Proyecto Administracion De Operaciones
Enviado por • 24 de Mayo de 2014 • 3.176 Palabras (13 Páginas) • 3.042 Visitas
INTRODUCCION
Con un ejemplo de funcionamiento de una empresa “Impresos Acierto Grafico S.A.” se debe formular o replantear las estrategias utilizadas en la empresa, para eso se debe identificar las estrategias funcionales u operacionales usadas en el negocio, también se debe clasificar el servicio brindado por la empresa en relación a la función de contacto y por ultimo identificar y definir los niveles de control existentes y desarrollar los que sean deficientes o inexistentes.
DESARROLLO
Problema # 1 (7 puntos)
Clasifique los siguientes costos y gastos de la Gerencia de Logística & Distribución de acuerdo a su naturaleza (Fijos, Variables, Directos e Indirectos). Plantee la Matriz de Distribución o Asignación de los Gastos correspondientes y obtenga los subtotales de cada tipo de gasto en valores y en porcentajes:
El detalle de los gastos correspondiente al mes de Noviembre de 2010 es el siguiente:
Costos indirectos $
Sueldo gerente 4.000.000
Gasto suministro impresora gerencia de departamentos 100.000
Sueldo secretaria gerente de logística y distribución 800.000
Gastos viajes internos y externos por reunión de gerencia 100.000
Sueldo bruto de analista (asistente de gerencia) 1.000.000
Gasto capacitación de gerencia 1.000.000
Depreciación lineal de oficinas y salas de reuniones 2.000.000
Depreciación lineal vehículo de gerencia 100.000
Gasto en bencina vehículo de gerencia 100.000
Gasto por concepto de mantención de jardines y piscinas 100.000
Gasto por concepto de seguridad de las instalaciones (4 guardias) 2.500.000
Costo sistemas de comunicación y de computación del área Bodega y de Distribución 200.000
Gasto asesor externo en seguridad de las instalaciones y de las personas para la gerencia y de sus departamentos 400.000
Gasto en capacitación del personal contratado del área de Bodega y de Distribución 2.000.000
Gasto en horas extras de los supervisores de Bodega 300.000
Total costos indirectos $ 14.700.000
Costos directos $
Sueldo bruto bodega 1.000.000
Servicio de flete externo de terceros 10.000.000
Mano de obra part time (5 bodegueros y 5 operarios última semana del mes) 3.000.000
Sueldo bruto supervisores de bodega (3 bodegas) 1.500.000
Depreciación lineal de la bodega & centro de distribución 7.000.000
Gasto de insumos y materiales de embalaje 500.000
Costo mermas (costo de las mercaderías dañadas sin reparación y costo de los productos faltantes) 300.000
Depreciación lineal de las máquinas y herramientas de bodega (grúas horquilla, transpaletas, etc.) 1.000.000
Sueldo bruto Jefe de Distribución 1.500.000
Sueldo bruto personal contratado del área de Distribución (7 personas) 3.500.000
Gasto de horas extras del personal contratado del área Bodega y de Distribución 1.500.000
Costo del seguro de la mercadería en bodega 900.000
Colación extraordinaria del personal contratado en sobretiempo 300.000
Gasto por concepto de consumos básicos (energía, agua, gas y teléfono) de la gerencia y de sus departamentos 500.000
Gasto por concepto de buses de acercamiento del personal contratado que trabajó en sobretiempo 200.000
Sueldo bruto del personal contratado de bodega (8 bodegueros y 2 administrativos) 4.000.000
Gasto por concepto de elementos de protección personal del personal contratado de área Bodega y de Distribución 100.000
Gasto en mantención de las máquinas y herramientas del área de Bodega 100.000
Depreciación lineal del casino 100.000
Total Costo Directos $37.000.000
TOTAL COSTO DIRECTO 37.000.000 72%
TOTAL COSTO INDIRECTO 14.700.000 28%
Total costos directos e indirectos 51.700.000 100%
Costos fijos $
Sueldo gerente 4.000.000
Sueldo bruto bodega 1.000.000
Gasto suministro impresora gerencia de departamentos 100.000
Sueldo secretaria gerente de logística y distribución 800.000
Sueldo bruto supervisores de bodega (3 bodegas) 1.500.000
Sueldo bruto de analista (asistente de gerencia) 1.000.000
Depreciación lineal vehículo de gerencia 100.000
Sueldo bruto Jefe de Distribución 1.500.000
Sueldo bruto personal contratado del área de Distribución (7 personas) 3.500.000
Costo del seguro de la mercadería en bodega 900.000
Gasto por concepto de mantención de jardines y piscinas 100.000
Gasto por concepto de seguridad de las instalaciones (4 guardias) 2.500.000
Sueldo bruto del personal contratado de bodega (8 bodegueros y 2 administrativos) 4.000.000
