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Introducción al manejo de las hojas de cálculo: Microsoft Excel 2007

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Caso Ejemplo: Realizar un formato de Cotización

Tiempo estimado de formación: 10 Horas Semanales

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Familiarizar al aprendiz con la interfaz grafica de Microsoft Excel mediante la utilización de las herramientas de edición y la implementación de cálculos básicos.

DDeessccrriippcciioonn ddeell MMaatteerriiaall ddee CCuurrssoo

Este material de curso es una reproducción PASO A PASO de los videotutoriales. Le permite visualizar por medio de imágenes informativas cada uno de los movimientos que debe seguir para alcanzar las actividades de Enseñanza – Aprendizaje – Evaluación.

Adicionalmente, Manejo de herramientas Office 2007: EXCEL, trae material de consulta extra en el link DOCUMENTOS DE APOYO, del menú principal.

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PLANTEAMIENTO DEL CASO EJEMPLO - UNIDAD 1

Nicolás es un joven emprendedor que ha iniciado su propia empresa. Gracias al esfuerzo y disciplina ha logrado en poco tiempo posicionar su empresa. Sin embargo y dadas las condiciones actuales del mercado, sabe que debe utilizar las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC para ser mas competitivo.

Para analizar adecuadamente la información de su negocio –algo que él considera una clave para el éxito-, Nicolás inicia la búsqueda de una herramienta que le permita administrar todos sus datos. Uno de sus mejores amigos le habla del programa Excel, en el que a través de hojas de cálculo podrá acceder, analizar, diseñar y presentar su información de manera rápida y eficiente.

Para el transcurso de la primera semana Nicolás necesita:

1. Tener un listado de precios de sus productos.

2. Tener la base de datos de sus vendedores y clientes.

3. Poder realizar cotizaciones a sus clientes de manera rápida.

METODOLOGIA

OBJETIVO DE LA UNIDAD 1 Conocer la interfaz Microsoft Excel permitiendo generar un listado imprimible de sus productos, vendedores, clientes y la cotización. TEMAS POR DIAS DE FORMACION TIEMPO ESTIMADO DE FORMACION TEMA 1 Explorando Excel Abrir Excel, Guardar archivo, Conceptos, Insertar datos, Formato a Datos, Cambiar nombre de hoja de cálculo 2 Horas 10 HORAS TEMA 2 Trabajar con hojas Ingresar hojas de cálculo, incluir un encabezado y pie de página, usar opciones de pre visualización, Ocultar columnas 2 Horas TEMA 3 Edición Copiar, cortar y pagar, preparar para la impresión 2 Horas TEMA 4 Trabajar con celdas Combinar celdas, bordes, formato personalizado 2 Horas TEMA 5 Formulas Básicas Inserción de formulas básicas, finalizar cotización 2 Horas

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TEMA 1: Explorando Excel

1. Inicio a Trabajar con Excel

1.1. Ingresar a Excel

1.2. Conocer el área de trabajo

1.3. Áreas del libro Excel

1.4. Ingresar Datos a la Hoja de Cálculo

1.5. Formato a Texto

1.6. Ampliar tamaño de columnas

1.7. Guardar libro

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Ingresar a Excel

1. Ir al botón de INICIO ubicado en la esquina izquierda de la pantalla. Dar Clic.

2. Dar Clic en “Todos los programas”

3. Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office. Dar Clic.

4. Allí se despliega un menú en el que aparece la opción Microsoft Excel 2007. Dar Clic.

5. El programa se inicia.

Nota

Este sistema operativo es XP, pero si su sistema operativo es VISTA, el botón de inicio queda ubicado en el mismo sitio y el procedimiento es igual.

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Conocer el área de trabajo

1. Una vez Excel está abierto en la pantalla, aparece un mensaje de inicio que se aconseja leer antes de cerrar.

2. Es posible que la ventana del programa aparezca reducida. Ampliar dando clic en el botón RESTAURAR.

Recuerde que:

Minimizar, es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla.

