Proceso esbelto, reingenieria y la metologia de las 5 ´s

PROCESO ESBELTO, REINGENIERIA Y LA METOLOGIA DE LAS 5 ´S

EL PROCESO ESBELTO ( O SIMPLEMENTE LEAN EN INGLES) ESTA BASADO EN EL SISTEMA DE PRODUCCION TOYOTA (SPT), DESARROLLADO PRINCIPALMENTE POR LOS JAPONESES TAIICHI OHNO Y SHIGEO; VER POR EJEMPLO OHNO (1988).EL TERMINO LEAN LO INTRODUCEN WOMAK Y JONES ( 1996) EN SU ARTICULO “ BEYOND TOYOTA, EN EL QUE PLANTEAN LO QUE ELLOS LLAMAN LEAN THINKING, POSTERIRMENTE ESTOS MISMOS AUTORES ESCRIBEN UN LIBRO CON ESE NOMBRE Y OTRO CON EL TITULO DE LEAN MANUFACTURING . ACTUALMENTE EN LA LITERATURA EN INGLES ESTE TEMA USUALMENTE SOLO SE IDENTIFICA CON LA PALABRA LEAN, QUE SU TRADUCCION LITERAL ES: DELGADO, FLACO, SIN GRASA. EN ESPAÑOL NO HAY TERMINO PLENAMENTE RECONOCIDO PARA IDENTIFICAR ESTA METODOLOGIA. NOSOTROS HEMOS USADO EL DE “PROCESO ESBELTO”.

LOS CONCEPTOS DE PROCESO ESBELTO ESTAN ANFOCADOS EN EL FLUJO DE LOS PROCESOS Y EN REDUCIR LA CANTIDAD DE ACTIVIDADES QUE NO AGREGAN VALOR Y QUE IMPIDEN EL FLUJO, ALGO CARACTERISTICO DE VARIAS DE LAS METODOLOGIAS DEL SPT. LO CONTRARIO A UN PROCESO ESBELTO ES UN PROCESO “OBESO, LLENO DE CEBO “, EN EL QUE NO FLUYE EL TRABAJO Y HAY PASES LATERALES, ATASCOS, TIEMPOS DE ESPERA, ALTOS INVENTARIOS, NUMEROSAS ACTIVIDADES QUE SE HACEN POR RUTINA Y TRADICION, PERO QUE NO AGREGAN VALOR AL PRODUCTO.

DESPERDICIO O MUDA

CUALQUIER COSA O ACTIVIDAD QUE GENERA COSTOS PERO QUE NO AGREGA VALOR AL PRODUCTO SE CONSIDERA UN DESPERDICIO O MUDA. EN OHNO (1988) SE IDENTIFICAN SIETE TIPOS DE DESPERDICIO: SOBREPRODUCCION, ESPERAS, TRANSPORTACION, SOBREPROCESAMIENTO, INVENTARIOS, MOVIMIENTOS Y RETRABAJOS. CON APOYO DE DREW (2004), LOS ASPECTOS QUE IDENTIFICAN QUE SE ESTA GENERANDO CADA TIPO DE DESPERDICION; LAS POSIBLES CAUSAS, Y ALGUNAS IDEAS Y HERRAMIENTAS QUE AYUDAN A REDUCIR CADA TIPO DE DESPERDICIO.

ALGUNOS AUTORES HAN AGREGADO UN OCTAVO TIPO DESPERDICIO: EL DEL TALENTO HUMANO, DEBIDO A QUE SE FALLA EN EL USO DE LAS HABILIDADES DE LA GENTE PARA INCREMENTAR EL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS. PARA EL SPT, LA SOBREPRODUCCION ES EL PEOR DE LOS DESPERDICIOS, PUESTO QUE ESTE ESCONDE Y CAUSA LOS OTROS TIPOS DE DESPERDICIOS.

ASI, LA ESTRATEGIA DE PROCESO ESBELTO BUSCA REDUCIR EL DESPERDICIO E INCREMENTAR EL FLUJO, Y DE ESA MANERA HACER MAS EN MENOR TIEMPO, CON MENOS RECURSOS Y ACTIVIDADES.

