Procedimiento De Trabajo Aceros Arequipa

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

.

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA OPERACION DE REPARTO DE PREVENTA PROVINCIA

DISTRIBUCION :

COPIA N° :

ENTREGADO A :

REV. ELABORADO POR : REVISADO POR : APROBADO POR : FECHA

NOMBRE FIRMA NOMBRE FIRMA NOMBRE FIRMA

Christian Gálvez Maldonado

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento, pautas y lineamientos que se deben seguir durante la atención a los clientes en el proceso de reparto de mercadería de preventa.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los servicios de preventa de Aceros Arequipa.

3. RESPONSABLES

- El Gerente de Operaciones y Logística, es el responsable de aprobar el presente procedimiento.

- El Jefe de Transporte de Reparto a Clientes, es responsable del cumplimiento del presenta procedimiento.

- Asistente de Distribución, es el responsable de la supervisión de la realización de las actividades establecidas en el presente procedimiento

4. DOCUMENTOS

- Procedimiento para el despacho de productos terminados

- Procedimiento de cobranzas y Liquidación

5. DEFINICIONES

- Camión: Equipo de trabajo formado por un vehículo, sobre ruedas, en cuyo chasis se acopla una plataforma sobre la cual se transporta la mercadería con una capacidad variable entre 30 TM y 32 TM.

- Eslinga rachet: Herramienta de sujeción que permite fijar la carga a la plataforma del camión. Consiste en una cinta con un ancho o largo especifico. El material del que está hecho la eslinga puede ser material sintético o acero.

- Tacos: Son las maderas que están fijas sobre las plataformas de los camiones que se utilizan para soportar la mercadería y para facilitar la descarga en casos que se cuente con montacargas o tecles

- Barretas: Es una barra de fierro de aproximadamente 1.5 metros que se utiliza como herramienta para mover la mercadería larga y descargarla del camión.

- EPP: Equipo de protección personal.

- Resumen de Carga del transportista: Documento en el que se describe ítem por ítem la mercadería que va a ser cargada por un transportista.

- Resumen de documentos emitidos: Documento que resume las facturas y guías de remisión emitidas para cada transportista, incluye números de facturas, nombre del cliente y número de pedido.

- Conductor: Persona encargada de manejar el camión de reparto y de las labores de descarga y acomodo de mercadería.

- Estibadores del transportista: Personas encargada de las labores de descarga y acomodo de mercadería.

- Coordinador de transportes: Esta persona se encarga de las comunicaciones con el asistente de distribución sobre incidencias en ruta y solicitud de autorizaciones. Esta persona también efectúa la liquidación de los documentos al finalizar el reparto.

- Coordinador de Seguimiento del Reparto: Esta persona se encarga de efectuar el seguimiento de todos los pedidos despachados y está bajo la supervisión del asistente de distribución.

6. PROGRAMACION DE LA PREVENTA

1. El asistente de distribución lista el reporte “pedidos pendiente de distribución masiva”, del sistema SDIS. El cual muestra los pedidos pendientes de programación clasificados por región (Lima – Arequipa – Pisco) y a su vez por zona de reparto, cada zona de reparto cuenta con un vendedor asignado, en caso exista un pedido de ventanilla o Back Mineras con destino Provincia, también se deberá listar dichas opciones.

2. El asistente de distribución tiene la opción de mostrar las líneas de producto de cada pedido, para analizar de qué manera se puede tener un reparto más efectivo y optimo según acomodo de carga.

3. Para la programación (asignación de pedidos a las unidades) se tienen en consideración los siguientes criterios:

• Zona de Reparto del pedido.

• Peso de los pedidos.

• Tipo de producto.

• Cercanía entre zonas de reparto, se usa cuando no se puede consolidar un camión con pedidos de una sola zona de reparto.

• Prioridades de despacho de pedidos, cuando se tienen pedidos pendientes de días anteriores y/o coordinaciones específicas del vendedor.

• Cantidad de clientes por camión, según la zona de reparto varía la capacidad de entrega del transportista.

• Disponibilidad de unidades según zona.

• Costo por tonelada.

