Qué significa administración?

1.1. ¿QUÉ SIGNIFICA ADMINISTRACIÓN?

Todos los conceptos que podemos encontrar sobre el significado de la palabra administración, nos llevan a observar diferentes puntos de vista. Así presentamos las siguientes definiciones.

Según Idalberto Chiavenato, la administración es la conducción racional de las actividades de una organización, con o sin ánimo de lucro. Ella implica la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades diferenciadas que la división del trabajo presente en una organización.

Robbins y Coulter definen la administración como el proceso de hacer que las actividades sean terminadas con eficiencia y eficacia con y a través de otras personas. El proceso está constituido por las funciones de planificación, organización, dirección y control (la función de integración está incluida en las demás funciones). La eficacia y eficiencia proporcionan un marco de elección de decisiones acertadas y acciones desempeñadas hábilmente.

Bajo una perspectiva metodológica, Hermida, Serrá y Kastika definen a la administración como una ciencia que estudia a las empresas con fines descriptivos y explicativos de su actuación en el tiempo, que formula hipótesis y utiliza tanto el método científico como las técnicas instrumentales para operar productivamente. Prescribe o norma propuestas de mejora y se proyecta con la finalidad de mantenerlas vigentes. Los autores identifican la relación entre ciencia y técnica, en el sentido que las técnicas serán suficientes en el manejo operativo de una empresa hasta que las situaciones cambiantes originen que ésta se aparte de sus objetivos o que se creen distorsiones que obstaculicen el logro de los resultados esperados, necesitándose nuevamente de la ciencia de la administración.

Stoner y Freeman indican que la administración es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización empleando todos los demás recursos organizacionales para lograr objetivos organizacionales establecidos

Podemos encontrar aspectos comunes del significado de la administración:

Ciencia que utiliza:

• Hipótesis y técnicas especializadas,

• Establece objetivos considerando

• Dimensiones de tiempo presente y futuro, y

• Convierte los planes en acciones.

Crea ambientes físico y social propicios para:

• Trabajar e innovar organizadamente,

• Tomar decisiones eficaces y eficientes,

• Actuar mediante equipos de personas, y

• Evaluar continuamente los logros.

1.2. TOMAR DECISIONES EFICACES Y EFICIENTES, requiere:

Comprender la dinámica social, identificando sus tendencias y ubicando sus aspectos sensibles, con el propósito de tener un conocimiento profundo del mercado en el que opera la empresa y así poder proyectar los cambios que depara el futuro.

Identificar el propósito de existencia de la empresa, su naturaleza y filosofía, con la finalidad de consolidar y mantener un estilo gerencial y planeamiento compatibles con esa dinámica social.

Conocer - poseer dominio científico y pragmático - los componentes necesarios para lograr objetivos empresariales, los que son:

1. El Producto o Servicio que se ofrece al consumidor, considerando que los diseños, procesos de elaboración y sistemas sean consecuencia lógica de lo investigado por la empresa en el mercado y posean los atributos necesarios para satisfacer parte de él.

2. La Imagen externa que la empresa proyecta por medio de las actividades que desarrolla y que es percibida por la sociedad. La imagen interna que es percibida y proyectada por los miembros de la organización hacia la misma.

3. La Calidad de la gestión que fundamenta y a la vez sostiene la toma de decisiones. Un buen sistema de administración es aquél que ayuda a la empresa a no perder la visión de futuro y a la vez a utilizar la cantidad y calidad de esfuerzos suficientes para lograr las metas señaladas.

4. .4. ¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO?

5. En términos generales, las funciones del procesos administrativo son:

6.

7. 1.4.1. Planeamiento:

Responde a la reflexión, a la concepción de la visión futura de la empresa, observando las oportunidades y restricciones que se generan en el ambiente en donde se desarrolla; esto quiere decir, identificando aquellos sucesos que puedan ser beneficiosos y evadiendo o disminuyendo los posibles efectos nocivos que otros puedan traer a la organización. Implica evaluar los puntos fuertes y débiles al interior de la empresa y seleccionar misiones y objetivos. Requiere la elección de medios y acciones específicas para lograr metas de largo y corto plazo respectivamente, así como tomar decisiones al elegir cursos de acción entre varias opciones.

El planeamiento renueva continuamente el concepto de lo que la empresa será en el futuro, por lo que esta función puede verse como la principal responsable de la vigencia de las organizaciones en el tiempo.

1.4.2. Organización:

Consiste en analizar, agrupar y evaluar las acciones establecidas por la planificación, creando puestos de trabajo y las relaciones formales que d ellos emanan. En éstas, básicamente se identifica dos tipos de correspondencia: la primera, de autoridad y responsabilidad entre jefes y subordinados; la segunda, de coordinación entre los que pertenecen a un mismo nivel jerárquico.

La estructura organizacional es el resultado del análisis de los puestos de trabajo, en donde éstos adquieren denominaciones tales como gerencia, departamento, sección, unidad, u otras que se presenten de acuerdo a su ubicación jerárquica y a la magnitud o alcance de su acción. La representación gráfica de esta estructura se observa en el organigrama.

8. Al organizar se definen formalmente los roles de los miembros de la empresa. Una óptima aplicación de la función de organización se da cuando ésta es compatible con los planes y ayuda a lograr los objetivos propuestos.

1.4.3. Integración de los recursos humanos o de personal:

Implica encontrar y mantener al personal suficiente e idóneo en cada puesto de trabajo, de acuerdo a los requerimientos establecidos previamente por la función de organización. Tiene como finalidad identificar, hacer un “inventario” de habilidades, personalidades y otras características de los miembros de la organización, para ubicarlos en puestos de trabajo compatibles con esas competencias y por lo tanto, facilitar que se logren los objetivos a través de las personas adecuadas.

1.4.4. Dirección:

Consiste en generar condiciones que favorecen la creación de un ambiente humano propicio para influir en la mejora del desempeño individual y colectivo, cuyo efecto contribuya a cumplir las metas de la organización y sus miembros.

1.4.5. Control:

Requiere establecer mecanismos que midan el avance de las acciones desarrolladas por la organización y hacer el seguimiento respectivo, para asegurar que éstas se acerquen a los planes y se logren los objetivos. A su vez, mediante la evaluación de los resultados parciales, se puede identificar aspectos necesarios que deben ajustarse en las demás funciones, logrando evitar posibles errores o desviaciones.

La administración es parte fundamental de la organización, ya que sin una adecuada gestión, ésta no puede mantenerse vigente. Toda empresa que desee cumplir con sus metas u objetivos debe poseer una buena administración, por lo que las funciones mencionadas ofrecen métodos para conocerla.

1.5. ¿CÓMO SE CLASIFICAN LAS EMPRESAS?

Existen diversas formas de clasificar empresas. Como se indicó anteriormente, la administración se aplica a todo tipo de empresa u organización, ya sea grande, pequeña, con fines de lucro o no, estatal o privada.

1.5.1. Por la propiedad del capital: pública, privada, mixta.

1.5.2. Por el tamaño de la empresa: grande, mediana, pequeña, microempresa.

1.5.3. Por el sector al que pertenecen: industrial, comercial, de servicio.

1.5.4. Por la forma en que se constituye: Sociedad Anónima Abierta, Sociedad Anónima Cerrada, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Empresa Unipersonal, Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.)

1.5.5. Por el origen del capital: Nacional, extranjero, mixto.

1.5.6. Por la forma de reparto de utilidades: por acciones, por participaciones, por servicios o por trabajo.

1.5.7. Por la forma de participación en la gestión: por capital aportado, por personas.

1.5. EN TÉRMINOS GENERALES

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