Recibo Y Despacho De Documentos

ACTIVIDAD: Recibo y despacho de documentos

TEMA: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

1. EL EMBALAJE

El embalaje puede llamarse el recipiente o la envoltura utilizada en la agrupación de productos necesarios de transportar. Por lo general el embalaje se realiza con el simple objetivo de proteger el contenido, precisar las condiciones de manejo, composición, ingredientes, requisitos legales, entre otros, o promocionar el producto por medios grafismos. En cuanto a la protección del producto el embalaje interviene en impactos como, compresión vertical y axial, vibración, polvo, lluvia, ladrones, caída libre, roedores, humedad, insectos o temperatura inapropiada entre otros que pueden dañar los productos.

Los modos del embalaje varían según sean las características físicas y de la forma de cerrado utilizado. Ahora bien de determinada manera el embalaje puede ser:

• Embalaje primario. Es el empaque que está en contacto directo con el producto.

• Embalaje secundario. Es el que se utiliza para transportar embalajes primarios o productos dentro de sus envases.

• Embalaje terciario: Es el que transporta varios embalajes secundarios.

1.1. REQUISITOS QUE DEBE REUNIR EL ADECUADO ACONDICIONAMIENTO DE LOS ENVIOS.

 Primero que todo, los envíos que se realicen deben estar correctamente empacados y sellados.

 Cada uno de los envíos debe tener los datos de la persona que remite y a quien va dirigido, domicilio o cargo, identificación tributaria, fecha y lugar, numeración consecutiva, código de identificación del documento, número de folio, cantidad, firma y sellos.

 En el caso de los sobres deben estar bien sellados con rotulo claro y legible.

 Cuando los envíos son múltiples debe indicarse claramente el número de caja contra el numero de envió en el orden consecutivo.

 Al enviar paquetes es recomendable cubrir los espacios vacíos con materiales de empaque.

1.2. FORMA CORRECTA DE EMBALAJE: La forma correcta de realizar el embalaje depende directamente del tipo de productos que se requiera embalar, por ende dependiendo del tipo de mercancía ya sea por su peso, fragilidad, tamaño; Así mismo será el embalaje apropiado tanto para la parte interna como externa del producto.

El embalaje de los documentos debe hacerse en cajas y apilándolos, sin embargo es necesario separarlos por tema, departamento o prioridad, porque de esta manera se organizará más fácil y rápido en la nueva oficina; no obstante cerciórese que queden bien asegurados

DOCUMENTOS IMPRESOS. Atar los materiales impresos juntos para prevenir que se desplacen. Amortiguar suficientemente el paquete antes de empaquetarlo dentro de una caja exterior de cartón ondulado de doble pared.

PRODUCTOS ENROLLADOS. Juntar los productos enrollados utilizando varias capas de película de plástico o papel Kraft y envolverlo con cinta de embalaje de plástico. Después envolver la etiqueta de dirección alrededor del objeto o utilizando una bolsa.

FOTOGRAFÍAS Y CARTELES. Colocar los artículos planos dentro de un material rígido como contrachapado, plástico o capas de relleno en fibra de madera; como alternativa, colocar el material impreso entre piezas de relleno ondulado y sellando ambos materiales unidos en todas las juntas.

OBJETOS FRAGILES Y/O PEQUEÑOS: Conviene identificar en el exterior y utilizar bolsas especiales y cajas acolchadas, se debe indicar siempre en el exterior la fragilidad del contenido.

POLVOS Y GRANOS FINOS: Se deben empacar en bolsas de plástico fuerte, selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera, utilizar etiquetas de flechas hacia arriba para materiales no sólidos.

Obras de arte. Aplicar cinta selladora de forma cruzada en la superficie de cristal para prevenir que se raje.

PLANOS, MAPAS, ETC: Debe utilizarse tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo.

LIQUIDOS: Se deben empacar en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte y sellado con una bolsa de plástico.

2. RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS EN UNA EMPRESA

Primero que todo debo mencionar que como actualmente no estoy laborando en una empresa entonces decidí analizar el proceso de recibo

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