SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE REGISTRO DE PACIENTES

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez

Núcleo- San Carlos

Curso: Sistemas Mecanizados

                                                                                                                                        Facilitador:                                                                                                     Participantes: 

Pedro Sánchez.                                                                   Jileivis Velazquez CI: 18.322.693 

Yessi Romero C.I: 24.244.954 

Gabriel Rodríguez C.I: 19.722.824 

Lisbeth Heredia C.I: 21.670.462 

Dania Suarez C.I: 20.488.028 

Natali Rojas CI: 20.390.044  

Sección: 1

San Carlos, Mayo 2015

FASE I

1.- DEFINICIÓN DEL PROYECTO.

         En  las instituciones medicas, surge la iniciativa de implantar un sistema o mejorar el existente para asegurarse que las actividades del departamento o unidad se realicen con la mayor eficiencia posible y que satisfaga tanto las necesidades de la institución como la de los pacientes. De tal modo que se estudie la factibilidad de desarrollar un nuevo sistema de información estimando los costos, tiempo y recursos requerido para ese fin.

1.1.- Estudio Preliminar del Proyecto.

        Este estudio demuestra de forma integral y general si el desarrollo de este sistema de información se justifica o no, al satisfacer las necesidades inherentes a la problemática por lo cual se realizan actividades que permitan dicho estudio.

1.1.1.- Reconocer el Problema.

        Sistema automatizado para el control de registros de pacientes del área de ginecología del Hospital Egor Nucette de la Ciudad de San Carlos del Estado Cojedes, esto se lleva a cabo de manera manual en la unidad de captación en la misma área en conjunto con el departamento de historias medicas en el hospital de San Carlos.

El departamento de historias médicas tiene la finalidad de administrar, organizar, controlar, ejecutar y evaluar cada cita de los pacientes, así como también las actividades y procedimientos que garantice el desarrollo del área de historias medicas. Dentro de estas funciones se encarga de la capacitación medicas, selección de especialidad, indicación de las citas, así como las demás que surjan en pro de la realización del hospital y de cada paciente que ingrese en las diferentes áreas y unidad dependiendo de la gravedad y exigencia de la misma.

        Este departamento maneja gran cantidad de información, por la cual en ciertos momentos se acumulan haciéndose un proceso largo el de organizar todos los datos en tus archivos correspondientes. Entre otras funciones el departamento debe proporcionar la información necesaria para los trámites de todos los servicios que le compete a este departamento en relación con cada uno de sus pacientes, generando una problemática al no proporcionar de manera oportuna y veraz la información solicitada.

1.1.2.- Formular el Problema.

        En la actualidad en las instituciones médicas se hace necesario poseer innovación, conocimientos, creatividad, especialización tanto de sus obreros, médicos y de sus empleados. Para lograr un alto grado de eficiencia y eficacia constituyendo así el recurso medico, el capital de mayor importancia en los hospitales.

        El ingreso de los pacientes en el área de ginecología del Hospital Egor Nusette forma parte de la información histórica que puede utilizarse para observar lo que ocurrió en el pasado y examinar lo que se ha hecho, representando la información actual sobre el estado del paciente en el presente. Es así que la información pueda no suministrar el conocimiento que se requiere para una situación en particular, por cuanto no posee la información del historial médico en el desarrollo de las acciones necesarias basadas en la orientación medica.

        Todas las cargas de actividades que posee la unidad de captación en el área de ginecología hace necesario la inserción de una nueva tecnología avanzada acorde con la existencia del mercado competitivo actual, obligando a cambiar el sistema tradicional para lograr la mejora en los resultados de los procesos promoviendo el desarrollo institucional principalmente en el área de ginecología en conjunto con el departamento de historias medicas. En el área de ginecología tiene un sistema de registros de sus pacientes que consiste en el llenado de formularios procesados por la misma unidad en conjunto con el departamento de historias medicas, formando parte de un historial que se almacena en el archivo para así mantener la información sobre el paciente y transferirla a la unidad que lo solicite en el momento que lo necesita.

1.1.3.- Elaborar el Informe Preliminar.