• Experiencia del Proveedor de Transportes.

Además se cuenta con un mapa digital (google earth) como consulta para diseñar las rutas de reparto. Donde se muestra la ubicación de las zonas, previamente descargadas en la web.

4. Luego de esbozar las rutas de programación, se solicitan los camiones a los proveedores de transporte vía telefónica o vía email y/o se usan los que ya previamente han sido reportados para programación. Cada proveedor está especializado en determinadas zona, en caso entre un chofer nuevo o proveedor nuevo pasa primero por un proceso de capacitación a cargo del asistente de distribución quien finalmente da el visto bueno para que pueda ser programado.

5. Para el caso de clientes-proveedores se espera a que vía correo electrónico y/o vía telefónica indiquen el día que recogerán el material y los datos de su unidad.

6. Para el caso de la programación de pedidos de tubos de preventa provincia. El asistente de distribución recoge los pedidos facturados previamente en Dupesac, que se encuentran en la oficina de balanza. Los consolida junto con los pedidos del reporte de pedidos pendiente de distribución masiva Pre venta Provincia y les asigna manualmente la placa de la Unidad responsable de llevar dicha mercadería. Recién en el momento cuando se genera la guía de remisión de transbordo, el personal del almacén ingresa los datos del transportista y de la unidad al sistema. Esta actividad se realiza en la misma pantalla de generación de guía de transbordo.

7. En el caso de la sede Arequipa los tubos son recepcionados por el personal del almacén y automáticamente se genera un pedido con lo cual le llega un postmaster al vendedor de la zona, el que finalmente pone el pedido en estado despacho como cualquier otro pedido.

8. Al finalizar el proceso de programación, el asistente de distribución imprime los siguientes reportes y se los entrega al personal del almacén para que inicien el proceso de carga:

• Pedido de venta de tubos, formato estándar corporativo.

• Factura del pedido de tubos, generada e impresa en Dupesac.

• Reporte de despacho de pedidos no facturados, igual formato que el reporte de carga para preventa.

Así como la programación de pedidos se puede realizar antes de la hora de corte, de igual forma se puede entregar los reportes de carga al almacén antes de la hora establecida.

9. Después de la impresión de documentos, se consolida toda la programación en un archivo Excel, el cual es exportado al formato Excel desde el sistema SDIS CAMIONES (Sistema de Control de Transportistas) y luego enviado por correo electrónico al personal del almacén para que complete los campos de hora de llegada de la unidad, hora de ingreso de la unidad al almacén, hora de termino de carga de la unidad y hora de salida de la unidad así como también se menciona los pedidos que no se cargaron por temas de stock o algún otro inconveniente que se pueda presentar, previa consulta al asistente de distribución para que apruebe el motivo de no carga de algún pedido.

10. El almacén realiza el proceso de carga de los camiones.

11. El personal de almacén al finalizar la carga de las unidades, entrega los pedidos de tubos y una copia del reporte de despacho de pedidos no facturados, al responsable de la facturación del almacén, para que pueda generar la guía de transbordo y facturar los pedidos (guía de remisión y factura), respectivamente. El procedimiento de generación de documentos en el sistema SDIS es el mismo que para el despacho de Acedim – Ventanilla.

12. Al finalizar el proceso de impresión de documentos, se separan las copias de la guía de remisión que son necesarias para la entrega al cliente, de las que se quedan en el almacén (SUNAT y control administrativo). De igual manera se procede con las facturas de los clientes que han autorizado recibir el documento en el momento de la entrega de la mercadería. (definido por el área de administración de ventas). Después, se le entrega los documentos al transportista.

En la sede Arequipa el asistente de distribución imprime las Guía de remisión y Facturas, si es que se encuentra en la oficina de turno, de no estarlo, el responsable de seguir imprimiendo las guías es el monitor de turno del almacén, se desglosa de la Factura la copia emisor y control administrativo y son firmadas por el transportista y se quedan en la oficina para ser entregadas al siguiente día a administración de ventas, solo la guía de destinatario Sunat y la guía de transportista viajan con el chofer. Si el pedido

...