SE HACE REFERENCIA A JUSTO A TIEMPO ( JIT, DEL INGLES JUST-IN-TIME), UNA ESTRATEGIA O SISTEMA PARA PLANEAR EN FORMA OPTIMA LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES DE PRODUCCION PARA UN PROCESO. LA ESENCIA DE LA ESTRATEGIA ES QUE HAYA POCO O NULO MATERIAL EN INVENTARIO PARA PROCESAMIENTO Y QUE, CUANDO LO HAYA, ESTE SIEMPRE EN EL MISMO SITIO DE PRODUCCION. ADEMAS, CONTEMPLA POCA O NINGUNA INSPECCION DE RECEPCION DE MATERIALES. PARA LOGRAR PRODUCIR JUSTO CUANDO Y CUANTO SE REQUIERE, ES NECESARIO QUE HAYA BALANCEO EN LA PRODUCCION, FLUJO CONTINUO, Y USUALMENTE LA EMPRESA SE APOYA EN EL SISTEMA KANBAN PARA ESTO. POR SU PARTE, LA METODOLOGIA DE CAMBIO DE HERRAMIENTAS EN ( POCOS) MINUTOS ( SMED, POR SUS SIGLAS EN INGLES SINGLE MINUTE EXCHANGE OF DIE) INTRODUCE LA IDEA LA FRASE SINGLE MINUTE ( EXPRESAR LOS MINUTOS EN UN SOLO DIGITO). SE ENTIENDE POR DURACION DE LA PREPARACION DE UN PROCESO AL TIEMPO TRANSCURRIDO DESDE LA FABRICACION DE LA ULTIMA PIEZA VALIDA DE UN MODELO O SERIE, HASTA LA OBTENCION DE LA PRIMERA PIEZA CORRECTA DEL MODELO O SERIE SIGUIENTE, Y NO UNICAMENTE AL TIEMPO QUE SE OCUPA PARA LOS CAMBIOS Y AJUSTES FISICOS DE LA MAQUINARIA. EL SMED Y EL JIT FORMAN PARTE DEL SPT.

LA METRICA Y LOS PRINCIPIOS DEL PROCESO ESBELTO

PUESTO QUE LA VELOCIDAD Y EL FLUJO SON LOS OBJETIVOS CLAVE DEL PROCESO ESBELTO, SURGE LA INTERROGANTE DE CÓMO MEDIR QUE TAN RAPIDO O LENTO ES UN PROCESO. LA RESPUESTA ESTA EN COMPARAR LA CANTIDAD DE TIEMPO DE VALOR-AÑADIDO CONTRA EL TIEMPO TOTAL DEL CICLO DEL PROCESO. EL PRIMERO SE REFIERE ALTIEMPO EN QUE SE HACEN ACTIVIDADES QU EL CLIENTE RECONOCERIA COMO INDISPENSABLES PARA REALIZAR EL PRODUCTO O EL SERVICIO; MIENTRAS QUE EL SEGUNDO SE REFIERE AL TIEMPO TOTAL DEL PROCESO DE PRINCIPIO A FIN. A ESTA METRICA SE LE LLAMA EFICIENCIA DEL CICLO DEL PROCESO.

ESPECIFICAR EL VALO PARA CADA PRODUCTO DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL CLIENTE FINAL

EL PUNTO DE INICIO DE UN PROCESO ESBELTO CONSISTE EN ESPECIFICAR EL VALOR DEL PRODUCTO, ES DECIR DEFINIR CON CLARIDAD POR QUE EL BIEN O SERVICIO QUE PROPORCIONA LA ORGANIZACIÓN ES VALIOSO PARA EL CLIENTE FINAL. EL VALOR SOLO SE PUEDE ENTENDER Y DEFINIR SI LA COMPAÑÍA SE PONE EN EL LUGAR DEL CLIENTE FINAL; SIN EMBARGO, NO ES FACIL DEFINIR CON PRESICION EL VALOR, Y CON FRECUENCIA SE PIERDE ENTRE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS Y EMPRESAS QUE PARTICIPAN EN PROCESAR Y HACER LLEGAR EL PRODUCTO AL CLIENTE FINAL. EN OCASIONES, EL VALOR INCLUSO SE CONFUNDE CON OTRO TIPO DE OBJETIVOS (FINANCIEROS, DE RESULTADOS, ETC...).

