Procediminto De Compras

. Propósito y Alcance

1.1 Objetivo

Asegurar que los bienes y servicios adquiridos cumplan con los requisitos de compra que permitan satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios.

1.2 Alcance

Se aplica en todas las áreas que participan en el proceso de adquisión de bienes y/o servicios que se requieran.

2. Responsabilidades y Autoridades

Personal Responsable del Cumplimiento de este documento

Puesto Responsabilidades

Coordinador de compras Se encarga de efectuar el proceso de compras.

Gerente de compras Generar y enviar la orden de compra a los proveedores.

Auxiliar de compras

Elaboracion de las ordenes de compra.

Secretaria

Entrega las ordenes de compra al area solicitante.

3. Desarrollo

3.1 Selección y Evaluación de proveedores:

a) Al identificar las necesidades, se procede a una búsqueda de proveedor mediante un catalogo o cualquier herramienta que nos permita encontrarlo.

b) El proceso de evaluación y selección de proveedores será realizado por el gerente de compras para su aprobacióno en todo caso su rechazo.

c) Si existe el proveedor se realiza la orden de compra y se envía al proveedor, asi mismo la copia del orden de compra es enviada al almacenista. pasar a la orden de compra (3.2)

d) En caso de que estos no exista el proveedor se realizara una la búsqueda de información en algunas de las fuentes de información que se puedan utilizar para localizar a los proveedores como son:

• Internet.

• Páginas amarillas.

• Prensa de información general.

• Radio y televisión.

• Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.

• Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.

• Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector.

• Asociaciones empresariales y profesionales.

• Cámaras de comercio.

• Bases de datos de organismos públicos (ministerios, comunidades autónomas, ayuntamientos, universidades, organismos oficiales, etcétera).

• Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases de datos.

• Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y técnicos en los productos.

e) Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo para solicitar la información que interesa recabar. Se ha de procurar que respondan claramente a los aspectos que más interese a conocer como :

• Condiciones económicas: precio unitario, descuentos por volumen de compra, forma de pago, plazo de pago, precios de envases y embalajes, pago del transporte, pago del seguro y recargos por aplazamiento de pago

• Condiciones referidas a la calidad: calidad de los productos. materiales utilizados, características técnicas, periodo de garantía, servicio postventa, servicio de atención al clienteu y servicio postventa

f) Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad de proveedores.

g) Con la información que se recabe en el proceso de selección se realiza lo siguiente:

• Una ficha de cada proveedor (FO-FP-01-ESP) para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.

• Un cuadro comparativo (FO-CC-02-ESP) en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada

h) Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procederá a la elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa.

i) Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinación de ambos.

• Criterios económicos: La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados por transporte, embalajes, carga y descarga, etc., los descuentos por volumen de compra y los plazos de pago. Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente, cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, se elegirá el de mayor calidad.

• Criterios de calidad: Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran importancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etcétera. Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más conveniente para la empresa.

j) Los criterios de selección y valoración que se han expuesto se utilizarán para catalogar al proveedor como aceptado o rechazado.

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