Secretaria

SECRETARIA

Es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.

CONOCIMIENTOS QUE DEBE TENER UNA SECRETARIA AL MOMENTO DE DESEMPEÑARSE

• Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.

• Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

• Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.

PERFIL DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

- Buena presencia.

- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.

- Excelente redacción y ortografía.

- Facilidad de expresión verbal y escrita.

- Persona proactiva y organizada.

- Facilidad para interactuar en grupos.

- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

- Brindar apoyo a todos los departamentos.

- Desempeñarse eficientemente en su Área.

- Aptitudes para la Organización.

- Buenas relaciones interpersonales.

- Dinámica entusiasta.

- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.

- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

PORQUE SE DEBE CONOCER DE ADMINISTRACION PARA DESEMPEÑARSE DE SECRETARIA

Normalmente una secretaria no esta exenta de utilizar la contabilidad y administración en su trabajo ya que normalmente esta se encuentra sola en el negocio y debe registrar todas las operaciones diarias en el momento y fecha que estas sucedan, entonces nos damos cuenta que una secretaria debe saber de todo un poco, es decir; de administración, de contabilidad, gerencia, toma de decisiones, entre otras, debido a que nuestros jefes naturalmente deben desplazarse a otras ciudades o municipios para resolver cuestiones de negocio, para que este siga creciendo comercialmente.

Una empresa que tenga varias sucursales no va a atener en cada una de las oficinas un auxiliar contable, una secretaria y un director, debido a que esto le va a generar mas gastos un su nomina, por eso normalmente siempre tienen o un auxiliar contable que haga el papel de secretaria a la vez o una secretaria que sepa de contabilidad y un director o administrador.

DIFERENCIAS ENTRE RELACIONES PUBLICAS Y RELACIONES HUMANAS

Esta Son Las Diferencias De La Relación Humana:

* En ella interviene la comunicación e Interrelación personal.

* son vinculaciones entre los seres humanos o personas

*Posee hábitos y normas.

*Tiene como fin compartir ideas y diferencias

*Las Relaciones Humanas son las enderezadas a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana.

Mientas Que Relaciones Públicas

*Interviene la intercomunicación en la empresa / organización a nivel público.

*se establecen relaciones entre las personas (individuo) o una organización (grupo).

*Es una relación de respeto integral y total

*Busca crear actitud favorable a la institución (Una buena imagen institucional)

*Las Relaciones Públicas por su parte, buscan insertar a la organización dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses.

PASOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planificación

Todo equipo de trabajo y su líder, jefe o gerente debe estar identificado con los objetivos y metas a alcanzar. La definición e instrumentación de los pasos para lograrlos conforma un plan de acción que determina las actividades a cumplir. La confección de un plan demanda previsión, estimación, intuición y experiencia sobre todo en lo que hace a plazos, recursos y presupuestos involucrados.

Actividades Primordiales de la Planificación

a. Determinar claramente los objetivos y metas de la empresa.

b. Estimación de Plazos Futuros. Pronosticación.

c. Establecer las condiciones y premisas bajo las cuales se hará el trabajo: circunstancias, medio ambiente, etc.

d. Elección de un curso de acción. Enunciar las tareas para lograr los objetivos. Es recomendable establecer planes contingentes alternativos a los cursos de acción básicos (usualmente llamados “Plan B”).

e. Establecer un Plan General de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores para desempeñar el trabajo, siempre orientado a mejorar la eficacia y la eficiencia (hacer las cosas de manera de cumplir con el objetivo y hacerlas al menor costo posible, respectivamente).

f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño claros y acordados entre los miembros del equipo y la dirección.

g. Anticipar las posibles contingencias futuras. Estas contingencias o inconvenientes pueden producirse por factores: internos, externos (mercado-circunstancias), o muchas veces en reacción al proyecto mismo.

h. Re-estructurar continuamente los planes en función de los resultados del control corrigiendo las deficiencias que se hagan evidentes.

Organización

Una vez establecidas las tareas a cumplir y objetivos a lograr, para cumplir con el trabajo, deben distribuirse y asignarse las actividades entre los integrantes del grupo o equipo de trabajo, especificando detalladamente el rol y la participación de cada uno de los miembros. La asignación del trabajo está regida por factores muy importantes, tales como la índole de las actividades que componen el plan, las personas y sus características que integran el grupo y los recursos, instalaciones y medio ambiente en el que se desempeñan. Éstas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera tal que se efectúen con un mínimo de gastos y, simultáneamente, un máximo de rendimiento y desarrollo de los empleados (Máxima Eficiencia). Si se cuenta con un equipo de trabajo deficiente en calidad o cantidad deberán reemplazarse o suplementarse con los recursos necesarios. Debe recordarse que cada uno de los miembros asignados a una actividad se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa, ya que la empresa es un sistema (conjunto de partes interrelacionadas entre sí para lograr alcanzar un objetivo común).

Dentro del proceso organizativo deben tener un lugar distintivo las tareas de coordinación, dividiendo las actividades entre los empleados o grupos y, de esta manera estableciendo pautas de autoridad y responsabilidad.

Actividades Primordiales de la Organización

a. Agrupar las obligaciones operativas en puestos.

b. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y establecer sus vínculos y relaciones.

c. Especificar los requisitos de cada puesto.

d. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

e. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro.

f.

Ejecución

El Jefe o Gerente debe tomar medidas o iniciativas que impulsen y pongan en movimiento las acciones pertinentes para que los miembros del grupo lleven a cabo las tareas en forma concreta: dirigir para que se haga lo que se pautó según lo planificado. Las tareas de dirigir no se reducen a dar órdenes: el coaching, la instrucción, el liderazgo, la motivación de la propia creatividad de los actores del plan son parte integrante e indivisible del proceso ejecutivo.

Actividades primordiales de la Ejecución

a. Poner en práctica

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