ROL DE LAS RELACIONES PUBLICAS

ROL RELACIONES PÚBLICAS

1. EL PROBLEMA

1.1. DESCRIPCION ACTUAL DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

Los miembros de toda cultura comparten un estilo de vida común que es la expresión explícita y no verbalizada de su comprensión sobre las reglas que rigen las formas en que se comunican. Aquel estilo de vida que caracteriza a las gentes y que provee a éstos de una serie de supuestos y premisas básicas que normalmente no se reconocen ni cuestionan pero que guían y estructuran su devenir comunicacional.

Todo comportamiento normativo de los miembros de un grupo es una función de su particular orientación de mundo, tanto en un sentido ideacional y trascendental como en la visión propia de cada individuo, todo comportamiento posee un sentido comprensivo de la realidad.

En un mundo en constante cambio, en donde las gentes son arrastradas al contexto social y económico de naciones enteras, obviamente que debe hacerse un esfuerzo por conjugar una visión donde el universo social, económico y natural que en verdad controla sus vidas pasen a ser parte de una concepción particular del mundo, donde ellos tengan algo que decir

En este contexto la comunicación como referente esencial de los espacios de interacción aportan a la compresión de formas y contenidos en que las sociedades se comunican bajo ciertas premisas o referentes de dialogo multi-institucional.

Es así como en esta investigación tomaremos dos actores: el Municipio Provincial de Arequipa y la comunidad en su conjunto.

Este no será un análisis exhaustivo de todas las variables donde están subsumidos estos dos actores, sino más bien, es una evidenciación de un proceso constante de comunicación - acción.

En toda organización la información y una adecuada comunicación es fundamental, ya que son el medio por el cual ésta unifica su actividad. Con la comunicación se alimenta el sistema social, se modifican conductas y se logran cambios necesarios para alcanzar los propósitos de las organizaciones.

Debido a lo anterior, desde hace algunas décadas comenzó a emerger dentro del ámbito de las comunicaciones la Comunicación Institucional, concepto que ha venido aplicándose a todas aquellas actividades de comunicación que implican el intercambio de datos, ideas, informaciones y conocimientos entre las instituciones y sus públicos.

Las empresas modernas hoy en día, tanto públicas como privadas, tienen claro que los objetivos de la comunicación Institucional y su adecuada aplicación consolidan un clima social y organizacional sano, en donde surge a conciencia la necesidad de crear mecanismos de Comunicación con el objeto de organizar todos los intereses y mejorar las relaciones, ya sean con su público interno como con el público externo.

Para poder lograr un conjunto de supuestos -desde la evidenciación de la comunicación entre los dos actores de nuestro interés- que contribuyan a un desarrollo de una visión estratégica institucional en esta investigación se establecerá un conjunto de pasos, que de alguna forma pueden considerarse como dimensiones pensadas para ser ejecutadas.

No hay forma de diseñar algo así como un”puesto estándar” aplicable a todas las organizaciones porque, para asegurar su efectividad, las actividades comunicativas deberán planearse y desarrollarse con base en las necesidades concretas de cada organización y en consistencia con su naturaleza, cultura y situación. La función de comunicación o se desarrolla a la medida de cada organización o acaba siendo un elemento cosmético sin mayor utilidad real

Etapas... para llegar a alguna parte, en la comunicación entre dos actores.

De esta forma este proyecto requiere para su ejecución analizar la importancia de la función social de la comunicación institucional, específicamente a nivel externo; detectar si existe o no carencia comunicacional entre la Institución y sus públicos; conocer algunas de las necesidades comunicacionales de sus públicos respecto a las acciones del Municipio Provincial de Arequipa; y establecer una propuesta de diseño de una estrategia comunicacional, tanto en su estilo como en su contenido, todo lo cual colabore en la entrega de un mejor servicio a la comunidad.

La Municipalidad Provincial de Arequipa creemos que necesita establecer una estrategia comunicacional óptima, con un nivel de recepción superior al actual y con una mayor fluidez de retroalimentación entre la institución y su comunidad, así como el mejoramiento de la imagen institucional, asociado a un incremento en el grado de persuasión en la opinión pública, y la posibilidad de establecer métodos efectivos de comunicación social.