IDENTIFICAR EL FLUJO DEL VALOR Y ELIMINAR EL DESPERDICIO

EL MAPA DEL FLUJO DEL VALOR ES EL CONJUNTO DE TODAS LAS ACCIONES ESPECIFICAS QUE SE EJECUTAN A LO LARGO DEL PROCESO, Y PUEDE IR DESDE LA CONCEPTUALIZACION DEL PRODUCTO, LA FASE DE DISEÑO, TOMAR LA ORDEN O EL PEDIDO DEL CLIENTE, LA PROGRAMACION DETALLADA PARA LA ENTREGA, LA COMPRA Y RECEPCION DE MATERIAS PRIMAS O MATERIALES, HASTA QUE EL PRODUCTO TERMINA EN MANOS DEL CONSUMIDOR A LO LARGO DE ESTAS ACTIVIDADES ES POSIBLE ENCONTRAR UNA GRAN CANTIDAD DE MUDAS O DESPERDICIOS. POR ELLO, PARA APLICAR ESTE SEGUNDO PRINCIPIO ES NECESARIO CREAR UN MAPA O ESQUEMA DEL FLUJO DE VALOR, EN EL QUE SE IDENTIFIQUEN CADA UNA DE LAS ACCIONES QUE REALMENTE SE LLEVAN A CABO A LO LARGO DEL PROCESO.

DESPUES, CADA UNA DE ESAS ACTIVIDADES SE CLASIFICAN EN TRES CATEGORIAS:

1. AQUELLAS QUE CREAN O AGREGAN VALOR AL PRODUCTO.

2.LAS QUE NO CREAN VALOR, PERO QUE SON INEVITABLES DEBIDO A SITUACIONES LEGALES O POR LAS ACTUALES TECNOLOGIAS Y RECURSOS DE PRODUCCION( MUDA TIPO 1).

3. AQUELLAS QUE NO CREAN VALOR SEGÚN EL CLIENTE (MUDA TIPO 2) Y QUE PUEDEN Y DEBEN ELIMINARSE.

CUANDO SE HACE UN REDISEÑO PARA LOGRAR QUE LA CREACION DEL VALOR FLUYA, ES IMPORTANTE ENTENDER LA PROBLEMÁTICA DEL PROCESO QUE SE QUIERE REDISEÑAR; ADEMAS, SE DEBE SABER QUE EL OBJETIVO DEL NUEVO DISEÑO ES HACER QUE LA CREACION DEL VALOR FLUYA Y QUE SE ELIMINEN AL MAXIMO LOS DIFERENTES TIPOS DE DESPERDICIO. EN GENERAL, EN CUALQUIER PROYECTO ESPECIFICO SE TIENE QUE SEGUIR LA FILOSOFIA DEL CICLO DE LA CALIDAD (PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR.

ORGANIZAR EL PROCESO PARA QUE PRODUZCA SOLO CUANDO EL CLIENTE LO SOLICITA (KANBAN)

DESPUES DE APLICAR LOS TRES PRIMEROS PRINCIPIOS DE UN PROCESO ESBELTO, LO QUE SIGUE ES ORGANIZAR EL PROCESO PARA QUE PRODUZCA SOLO CUANDO EL CLIENTE LO SOLICITE O LO NECESITE, EN LUGAR DE QUE LA ORGANIZACIÓN EMPUJE AL PRODUCTO HACIA EL CLIENTE, INCLUSO AUNQUE ESTE NO LO QUIERA. ESTO ES UN ASUNTO CLAVE SOBRE TODO PORQUE LA DEMANDA DEL CLIENTE NO ES CONSTANTE. POR LO QUE EL RETO ES QUE EL PROCESO SEA FLEXIBLE Y SE ADAPTE A LA DEMANDA DEL CLIENTE.

