Principios De Control Interno

PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO

Responsabilidad delimitada:

Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos recaerá en una sola persona,quien tenga conocimiento de ella.

Separación de funciones de carácter incompatible:

Debe existir una adecuada segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el proceso de una operación. Por ejemplo: el cajero no debe ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones incompatibles y deben ser desempeñadas por distintas personas.

Servidores hábiles y capacitados:

Se debe seleccionar y capacitara adecuadamente a los empleados, para aumentar la eficiencia y economía en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe ser desempeñado por una persona que posea título profesional y la experiencia correspondiente a su nivel de responsabilidad.

Aplicación de pruebas continuas de exactitud:

Consiste en la verificación periódica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la corrección en las operaciones. Por ejemplo: comparar con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos.

Movimiento de personal:

Llevar a cabo un movimiento de personal hastadonde sea posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de susvacaciones, en especial aquellos empleados que desempeñan cargos deresponsabilidad sobre recursos financieros o materiales. Esta medida permitiráentre otras cosas: capacitar a los empleados en otras labores de laadministración; erradicar la idea de que “hay empleados indispensables” ydescubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.

Fianzas:

Los empleados que manejan recursos financieros, valores omateriales, deberán estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirseadecuadamente de una pérdida o de un fraude efectuado por ellos mismos. Porejemplo: el cajero, los cobradores, los pagadores, el bodeguero, etc.

Instrucciones por escrito

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Las instrucciones al personal para el desempeñode sus funciones deberán darse por escrito, en forma de descripción de cargos.Esto contribuye a que los empleados cumplan más eficientemente con sutrabajo, por cuanto las órdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o malinterpretarse.

Uso de formas prenumeradas:

Deberán utilizarse formas prenumeradas e impresas para la documentación importante. Por ejemplo: recibos, órdenes de compra, facturas, comprobantes de caja chica, entradas y salidas de almacén, etc. Asimismo, se mantendrá un control físico sobre el uso y las existencias de dichas formas, las cuales deberán conservarse en estricto orden numérico.

Evitar el uso de dinero en efectivo:

El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores por medio del fondo fijo de caja chica.

Contabilidad por partida doble:

Deberá utilizarse el sistema de contabilidad por partida doble; es decir, que cada operación se registre como débito (cargo)y como crédito (abono). Debe entenderse que este sistema no constituye un sustituto del control interno, sino que más bien le ayuda. Puede por erro rhumano debitarse o acreditarse inapropiadamente una cuenta o viceversa, lo cual se detectará y corregirá oportunamente, si existe un buen sistema de control interno.

Depósitos inmediatos o intactos:

Todo dinero recibido en efectivo, comopor ejemplo: monedas, billetes, cheques u órdenes de pago, se deberádepositar intacto en la cuenta bancaria respectiva, a más tardar dentro de

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