En esta investigación se plantea realizar un estudio exploratorio y descriptivo del sistema comunicacional empleado por la institución hacia sus públicos, para identificar las carencias y necesidades comunicacionales de éstos respecto al trabajo y acciones del Municipio Provincial de Arequipa. A través del método cuantitativo, se pretende recopilar la información que permita el inicio de actividades orientadas a la formulación de líneas estratégicas centrales que puedan consolidar el diseño de una estrategia comunicacional.

Finalmente, se elaborará el Diseño de una Estrategia Comunicacional la cual deberá abarcar una propuesta de trabajo en el ámbito comunicacional a objeto de lograr un mayor acercamiento y participación de éstos hacia su gobierno local, para así proyectar ésta una imagen pública óptima ante su comunidad y sus pares.

PROBLEMA

La Municipalidad Provincial de Arequipa, en especial su Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Difusión, a pesar de que está integrado por un equipo de profesionales relacionados con el área en Comunicación Social, que son los encargados de ejecutar las acciones de difusión del quehacer municipal a la comunidad, esta labor no se realiza en forma eficaz, lo cual es reconocido por la autoridad local y por la propia comunidad.

Por tal motivo, autoridades del Municipio Provincial de Arequipa han manifestado un creciente debilitamiento en sus comunicaciones, haciendo énfasis en la comunicación externa, quedando de manifiesto en las reiteradas omisiones que se observan en las reuniones que se sostienen con las organizaciones de la comuna, donde se observa un evidente desconocimiento de las políticas y acciones que emprende el Municipio Provincial de Arequipa en la comunidad.

Esto es preocupante teniendo presente los nuevos desafíos que enfrentan los municipios, como consecuencia de la evolución de las comunidades locales, las expectativas de parte de los ciudadanos frente a la administración municipal y a su capacidad para resolver los problemas de la comunidad.

Actualmente, en un mundo liderado por las comunicaciones las empresas deben contar con sólidas bases que le aseguren el éxito en sus relaciones externas. Por tal motivo la Comunicación Institucional surge como una herramienta preocupada de la comunicación en la organización, construyendo, manteniendo y creando los vínculos que le permiten armonizar sus comunicaciones con sus públicos.

La Municipalidad Provincial de Arequipa, como fiel representante del gobierno en el sector donde está inserta, es la encargada de ejecutar diversas tareas en el área de acción social, respondiendo adecuadamente a los requerimientos y aspiraciones de la comunidad. Para tales efectos, abarca áreas como familia, vivienda, asistencia social, fomento productivo, capacitación, cultura, deporte y recreación, salud, medio ambiente, organizaciones comunitarias, democracia vecinal, seguridad vecinal, entre otras

Si consideramos que la comunicación externa del Municipio Provincial de Arequipa debería tender a generar un concepto de confianza y estabilidad social hacia la comunidad, ya que el Departamento de Relaciones Públicas no está cumpliendo con este objetivo macro. Por lo cual, la imagen que proyecta el Municipio Provincial de Arequipa genera un incierto entre los habitantes de la comuna y a su vez le puede restar credibilidad a la administración municipal respecto a su gestión, objetivos y funciones, dañando de igual forma la imagen pública de la institución.

Así el poder alcanzar un puente estratégico comunicacional entre el Municipio Provincial de Arequipa y la comunidad es central, ya que lo que se encuentra en juego es la dinámica de crecimiento de ambos actores de la sociedad arequipeña, pero por sobre todo es establecer la imagen pública del Municipio Provincial de Arequipa. Al mismo tiempo este puente debe considerar los distintos factores del público objetivo, como la ruralidad de la comuna, su idiosincrasia cultural; los medios de comunicación existentes en la comuna; el nivel educacional; el nivel socioeconómico, entre otros.

La finalidad de esta investigación será observar y descubrir si el sistema comunicacional utilizado por la Municipalidad Provincial de Arequipa, a través de su Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Difusión, es efectivo o no, lo cual será medido por un cuestionario a través de encuestas aplicadas al público externo de la Institución Municipal.

1.2. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

¿La Municipalidad Provincial de Arequipa desarrolla una política comunicación en donde las acciones a seguir están determinadas en una estrategia, la cual permite un mayor acercamiento a sus públicos, tanto en al ámbito relacionado con el desarrollo de la gestión municipal en la comunidad, como en la percepción de la imagen institucional de la organización, contribuyendo a mejorar la comunicación entre las partes afectadas, como también a asignar la importancia de un adecuado manejo de las comunicaciones

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