PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO

Por Carmen Calderon

Resumen

Tener controles internos en cualquier institución es muy importante para garantizar la eficiencia y la efectividad de las operaciones y la prestación de servicios. Asegura la precisión y fiabilidad de la información financiera y de gestión, el cumplimiento de todos los requisitos financieros, reglamentarios y operativos, y ayuda a lograr los objetivos de la agencia y la prestación de sus servicios mediante la gestión de la exposición al riesgo, incluido el resaltado de posibles fraudes e ineficiencias.

En este documento se abordan cinco componentes de los controles internos y cómo se pueden equilibrar los controles y los riesgos. Los componentes incluyen: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, comunicación e información y finalmente monitoreo.

Introducción

Los controles internos en la gestión financiera son muy cruciales porque los errores y el fraude pueden ocurrir y, por lo tanto, es importante que cualquier institución establezca salvaguardas para garantizar que cumplan adecuadamente con las responsabilidades fiduciarias, como mantener los libros y registros financieros del plan y la presentación Reporte / informes anuales completos y precisos. Esto se puede lograr mediante la implementación de un control interno efectivo (AICPA, 2007) que depende de un modelo marco con los componentes incluidos; Entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, comunicación e información y monitoreo.

Es fundamental recordar que el control interno es un proceso que beneficia a la organización al proporcionar una seguridad razonable, no absoluta; es un medio para un fin, no un fin en sí mismo orientado al logro de objetivos. El control interno lo realizan personas de todos los niveles, no solo manuales y formularios de políticas.

El control interno está ampliamente definido por la Circular OMB A-133 y la Universidad de Delware, 2012 como un proceso, efectuado por el consejo de administración, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos en las siguientes categorías :

• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Fiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
• Salvaguarda de activos

Este documento se centra en el control interno en la gestión financiera, los componentes que lo conllevan y el equilibrio de los controles y riesgos.

Control medioambiental

El entorno de control es la primera línea de defensa para mitigar los riesgos en cualquier institución y proporciona disciplina y estructura al tiempo que abarca la competencia técnica y el compromiso ético. “El entorno de control incluye las funciones de gobierno y gestión y las actitudes, conciencia y acciones de los encargados del gobierno y la gestión con respecto al control interno de la entidad y su importancia en la entidad. El ambiente de control establece el tono de una organización, influyendo en la conciencia de control de su gente” (Gruir, 2012). El entorno de control incluye la integridad, los valores éticos y la competencia de las personas de la entidad y es la base de todos los demás componentes del control interno.

En Sudáfrica, por ejemplo, la Junta y la alta gerencia del Banco de Desarrollo de Sudáfrica (DBSA) establecen el tono desde la cima con respecto a la importancia del control interno y los estándares de conducta esperados. La Junta recibe asistencia en el desempeño de sus funciones mediante varios subcomités de la junta y comités de gestión establecidos en el marco de gobierno de DBSA. El entorno de control es la base de todos los principios de la política de control interno que proporciona disciplina, proceso y estructura (DBSA, 2013).

Los factores centrales del entorno de control constituyen la actitud de la gerencia sobre el control interno, la integridad y los valores éticos, el compromiso con la competencia, las políticas y prácticas de recursos humanos, la filosofía y el estilo operativo, la asignación de responsabilidad y autoridad y el diseño de la estructura organizativa; El otro factor central es la dirección y atención del órgano rector.

Evaluación de riesgos

La gerencia de cualquier institución debe estar al tanto, anticipar y enfrentar los riesgos que generalmente son eventos internos y externos (condiciones económicas, cambios de personal, nuevos sistemas, cambios regulatorios, desastres naturales, etc.) que amenazan el cumplimiento de los objetivos. Por lo tanto, es importante hacer una evaluación de riesgos.

La evaluación de riesgos es un proceso sistemático para identificar y evaluar eventos (es decir, posibles riesgos y oportunidades) que podrían afectar el logro de objetivos, positiva o negativamente. Dichos eventos se pueden identificar en el entorno externo (por ejemplo, tendencias económicas, panorama regulatorio y competencia) y dentro del entorno interno de una organización (por ejemplo, personas, procesos e infraestructura). Cuando estos eventos se cruzan con los objetivos de una organización, o se puede predecir que lo harán, se convierten en riesgos. Por lo tanto, el riesgo se define como la posibilidad de que ocurra un evento y afecte negativamente el logro de los objetivos (Price Waterhouse Coopers, 2008). La evaluación de riesgos requiere que usted sea crítico y la evaluación de riesgos es una práctica continua durante toda la vida de su organización. A continuación se muestra una imagen de un marco de evaluación de riesgos recuperado de http://www.ruukki.com/Investors/Annual-report-archive/Annualreport-2011/Corporate-governance/Risk-management.

[pic 1]

Los riesgos estratégicos son aquellos que evitarían que un departamento / institución logre sus objetivos / metas; Los riesgos financieros son aquellos que podrían resultar en un impacto financiero negativo para una institución (desperdicio o pérdida de activos); Los riesgos operacionales evitan que el departamento / institución opere de la manera más efectiva y eficiente, o sea perjudicial para otras operaciones.

Las condiciones que aumentan el riesgo incluyen la falta de segregación de funciones, demasiada confianza, por ejemplo, la aprobación de documentos sin revisión, la falta de verificación de las transacciones una vez que se han ingresado al sistema, la falta de conciliaciones; Sin seguimiento cuando las cosas parecen cuestionables o no razonables; Falta de control sobre el efectivo / dinero en efectivo; Falta de control sobre la compra de materiales / suministros; Falta de conocimiento de políticas y procedimientos.

...