Requisitos RUC

GUÍA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL

1.1. Política de seguridad, salud en el trabajo y ambiente

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe en su política SSTA y las otras políticas establecer elementos adicionales, relacionados con el control de los riesgos prioritarios y debe asegurar que los trabajadores y las partes interesadas se encuentran familiarizados con estos elementos y aplican los mecanismos de control. Debe evaluar el conocimiento e implementación de las políticas de los contratantes.

1.2. Elementos visibles del compromiso gerencial

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la gerencia debe demostrar que es proactiva, que lidera la mejora del sistema de gestión, analiza y genera planes de acción que trascienden a las partes interesadas de acuerdo con los resultados de las inspecciones y reuniones gerenciales e impacta el desempeño de la organización.

1.3. Objetivos y metas

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe demostrar que los objetivos y metas evolucionan con la gestión y tienen un direccionamiento estratégico y visión a largo plazo. Los objetivos deben estar alineados y reflejar las estrategias en SSTA de la compañía.

1.4. Recursos

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe evidenciar que realiza la asignación de recursos propios para la gestión del sistema SSTA más allá del cumplimiento legal, y las partes interesadas que afecten al sistema SSTA, a través de la participación de los subcontratistas y otras partes interesadas en actividades relacionadas con la gestión del sistema (ej. conformación de las brigadas), evaluando sistemáticamente la efectividad de los recursos asignados y de los planes de acción generados en términos de mejoramiento del sistema de gestión. La gerencia deberá al realizar la asignación del presupuesto tiene en cuenta el costo - beneficio y se desarrolla proyectos en HSE.

2. DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL SSTA

2.1. Documentación

•Manual del Sistema de Gestión en Seguridad, salud en el trabajo y Ambiente.

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la organización debe demostrar que el manual está integrado con los demás procesos de mejoramiento continuo.

•Control de Documentos y Datos

Asegurar que se identifican los documentos de origen externo necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión SSTA y que su distribución esté controlada.

•Control de los registros

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe demostrar que cuenta con un sistema de protección de la información, que la actualización de la información es dinámica de acuerdo con los cambios de la organización, y que se apropian de tecnologías de la información para el control de la documentación y registros.

•Manual de imagen y aplicación uso de la marca del RUC

Las empresas evaluadas por el RUC que tengan una calificación mínima del 80% y que no hayan tenido impacto a la accidentalidad de acuerdo con los criterios del registro uniforme de evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente – SSOA para contratistas RUC, podrán hacer uso de la marca RUC de acuerdo con lo definido en el manual de imagen y aplicación.

El incumplimiento a los requisitos establecidos en el manual generará no conformidad frente al elemento evaluado.

2.2 Requisitos Legales y de otra índole

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe evidenciar acciones para anticiparse a los cambios en la legislación en SSTA aplicables a su actividad económica.

Para anticiparse a los cambios de la legislación la empresa puede informarse sobre los requisitos legales a través de las diferentes fuentes como las páginas de los Ministerios, participación en mesas de trabajo, consultas previas, presentación de alternativas frente a los requisitos legales. Como mínimo la empresa debe informarse y evaluar cómo le afectan los cambios que se prevén en la legislación.

2.3 Funciones y Responsabilidades

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe demostrar que las acciones resultantes de la evaluación de funciones y responsabilidades en SSTA fomentan en los trabajadores la toma de conciencia para comprender la importancia de su contribución al sistema de SSTA traduciendo los objetivos estratégicos del sistema en objetivos individuales.

Se debe evidenciar mejora en el desempeño en SSTA de los trabajadores cada año.

2.4 Competencias

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe demostrar que los trabajadores conocen sus competencias individuales y en donde pueden contribuir para mejorar la gestión del sistema SSTA. La empresa tiene un plan carrera de desarrollo definido por persona para el cargo y funciones desarrolladas en la organización que le permite a los trabajadores y a las partes interesadas participar en el desarrollo mejoramiento del sistema SSTA.

2.5 Capacitación y Entrenamiento

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe demostrar que cuenta con metodologías pedagógicas innovadoras para mejorar las prácticas seguras y limpias en el desarrollo de las tareas que demuestren continuidad y trascendencia en el tiempo.

2.6 Programa de Inducción y Reinducción en SSTA

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la inducción a los trabajadores debe incluir el entrenamiento inicial enfocado en su cargo, y el seguimiento y aseguramiento de que el trabajador conoce y aplica los procedimientos seguros de trabajo.

La Reinducción se debe realizar al cien por ciento de los trabajadores y debe ir enfocada a los aspectos generales de la empresa que no estén incluidos en el programa de reentrenamiento.

2.7 Motivación, Comunicación, Participación y Consulta

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe demostrar que tiene algún instrumento para medir el grado de motivación, comunicación, participación y consulta y este retroalimenta los programas.

Los instrumentos pueden ser: Medición del clima organizacional, reuniones periódicas, reconocimiento a los logros personales, académicos y profesionales, espacios de contacto con los trabajadores.

3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO SSTA

3.1. Identificación de Peligros, Aspectos Ambientales, Valoración Y Determinación de Control de Riesgos E Impactos. (Gestión del Riesgo)

•Identificación de Peligros, Valoración y Determinación de Controles de los Riesgos.

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, y demostrar que el proceso de identificación de riesgos sea dinámico el cual se integra a todas sus actividades y es actualizado de manera sistemática la empresa debe retroalimentar la identificación de peligros con todas las actividades que impactan el sistema (auditorías, simulacros, análisis de tendencias, visitas planeadas, incidentes entre otros), para lo cual puede utilizar diferentes metodologías como ATS, HAZOP, WHAT IF, HAZID entre otros, según aplique a la actividad económica y riesgo de la empresa.

La empresa debe demostrar que existe una evolución en el análisis y efectividad en el control de sus riesgos que incluya además de los controles administrativos y epp, controles de diseño, ingeniería, eliminación, sustitución.

•Actos y Condiciones Inseguras

Para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC, la empresa debe demostrar que existe un programa de seguridad basado en comportamiento el cual es sostenible en el tiempo e incluye mejoras como:

- La activa participación del nivel directivo en el reporte de actos y condiciones inseguras, su retroalimentación a los trabajadores y el compromiso visible con su comportamiento;

- Los resultados de observaciones y reportes de actos y condiciones son una entrada básica y demostrable cuando se investigan los accidentes y casi accidentes.

- La efectividad del programa redunda en disminuir la incidencia de procesos disciplinarios (por ej. Reduce las sanciones por incumplimientos de normas y procedimientos).

•Identificación de Aspectos Ambientales, Valoración y determinación de controles de los impactos

En consecuencia de lo anterior, toda empresa contratista, en armonía con las disposiciones legales, debe demostrar el seguimiento y medición periódica de la efectividad de las medidas de control de los impactos, de sus actividades y servicios. Otorgado el contrato la gestión de los aspectos ambientales se debe ajustar de acuerdo con el programa de la compañía contratante y las condiciones del contrato.

Para que el proceso de identificación de aspectos e impactos ambientales sea dinámico, la empresa debe integrar todas sus actividades, incluyendo los riesgos y oportunidades para la organización derivados del cambio climático, y actualizar la identificación de manera sistemática. La empresa debe demostrar que existe una mejora continua en la identificación, análisis y efectividad del control de los aspectos e impactos ambientales que incluya además de los controles administrativos, controles

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