Maximizar o ampliar. Pantalla vista al 100%

Para cerrar el programa (recuerde guardar su trabajo primero)

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Áreas del libro Excel

Área MENÚ CINTA

AREA DE TRABAJO

BARRA DE ACCESO RAPIDO

MENU CINTA

BARRA DE TITULO

FICHAS

BOTON OFFICE

GRUPOS

CUADRO DE NOMBRES

INSERTAR FUNCIONES

COLUMNA (numeradas con letras)

FILA (numerada de forma descendente)

CELDA: Intersección entre una columna y una fila.

Sirve para viajar rápidamente al interior del documento. Ubicando coordenadas. Ejemplo: B5. Celda ubicada en la columna B y la fila 5.

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AREA DE HOJAS DE TRABAJO

Ingresar datos a la Hoja de cálculo

Para desarrollar una base de datos (actividad a realizar durante esta sesión de estudio) debemos seguir los siguientes pasos:

Cambiar el nombre de la hoja a trabajar

1. Con el cursor señalar la pestaña “Hoja 1”.

HOJAS DE CÁLCULO

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

BARRA DE ESTADO

ZOOM

Esquina inferior izquierda. Al tratarse de un libro, el libro Excel está conformado por hojas (Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3). Cada hoja puede ser renombrada, copiada, eliminada, ocultada, protegida, personalizada con colores, entre otros.

Sirven para mover el área de trabajo.

Exhibe los mensajes de control de los procedimientos adelantados. Puede personaliza la información que aparece allí.

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2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.

3. Dar clic sobre el área resaltada

4. Digitar el nombre deseado, en este caso será “Productos”.

Nota

Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera celda (A1) se use para el titulo o nombre de la información. Ejemplo: Código de producto.

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Formato a Texto

Una vez los títulos de la información a consignar se han completado, se seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas, iniciando por la celda A1 hasta la E1:

5. Se hace clic en la pestaña inicio y se ubica el grupo número.

6. Hacer clic sobre la flecha de formato.

7. Del menú visualizado, Dar clic sobre texto.

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Modificar tamaño de columnas

Una vez cambiado el formato de los títulos de columnas, se puede modificar el tamaño de estas con el fin de visualizar el titulo de forma total y no parcial.

8. Para cambiar el ancho de una columna, ubicar el cursor sobre el borde derecho de la columna.

9. El cursor cambia, desplazar con clic sostenido a la izquierda o derecha a la nueva posición.

10. Para el ejercicio, aplicar el tamaño de la columna valor unitario. Desplazar hacia la derecha.

Nota: Otra forma para cambiar el tamaño de un columna, simplemente ubicar el cursor sobre le borde derecho de la columna, al cambiar el cursor, dar doble clic.

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Guardar libro

Una vez terminado el trabajo sobre el libro se procede a guardar en disco el libro.

1. Dar clic sobre el botón office.

2. Del menú desplegado, seleccionar con clic la opción Guardar como.

3. Elegir la ubicación en la que se desea guardar el libro.

4. Verificar que en el campo “Tipo archivo” diga “libro Excel”.

5. Dar clic en guardar.

Nota: Crear en la unidad de disco del computador, una carpeta llamada CursoExcel, en donde se almacenaran todos y cada uno de los archivos necesarios para desarrollar el curso.

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TEMA 2: TRABAJAR CON HOJAS

1. Trabajar con hojas de cálculo.

1.1 Ingresar datos.

1.2 Formato moneda

1.3 Encabezado y pie de pagina

1.4 Vista Preliminar

1.5 Área de Impresión

1.6 Ocultar columnas

Ingresar Datos

Una vez abierto el libro, se procede a ingresar datos en cada una de sus hojas.

1. Dar clic sobre el nombre de la hoja. Para el ejercicio seleccionar “Productos”.

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