Costo sistemas de comunicación y de computación del área Bodega y de Distribución 200.000
Gasto en mantención de las máquinas y herramientas del área de Bodega 100.000
Gasto en capacitación del personal contratado del área de Bodega y de Distribución 2.000.000
Depreciación lineal del casino 100.000
Total $ 23.400.000
Costos Variables
Servicio de flete externo de terceros 10.000.000
Mano de obra part time (5 bodegueros y 5 operarios última semana del mes) 3.000.000
Gastos viajes internos y externos por reunión de gerencia 100.000
Depreciación lineal de la bodega & centro de distribución 7.000.000
Gasto de insumos y materiales de embalaje 500.000
Gasto capacitación de gerencia 1.000.000
Costo mermas (costo de las mercaderías dañadas sin reparación y costo de los productos faltantes) 300.000
Depreciación lineal de oficinas y salas de reuniones 2.000.000
Depreciación lineal de las máquinas y herramientas de bodega (grúas horquilla, transpaletas, etc.) 1.000.000
Gasto de horas extras del personal contratado del área Bodega y de Distribución 1.500.000
Gasto en bencina vehículo de gerencia 100.000
Colación extraordinaria del personal contratado en sobretiempo 300.000
Gasto por concepto de consumos básicos (energía, agua, gas y teléfono) de la gerencia y de sus departamentos 500.000
Gasto por concepto de buses de acercamiento del personal contratado que trabajó en sobretiempo 200.000
Gasto por concepto de elementos de protección personal del personal contratado de área Bodega y de Distribución 100.000
Gasto asesor externo en seguridad de las instalaciones y de las personas para la gerencia y de sus departamentos 400.000
Gasto en horas extras de los supervisores de Bodega 300.000
Total 28.300.000
TOTAL COSTO FIJO 23.400.000 45%
TOTAL COSTOS VARIABLE 28.300.000 55%
TOTAL DE COSTOS 51.700.000 100%
Problema # 2 (21 puntos)
Caso “Impresos Acierto Gráfico S.A.”
Impresos Acierto Gráfico S.A. es una empresa que participa en la industria de los servicios de reproducciones de documentos y planos (copiado e impresión en blanco/negro y color), brindando un servicio prácticamente estandarizado dentro de la industria. Esta empresa se caracteriza principalmente por su incorporación permanente de tecnología de vanguardia y por el servicio entregado a sus clientes. Actualmente, posee una página web a través de la cual mantiene contacto estrecho con sus clientes y es un medio para la recepción de trabajos de reproducción de documentos que vienen vía electrónica. También dispone de un servicio de mensajería para el retiro de los originales y entrega de los documentos finales pertinentes al servicio requerido.
La empresa cuenta con un Punto de Venta (local comercial) ubicado en el centro de Santiago. Asimismo, esta página Web actúa como mecanismo de publicidad y promoción de los diversos servicios ofertados. A través de este medio se potencia la imagen de marca de la empresa y actúa como un medio efectivo de comunicación entre empresa y clientes.
En esta línea, existe una preocupación permanente de cumplir estrictamente con lo prometido y ésta es una tarea permanente de la Gerencia, que exhibe un alto cumplimiento y reconocimiento por parte de sus clientes objetivos.
Otras líneas de producto, la constituyen la encuadernación, en todos sus formatos, el diseño de documentos especiales (tarjetas de visitas, cartas con membrete, sobres, facturas, etc.) y la gigantografía.
El negocio estos últimos años no ha estado muy próspero y prácticamente se tiene un crecimiento igual a cero. Por otra parte, la rivalidad en la industria ha crecido producto de la gran cantidad de empresas que participan en ella, hoy día se está compitiendo principalmente por precio, lo que ha repercutido en los márgenes y en las utilidades fin ales de la empresa. Asimismo, se aprecia un entorno o medio ambiente externo agitado y levemente estancado.
Como el panorama futuro no se ve muy alentador, el directorio ha decidido plantear una estrategia de reducción de costos operativos y de ordenamiento interno de la empresa.
Asimismo, se decidió implantar un Sistema de Control de Gestión que muestre clara y oportunamente cómo va el negocio. Para tales efectos, usted fue contratado como asesor externo. Estas estrategias deben ser implementadas para el período 2011 (enero–marzo) y apuntan básicamente al proceso de planificación y gestión, de modo que se entregue información relevante y oportuna del negocio asociada principalmente a los ingresos, costos, oportunidades, tendencias, etc.