        Este informe parte de la necesidad reconocida por parte de la unidad afectada por dicha problemática, ya que existe la gran necesidad de controlar de manera eficaz los registros de los pacientes y a su vez emitir los reportes fidelinos y en el menor tiempo posible, ya que el área de ginecología en conjunto con el departamento de historias medicas debe recurrir y consultar gran cantidad de expediente en muchas oportunidades haciéndose una actividad tediosa y engorrosa.

1.1.4.- Discutir el Informe Preliminar.

        Una vez realizado el diagnostico preliminar sus resultados conllevados a la junta directiva en conjunto con la coordinación del área de ginecología para encaminar la aprobación del mismo y en atención al mismo se planifica el estudio de factibilidad.

1.1.5.- Planificar el Estudio de Factibilidad.

        En esta plantificación se proyectan las tareas a realizar en la coordinación para comenzar el estudio:

• Fecha de inicio.
• Personas a entrevistar.
• Descripción de las labores.
• Problemas que se presentan.
• Recomendaciones.

1.2.- Estudio de la Factibilidad.

        Realizar un sistema le permite al hospital Egor Nucette logra mayor eficacia en la unidad de capacitación de los pacientes en el área de ginecología por lo tanto se debe estudiar la factibilidad de este proyecto desde varios puntos de vista a partir de cuatro principios como lo son la factibilidad técnica, económica operática y psico-social que permite recopilar datos importantes para proceder a la toma de decisión de aceptar o no la implantación del sistema propuesto.

1.2.1.- Evaluar el Sistema Actual.

        El sistema que permanece actualmente genera un aumento de los costos, lentitud, extravío de información, insatisfacción de los requerimiento de los usuarios además no se logra el objetivo de controlar y coordinar los registros de los pacientes, ya que la calidad del proceso dependerá de la disponibilidad de información que se obtenga; lo que ocasiona la falta de veracidad de la misma y entorpece de manera significativa el flujo de información, por que al momento de hacer alguna solicitud se debe recurrir a extensos expedientes y formularios generando grandes desorganización, extravío e incluso pérdida de tiempo.

Flujo de Información del Sistema Actual.

• Entradas:

Al momento de ingresar al área de ginecología, el paciente se le realiza un chequeo que es primordial para determinar si es necesario una cita o no, de ser así se le da una orden.

• Procesos:

Luego esta orden suministrada por el médico de guardia, el paciente debe dirigirse al departamento de historias medicas para su registro y proceder al inicio del lapso de citas la cual será determinada por la fecha y la hora de cuándo tendrá la cita para un chequeo general en donde el siclo de espera será en un lapso no mayor de 3 a 5 días y dependiendo de la disponibilidad medica. Los datos recabados son archivados como parte del expediente del paciente para una futura consulta y pasa a ser archivo histórico del hospital.

• Salidas:

Se realiza en forma manual en atención a cualquier solicitud tanto de los pacientes como de las unidades médicas que requieran dicha información. En esta unidad se chequean los registros obtenidos hasta el momento para luego consolidar una información de acuerdo a las necesidades.

1.2.2.- Establecer Nuevos Requerimientos.

• Objetivos del Nuevo Sistema.

• Objetivo General:

Diseñar un Sistema Automatizado para llevar el Registros de los Pacientes en el Área de Ginecología del Hospital Egor Nusette en San Carlos Estado Cojedes.

• Objetivos Específicos:

• Estudiar las necesidades y los nuevos requerimientos de información.
• Planificar, organizar y controlar las tareas de registro de los pacientes.
• Captar, procesar, y evaluar los datos que proporcionen los pacientes.
• Mantener los registros de los pacientes con el fin de disponer de ellos en el futuro.
• Generar información eficaz y precisa a las unidades medicas que así lo requieran.
• Permitir la inserción, actualización de forma rápida y sencilla de los datos de los pacientes.
• Emitir los reportes necesarios de forma eficaz  en el momento oportuno.

• Requerimientos de Información.

• Requerimientos de Entrada: 

El sistema propuesto presenta los siguientes requerimientos de entrada para lograr delinear los datos que contendrá la base de datos:

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