Principios administrativos. Planificación estratégica

Unidad III

Principios Administrativos

 Se acostumbra definir a la adm., en términos de cuatro funciones específicas. Planificación, organización, dirección y control.

 Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como proceso para subrayar que los administradores realizan actividades para con el propósito de alcanzar una meta.

Planificación

 Pensar con anticipación en sus metas y acciones, basando sus actos en algún método, plan o lógica y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos, procedimientos para alcanzarlos.

 Los planes son la guía para que la organización alcance sus objetivos, por medio de actividades que puedan se controladas para tomar medidas correctivas.

 Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación

 La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos disponibles, las experiencias, y otros.

Organización:

 Es un proceso para ordenar y distribuir el trabajo, las autoridades y los recursos entre los miembros de una organización para alcanzar las metas propuestas.

 Diferentes metas requieren diferentes estructuras.

Dirección:

 Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

 Ejemplo: el ascensor.

 Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás. Establecen un ambiente adecuado, ayuda a sus empleados a realizar su mejor esfuerzo.

Control:

 El administrador debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización, para el logro de los objetivos.

 Elementos: 1) establecer estándares de desempeño, 2) medir los resultados obtenidos, 3) comparar estos resultados con el plan establecido, 4) tomar medidas correctivas.

Planificación:

Es la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirige la empresa y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar los riesgos y definir las estrategias para lograr el propósito de la organización.

Planificación Estratégica

Características:

• Los principios que rigen la planificación estratégica del territorio resultan en gran medida distintos de los que alientan a las empresas privadas:

– máxima participación en la selección de objetivos y acciones,

– máxima divulgación de las estrategias seleccionadas.

• La planificación es tanto estratégica como operativa. La primera tiene que ver con la gestión de los grandes objetivos nacionales y en ese sentido es de mediano y largo plazo.

• Los objetivos nacionales se renuevan constantemente, son sujeto tanto de nuevos aportes como de cuestionamientos.

• La imagen-objetivo de una nación es siempre variable y relativa en el tiempo histórico.

• Depende de las transformaciones sociales, económicas y tecnológicas y de cómo se configure la forma de ejercicio de los poderes públicos y de la relación entre éstos y de sus interacciones con los ciudadanos y sus organizaciones.

• La planificación estratégica tiene dos grandes niveles: nacional e institucional. El primero se refiere al “proyecto de nación”, establecido en la constitución política, y el segundo; a las misiones encargadas a cada poder del estado y a cada uno de sus organismos.

• Cuando nos referimos a la imagen-objetivo nacional hablamos de “planificación estratégica del proyecto de nación”, que son las grandes “ideas fuerza” que inspiran la “carta de navegación”.

• Cuando hablamos de la misión de los poderes del Estado queremos aludir a la “planificación estratégica jurídico-política” y cuando nos referimos a cada una de los organismos que forman parte de éstos - sean nacionales o subnacionales y centralizados o descentralizados - hablamos de “planificación estratégica institucional”.

• En este contexto, la “planificación operativa” es la forma concreta de conducir una organización hacia los escenarios deseados y explicitados en la “planificación estratégica”.

Análisis de situación

FODA

Fortaleza Oportunidad Debilidad Amenaza

• Oportunidades, son aspectos favorables externos que se presentan en el entorno político, económico, ambiental, tecnológico que están fuera de nuestro control. Su principal particularidad es son factibles de ser aprovechados si se cumplen determinadas condiciones.

• Amenazas, son circunstancias que provienen del ambiente externo y están fuera de nuestro control. Pueden perjudicar y/o limitar el desarrollo de la entidad e influyen de manera negativa en la consecución de metas y objetivos. Son hechos ocurridos en el entorno que representan riesgos.

• Fortalezas, son las capacidades humanas y materiales con las que se cuenta para adaptarse y aprovechar al máximo las ventajas que ofrece el entorno social y enfrentar con mayores probabilidades de éxito las posibles amenazas. Debe hacerse todo lo posible por preservarlas.

• Debilidades, son las limitaciones o carencias y obstáculos que se manifiestan en el ambiente interno. Impiden el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el entorno social y que no le permiten defenderse de las amenazas.

Mision

Caracteristicas:

• Guiar e inspirar, no diferenciar.

• Las entidades se diferencian no por el contenido de su ideología, sino por su autenticidad, disciplina, intensidad y consistencia con que se vive la ideología internamente.

• Tiene que inspirar a los miembros de la entidad.

• No es para consumo externo.

• No debe ser impuesta.

• Compartir la ideología no significa pensar igual en todo: significa, compartir las premisas fundamentales.

• Es la razón de ser de la entidad.

• No es algo que se logra.

• Se persigue continuamente, sin alcanzarla.

Valores:

• Son los principios esenciales y duraderos de la entidad.

• Tienen valor intrínseco.

• Deben ser adoptados y asumidos plenamente y con la mayor participación posible.

• Deben ser fuertemente compartidos y aplicados.

• Proceso: Los valores se pueden establecer a través de un proceso de “Tormenta de Ideas”

Visión:

• Es una descripción vibrante, comprometedora, específica de lo que significaría alcanzar la meta audaz.

• Para desarrollar la descripción vívida se requiere de pasión, emoción y convicción.

• Es una situación esperada, deseada pero al mismo tiempo factible de ser alcanzada.

• No tiene sentido alguno formular deseos imposibles de ser llevados a la práctica.

• Una visión de buena calidad tiene además un carácter altamente comunicativo.

• Debe ser entendida por todos y por ello el lenguaje debe ser especialmente expresivo, sensible y gráfico, apropiado por los actores.

• Debe motivar y ser compartido por todos en la medida en que esto sea posible.

ORGANIZACIÓN

• Es el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes a simplificar el trabajo.

Importancia de la organización

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Reduce los costos e incrementa la productividad

• Reduce o elimina la duplicidad

Etapas:

La organización se lleva a cabo en 2 etapas:

I. División del trabajo

II. Coordinación

• División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar un trabajo con mayor eficiencia. Pasos:

1. Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de mando, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean.

2. Departamentalización: Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas.

Secuencia de la departamentalización

1) Listar todas las actividades de la empresa

2) Clasificar las que sean similares

3) Agrupar según un orden jerárquico

4) Asignar actividades en cada una de las áreas o departamentos

5) Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones.

6) Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos

3. Descripción de funciones: Se debe definir con claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades de trabajo o puestos en los diferentes departamentos de la organización. Se realiza por medio del análisis de puestos, carta de distribución de actividades o cuadro de distribución de actividades.

Coordinación:

Es la armonización y sincronización de los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.

Técnicas de organización

• Son herramientas para una organización racional.

• Son indispensables y deben aplicarse con las necesidades de cada grupo social: Organigrama, flujograma o diagrama de procedimiento, carta de distribución de trabajo o de actividades o cuadro de distribución de actividades.

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