Control interno Elementos generales

Control interno

1. Definición

Es el conjunto de medidas empleadas por una organización para proteger sus activos contra desperdicios, el fraude, y el uso ineficiente; promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables, alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la compañía y evaluar la eficiencia de las operaciones.

1. Objetivos

• Proteger los recursos de la empresa.
• Garantizar la eficiencia y eficacia.
• Facilitar la correcta ejecución de las funciones y actividades.
• Velar por el cumplimiento de los objetivos.
• Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la empresa.
• Asegurar la claridad, utilidad y confiabilidad de la información.
• Garantizar mecanismos de planeación para el diseño y desarrollo organizacional.

1. Importancia

• Ofrece seguridad que las transacciones se efectúan con conocimiento y autorización de la gerencia.
• Se registran obligatoriamente para permitir que se preparen Estados Financieros confiables y para mantener la responsabilidad de los activos.
• Se limita el acceso al personal autorizado.
• Los registros contables de los activos se comparan con los activos actuales a intervalos razonables y se toman las medidas apropiadas respecto a las diferencias.

1. Elementos del control Interno.

Elementos generales

• Administración de las funciones contables:

• Identificar y registrar todas las transacciones.

• Describir transacciones con suficiente detalle
• Medir el valor de las transacciones
• Periodo en que ocurrieron las transacciones
• Presentar las transacciones y revelaciones en los Estados Financieros

• Protección de los activos

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• Auditoría interna

• Monitoreo de los controles
• Limitaciones del control interno
• Conocimiento del control interno  por parte de los auditores

Elementos específicos

• Identificación de los ciclos de operaciones.
• Identificación de los objetivos generales del control dentro de los ciclos de operaciones.
• Identificación de los procesos necesarios para alcanzar los objetivos del control interno.

1. Debilidades y violaciones más comunes en el control interno: el  fraude y el error.

• El fraude: Se refiere al acto intencional de la administración, personal o tercero que trae como consecuencia una representación equivocada de los Estados Financieros; pudiendo aplicar:

• Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos
• Malversación de activos
• Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos
• Registro de transacciones sin constancia o respaldo
• Mala aplicación de políticas contables

Condiciones para el fraude.

• Incentivos/presiones
• Oportunidades
• Actitudes racionalización

Tipos de fraude:

• Según su procedencia:

• Fraudes internos.
• Fraudes externos.

• Según el área de las partidas que afecta:

• Fraudes de almacén.
• Fraudes con el efectivo.
• Fraudes cometidos por la propia empresa y sus administradores.

• Error: Consiste en una declaración errónea no intencional de los Estados Financieros, en tanto que no es una irregularidad intencional.

        Tipos de error:

• Por omisión ----- no registra
• De ejecución ----- registra pero no utiliza la formula o el cálculo correcto. (cálculo de la depreciación)
• De interpretación ----- no se registra en el sitio correcto. (cero de mas o de menos, asiento de compras)

1. Técnicas para evaluación del control interno 

•   Evaluación del riesgo
•   El sistema de información contable
•   Actividades de control
•   Monitoreo de los controles
•   Fuentes de información sobre el control interno.
•   Documentación del conocimiento del control interno.

1. Herramientas para evaluar el control interno

• Explicación narrativa: Redacción en forma de memorando de las transacciones que cumplen.

• Ventajas

            Estudio detallado de cada operación.

Debe realizarse un análisis de las situaciones descritas.

• Desventajas

Puede pasarse inadvertidas algunas situaciones anormales.

            No se tiene un índice de eficiencia

• Cuestionario: Consiste en una serie de instrucciones que debe seguir o responder el auditor, una vez finalizada, comprueba si los procedimientos son los indicados y llenará personalmente el cuestionario.

•  Ventajas

 Representa un ahorro de tiempo.

 Por su amplitud, cubre con diferentes aspectos.

 Es flexible para conocer las características del control interno.

• Desventajas

             Puede ser laborioso su estudio, debido a la extensión del mismo.

 Muchas de las respuestas sean positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas.

• Diagrama de flujo: Es una representación gráfica o simbólica de un sistema o serie de procedimientos mostrando cada uno de ellos de forma secuencial.

• Ventajas:

Proporciona una rápida visualización de la estructura de la empresa.

• Desventajas:

Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades.

Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones.

RESUMEN

• Determinar mediante una revisión de los manuales y/o en base a preguntas, que procedimientos y controles se han establecido.
• Verificar por medio de una revisión de ciertos números de documentos, si se cumplen los procedimientos establecidos.
• Evaluar la eficiencia de los procedimientos y controles para determinar la fiabilidad.
• Confirmar la evaluación de los procedimientos y controles mediante verificación en base a pruebas de transacciones.
• Seleccionar los procedimientos de auditoría dependiendo de la existencia  y fortaleza de los controles internos.
• Hacer las recomendaciones oportunas a la dirección.
• Efectuar un proceso de seguimiento.

Conclusiones

• El control interno es un proceso implantado por el consejo de administración, los directivos y otro personal para obtener una seguridad  de que se alcance los objetivos con respecto a:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones.
• Confiabilidad de los informes financieros.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

• El examen del control interno por parte de los auditores se efectúa para obtener la información necesaria que permita planear la auditoría y evaluar el riesgo de control.  
• Un conocimiento adecuado de los elementos del control interno debe incluirse en todas las auditorías, el cual se logra mediante el uso de herramientas tales como: Cuestionarios, relaciones escritas y diagrama de flujo.

El Procesamiento Electrónico de datos y la Auditoría

1. Datos: Pueden definirse como ítem o piezas de información inconexas que en sí mismo no contribuyen a despejar la incertidumbre, también se entiende a los datos, como atributos que describen transacciones comerciales

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1.  Procesamiento Electrónico de Datos: Bocchino (1999) define al PED como “… procesamiento de datos en el que se utilizan máquinas que tienen circuitos electrónicos… se incluyen las computadoras y dispositivos….

Actividad que implica utilizar los datos de operaciones de un sistema de información, para realizar sobre éstos un conjunto de operaciones y tareas lógico-matemáticas y la aplicación racional de métodos de clasificación, ordenamiento, resumen, cálculos, utilizando procedimientos, equipos y programas de computación, con el propósito establecido de producir y distribuir información requerida por la organización para múltiples fines.

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