También es necesario implementar mecanismos de supervisión y control del proceso de producción, el que gestiona básicamente el qué hacer, cómo hacer, cuánto hacer y con qué hacer, debido al aumento explosivo en la tasa de reclamos sobre los trabajos realizados y entregados. Asimismo, el control sobre las tareas o actividades permitiría disminuir las mermas, los reprocesos y mejorar tanto la calidad del trabajo como la puntualidad en su entrega. Dentro de éste ámbito, se incluye la revisión y reformulación de los procedimientos operacionales que aseguren una calidad y consumo de recursos acorde a las exigencias planteadas y al presupuesto definido. La empresa está convencida que un producto de calidad y el cumplimiento de los compromisos de entrega traerá consigo nuevos clientes.
Las operaciones son técnicamente sencillas (de baja complejidad) y no se requiere personal altamente calificado. A todo trabajador, se le somete a un proceso de inducción, que muestra el negocio y los sistemas operacionales internos. Este proceso de inducción no involucra un alto costo. El personal que opera los equipos y los back-up definidos son sometidos a un proceso de entrenamiento continuo que es de costo de la empresa que provee los, por lo tanto, no genera costo para la empresa.
En general los procedimientos operativos asociados a la supervisión y control por parte de las Jefaturas de Departamento están bien montados y operan bastante bien lo que aliviana las tareas futuras a desarrollar.
La demanda es articulada a través de requerimientos enviados directamente a la página Web, los capturados por una fuerza de venta dedicada y los entregados por los clientes directamente en el punto de venta de la empresa. Lo que el cliente desea se diseña, se produce y se entrega de acuerdo a una programación establecida. Los requerimientos
Capturados a través de la Web o por la fuerza de venta dedicada son entregados al cliente con tiempo de respuesta de 24, 48 o 72 horas, dependiendo de los volúmenes o
Cantidades solicitadas y de la cantidad de colores requeridos. Para ello, las operaciones deben estar muy bien sincronizadas y la capacidad debe ser constantemente revisada y ajustada.
Hoy en día, la empresa no cuenta con un sistema de gestión de producción formal, simplemente las operaciones son coordinadas y ejecutadas conforme a la experiencia y al manejo de las prioridades. No se trabaja con stock de producto terminado, ya que los requerimientos varían constantemente, y tampoco existe un control de calidad formal sobre el trabajo realizado.
La gerencia está consciente que la base o esencia del negocio es el cumplimiento de los trabajos encomendados ya sea en términos de su calidad como de su fecha de entrega comprometida, por lo anterior, es de vital importancia dominar a la perfección el Qué Hacer o Qué Producir de modo de satisfacer al cliente. Salvada o superada esta etapa, la empresa desea ir incorporando nuevas ofertas comerciales que le otorguen valor adicional a su propuesta comercial y le permita ir diferenciándose de su competencia relevante, es decir, se potenciaría el negocio desde lo básico hacia propuestas más completas. Los insumos y materiales requeridos son suministrados por diversos proveedores locales con calidades y costos diferentes. Dependiendo de los volúmenes de compra y la forma de pago usted puede acceder a descuentos importantes.
La demanda y oferta usted la mide en cantidad de copias por mes y ésta no varía en forma significativa, a menos, que se adjudique una licitación o trabajo especial. Todo trabajo especial, tiene una fecha de entrega acordada con el cliente y su cumplimiento es prioritario, ya que generalmente hay multas de por medio.
El elemento diferenciador que tiene la empresa es la calidad de servicio y por ende su principal preocupación es la satisfacción de sus clientes. Usted sabe que la repetición de compra genera la viabilidad del negocio en el largo plazo. En este sentido los procedimientos asociados a la prestación o ejecución del servicio respecto de las especificaciones técnicas y parámetros de calidad deben ser revisados y reformulados de modo de eliminar las distorsiones y problemas presentes que hoy día atentan contra el nivel de servicio.
La empresa sabe que la clave del éxito es el servicio y su calidad, y por ende, todo su accionar está en función de un servicio oportuno, confiable y de excelencia. Su slogan es “preocúpese de la esencia de su negocio y deje en nuestras manos la operación de reproducción de documentos”.
Una de las gracias o fortalezas de esta empresa es que cuenta con una fuerza de venta con basta experiencia en el rubro y con una muy buena llegada y/o relación con los clientes, lo anterior, facilita y permite conocer lo que el cliente desea, valora, requiere y exige transmitiendo clara y oportunamente estos requerimiento a la gerencia de la empresa.
Por lo tanto, para la empresa no es desconocida la expectativa de los diversos consumidores, caracterizándose por su conocimiento profundo del mercado y de sus clientes objetivos.