UNA DE LAS MEJORES FORMAS DE CUMPLIR CON ESTE PRINCIPIO ES HACER QUE EL PROCESO FUNCIONE DE ACUERDO CON UN SISTEMA KANBAN, EN EL QUE CADA OPERACIÓN, COMENZANDO CON EMBARQUES O SURTIDO DE PEDIDOS Y REMONTANDOSE HASTA EL COMIENZO DEL PROCESO, VA HALANDO (JALANDO) EL PRODUCTO NECESARIO DE LA OPERACIÓN ANTERIOR UNICAMENTE CUANDO LO NECESITE. ESTA IDEA CONTRASTA CON EL CICLO INDUSTRIAL TRADICIONAL QUE FABRICA UN PRODUCTO Y LO EMPUJA HACIA LA SIGUIENTE OPERACIÓN AUNQUE ESTA ESTE LISTA PARA RECIBIRLO. TOYOTA NOMBRO A ESTA TECNICA KANBAN, UNA PALABRA JAPONESA QUE SIGNIFICA “TARJETA” O “TIEMPO DE SEÑAL”. AL SISTEMA KANBAN TAMBIEN SE LE CONOCE COMO “SISTEMA DE SUPERMERCADO” DEBIDO A QUE EL CONCEPTO NACIO DE LA OBSERVACION DE LOS SUPERMERCADOS ESTADOUNIDENSES POR PARTE DE LOS JAPONESES. SE DICE QUE UN GRUPO DE EJECUTIVOS DE TOYOTA VIAJO A LA UNION AMERICANA EN LOS AÑOS 1950 PARA VER COMO FUNCIONABAN LAS FABRICAS. SU CONCLUSION, TRAS VISITARLAS, FUE QUE LOS ESTADUNIDENSES PROCURABAN MANEJAR SUS FABRICAS MAS O MENOS DE LA MISMA MANERA COMO LO HACIAN LOS JAPONESES. ESTOS LO DESCRIBIERON COMO UN “SISTEMA DE EMPUJAR “.

LOS JAPONESES TOMARON EL CONCEPTO Y LO CONVIRTIERON EN ALGO UTIL PARA CONTROLAR LAS OPERACIONES EN LA FABRICA. ASI, CREARON DOS TIPOS DE SEÑALES O KANBAN. EN ESTE CASO, SUPONIENDO QUE EL CLIENTE ES EL DEPARTAMENTO DE ENSAMBLE, LA PRIMERA SEÑAL CONSTITUYE UNA ORGANIZACIÓN, DINERO, POR ASI DECIRLO, PARA QUE EL DEPARTAMENTO DE ENSAMBLE ACUDA AL SUPERMERCADO DE MATERIALES (SUBENSAMBLES, COMPONENTES, MATERIAS PRIMAS) Y TOME UN RECIPIENTE DE CADA COSA QUE NECESITE. ESTOS RECIPIENTES SON MUY PEQUEÑOS, CON CAPACIDAD PARA UNA CANTIDAD MEDIDA (POR LO GENERAL LA CANTIDAD PARA UNA HORA O MENOS). EN LA ORGANIZACIÓN TOYOTA, TODO RECIPIENTE QUE CONTENGA MAS DE LA DECIMA PARTE DE LA CANTIDAD NECESARIA PARA UN DIA, REQUIERE APROBACION DE LA GERENCIA.

EN ESTE CASO CONCRETO, EL PROGRAMA MAESTRO DE ENSAMBLE IMPLICA FABRICAR LA CANTIDAD DE PIEZAS. A PARA UNA HORA, LA CANTIDAD DE B PARA OTRA HORA . DEBE SER CLARO QUE SE PRECISA LA NIVELACION DE LA CARGA COMO LA BASE APROPIADA PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA KANBAN. CADA CLIENTE DICE A CADA PROVEEDOR LO QUE DEBE HACER CADA HORA. EL PROCESO FUNCIONA COMO LOS ESLABONES DE UNA CADENA. POR LO TANTO, PARA QUE LA CADENA NO SE ROMPA, LA PRODUCCION TIENE QUE SER CONTINUA Y REGULAR.

SE HA VISTO QUE CUANDO UN PROCESO DE PRODUCCION SE ORGANIZA DE FORMA KANBAN, SE REDUCE DRAMATICAMENTE EL INVENTARIO EN PROCESO, EL PROCESO FLUYE CUANDO EL CLIENTE LO DECIDE, SE REDUCE LA CANTIDAD DE PAPELEO Y SE TIENEN TIEMPOS DE CICLO MUY COMPETITIVOS.

LA ESENCIA DE ESTE ULTIMO PRINCIPIO ES PROFUNDIZAR CONTINUAMENTE EN LA APLICACIÓN

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