

5.1 Separación de funciones de operación, custodia y registro.

5.2 Dualidad o pluralidad de personal en cada operación.

5.3 Ninguna persona debe tener acceso a los registros que controlan su actividad.

5.4 El trabajo de subordinados será de completo y no de revisión.

5.5 La función de registro de operaciones será exclusivo del departamento de contabilidad.

5.1 Separación de funciones de operación, custodia y registro.

La esencia de éste principio descansa en la separación de funciones de las unidades operativas de actividades de forma tal que una persona no tenga un control completo de la operación, para lo cual se debe distribuir el trabajo de modo que una operación no comience y termine en la persona o departamento que la inició. De esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra, que trabaja independientemente, pero que al mismo tiempo está verificando la operación realizada, lo que posibilita la detección de errores u otras irregularidades.

Lo esencial es precisar que los procesos de elaboración y aprobación de los documentos primarios, se efectúen por personas distintas a las que los registran y éstos no sean los que elaboran y aprueban los Comprobantes de Operaciones que sirven de base a las anotaciones.

Es necesario dividir las diferentes operaciones en forma tal que los resultados parciales de una operación puedan ser verificados con el resultado de su contabilización.

Se extiende este principio a toda actividad laboral administrativa y debe aplicarse hasta donde las posibilidades del personal lo permitan, esto quiere decir que a pesar de los beneficios que ofrece su aplicación, debe ser objeto de una lógica adecuación cuando la plantilla del personal es pequeña, el aumento del personal con este fin debe ser la última de las alternativas, cuando no haya otra solución, ya que debe tenerse en cuenta que el costo de un control no debe ser superior a los beneficios que se deriven.

5.2 Dualidad o pluralidad de personal en cada operación.

Dualidad o plurilateralidad de personas en cada operación; es decir, es importante que en cada operación de la empresa participen al menos dos personas y que éstas no tengan acceso se encuentren a cargo de la contabilidad producto de sus actividades.

Lo anterior tiene como finalidad evitar que porque una sola persona desempeñe tal o cual función pueda caer en errores, pérdidas de tiempo o incluso mal uso de los recursos o su información.

5.3 Ninguna persona debe tener acceso a los registros que controlan su actividad.

El principio básico de control interno es, este aspecto, que ninguna unidades administrativa debe tener acceso a los registros contable en que se controla su propia operación. Bajo el mismo principio, el área de contabilidad no debe tener funciones de operación o de custodia, sino concretarse al registro correcto de los datos, verificando sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, así como a la presentación de los informes y análisis que requiera la administración para controlar adecuadamente las operaciones de la entidad.

5.4 El trabajo de subordinados será de completo y no de revisión.

La supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, permitirá observar si las operaciones

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