Asimismo, la empresa a través de su fuerza de venta experimentada y de su equipamiento técnico disponible traduce y conoce claramente las especificaciones de calidad del servicio requerido, por lo cual, la empresa articula o gestiona su nivel de actuación en función de las características, especificaciones y requerimientos reales de
Su cliente. Lo que no se puede producir en su local, lo subcontrata con un tercero manteniendo el nivel de calidad exigido y plazos comprometidos.
Para poder formular o replantear las estrategias, el servicio y su estructura, usted debe entregar al Directorio un primer informe, para ello debe tener claro las siguientes interrogantes:
1. Mencione o indique a lo menos tres (3) “estrategias funcionales u operacionales” que se desprenden del caso y que aplican en el caso (7 puntos).
Expuesto el caso de la empresa “Acierto Grafico S.A.” se puede deducir con los datos entregados que una de las estrategias operacionales con la cual funciona la empresa es la incorporación permanente de tecnología para todas sus operaciones lo que puede definirse como estrategia de diferenciación la que consiste en que la empresa busca ser única en su sector explotando dimensiones del producto que son realmente valoradas por el consumidor, se puede visualizar que la empresa selecciona uno o varios atributos que los consumidores del sector perciben como importantes tratando de satisfacer en exclusiva esas necesidades, esta diferenciación se basa en el propio producto.
Otra estrategia que se puede extraer es también la relación que se lleva con el cliente en la manera de relacionarse y vender el producto la estrategia depende del modo de contactarse con el cliente atendiendo todas sus necesidades y propuestas tratando de darle satisfacción a todas ellas se debe de atender en forma oportuna y presta todos los requerimientos de los clientes y cumplir con el plazo acordado para no incurrir en multas por demora y perder dinero, confianza y credibilidad.
Otra estrategia que se puede mencionar son las desplegadas en la página Web que tiene la empresa dedicándole tiempo y recursos para que esta sirva además de contacto con los clientes, de publicidad y promoción de los diversos servicios con que cuenta la empresa esta es una buena estrategia porque se ahorra el tener otras formas de promoción y publicidad que no llegan tanto al cliente o publico que se quiere como cliente, además de los costos que implica por ejemplo una publicidad en radio o televisión.
2. En función del contacto con el cliente, clasifique el servicio brindado explicando claramente las razones de su clasificación (7 puntos).
Se puede clasificar el tipo de contacto de esta empresa que tiene con los clientes de alto contacto ya que el cliente es quien participa activamente de los procesos para la transformación del producto además es él quien dispone de los plazos de entregas del producto terminado. La empresa sabe que la clave del éxito de su negocio es el servicio y la calidad de este por lo tanto una relación estrecha entre cliente y prestador significa que este puede confiar en la empresa comunicando todo lo que desea, valora y requiere transmitiendo todo esto a la gerencia de la empresa.
Lo anterior queda demostrado con la estrecha relación que tienen los vendedores, los cuales poseen una vasta experiencia en el campo, además de una buena llegada, convirtiéndose esto en una de las principales fortalezas de la empresa.
3. ¿Defina y explique el o los niveles de control relevantes que aplican y que están ausentes (o están desarrollados de manera deficiente) que deben implementarse para mejorar el control de este negocio? (7 puntos).
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
De acuerdo con los anterior en la empresa se puede visualizar un control en el área de adquisiciones precario ya que con la revisión de los datos se desprende que los insumos y materiales requeridos son adquiridos en diferentes proveedores y con diferente grado de calidad, se debe definir con una adecuada gestión de adquisición cuales son los proveedores que entregan un material de calidad y al mejor precio y que sea confiable en sus entregas.
Se desprende también que el control operacional de la fabricación del producto es deficiente ya que no se cuenta con un sistema de gestión de producción y las operaciones son coordinadas y ejecutadas de acuerdo a la experiencia de los supervisores y al manejo de prioridades, además con un buen sistema de gestión operacional se reducirían las mermas, los reproceso y mejorar la calidad del trabajo.
Como propuesta para la mejora de la organización en cuanto a gestión operacional y de calidad, se puede implementar un sistema de gestión de calidad adecuado a la empresa que comprenda a todas las áreas involucradas, primero en las adquisiciones de materia prima y luego en las de operaciones.
Este programa debe tomar en cuenta todos los casos que se vieron anteriormente, como por ejemplo no contar con un sistema de gestión de producción formal que nos muestre clara y oportunamente cómo va el negocio, para esto debe desarrollarse un sistema de gestión de calidad, que refuerce esas falencia y que apoye a las que ya se están gestionando de manera adecuada.
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