SECRETARIAS

Las características de los actuales escenarios muestran una gran dinámica de comercialización en donde actúan están las empresas saliendo avante aquellas que realmente están preparadas para enfrentar los retos, generar los cambios que el entorno les demanda, afrontar exitosamente las amenazas, aprovechar las oportunidades, garantizando competitividad, buen servicio y por supuesto contando , con recursos óptimos que le ayudan alcanzar los objetivos planificados, especialmente, con un equipo humano altamente capacitado, actualizado, de acuerdo a los conocimientos que el presente exige , acorde a los requerimientos que la Sociedad del Conocimiento exige.

Justamente, dentro de ese equipo humano, la gerencia debe contar con una secretaria ejecutiva, que reúna las características que estas hoy deben tener para colaborar eficientemente con la gestión de la gerencia; una secretaria, que además de manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato con el personal, clientes, debe saber administrar adecuadamente la agenda diaria de la gerencia, jerarquizar aquellas acciones, compromisos prioritarios de acuerdo a las exigencias que el cargo origina en su operatividad , debe saber jerarquerizar las necesidades, darles preferencias a las más prioritarias, ser objetiva en su planificación. Manejo de agenda y correspondencia interna y externa, soporte en tareas administrativas. Organización de reuniones, viajes, archivos

Debe la secretaria ejecutiva saber que constituye un determinante punto de apoyo para la gerencia, compenetrarse con aquellas acciones que son determinantes en el desempeño exitoso de esta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que favorezcan a la gerencia y todo lo que involucre a la empresa.

No se puede improvisar en el contrato de la secretaria de la gerencia, dándole preferencia a los compromisos de amistad, políticos, familiares, deben ser seleccionadas personas que reúnan condiciones básicas en el alcance, repercusiones efectos de los principios básicos de la administración; de los acontecimientos del diario vivir en los escenarios económicos y administrativos, integrada a los avances, beneficios, ventajas que genera la telemática, Internet, así como la destreza, habilidad en el manejo de las relaciones humanas , presencia física, emprendedora, manejo de idiomas, preferentemente el inglés, organizada, metódica, ejecutiva, con capacidad para adaptarse a los cambios organizacionales Una secretaria que esté plenamente identificada con las necesidades de logro, eficiente, puntual, con ser cada vez mejor con ánimo de superarse, responsable, motivada, asertiva, autoestima alta, creativa, innovadora, servicial, identificada con la organización y sus compromisos, con la colaboración eficaz de hacer que la gerencia a quien le presta sus servicios, alcance su gestión, rendimiento, logros exitosamente.

La empresa moderna a través de su departamento de Relaciones Humanas debe reestructurar las características que el presente demanda con respecto a quién debe ser la secretaria que deben acompañar al gerente en la gestión exitosa de la empresa, definir las nuevas funciones que el presente requiere, hacer énfasis en lo que debe abarcar lo concerniente a los conocimientos, competencias que deben cubrirse, tanto académicas, técnicas, personales , edad, además de la descripción del cargo, por ejemplo sobre este último, , que su responsabilidad, trabajo consiste en prestar apoyo a la gerencia en todas las áreas funcionales involucradas, procesar y archivar correspondencia, procesar informes y reportes estadísticos, coordinar actividades relacionadas con la promoción institucional, entre otras.

Debe la gerencia por su parte esta siempre atenta con respecto al desempeño, rendimiento, productividad, logros que realiza la secretaria, apoyándola en aquellas debilidades que pueden ser transformadas en fortalezas, con acciones, estrategias que generen el cambio requerido, aportarles capacitación, desarrollo, tolerancia, atención, que fortalezcan sus competencias

Tomar muy en cuenta por ejemplo, lo que señala. El Club de las Secretarias, en relación al perfil de la secretaria emprendedora:

• Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento

• Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de técnicas y principios de gestión.

• Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y mejoramiento organizacional.

• Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.

• Con capacidad de crear, innovar e implementar

• Con visión global del negocio de la empresa

• Hablar a lo menos inglés

• Manejar la tecnología informática moderna para obtener información y conocimiento de valor agregado.

• Carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar profesional.

• De secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables o virtuales.

Consideramos, que la gerencia venezolana, caso que nos concierne , no descuide el gran potencial que tiene a través de sus secretarias y que realmente se comprometa en optimizar su desempeño, prestándole la colaboración a fin de desarrollar las competencias laborales, administrativas, funcionales, especialmente las actitudinales que han sido muy descuidadas,

Sobre esta últimas se debe estar atento en todo aquello referente a

• Auto confianza.

• Auto desarrollo.

• Auto motivación.

• Comunicación interpersonal.

• Disponibilidad.

Disponibilidad.

• Gestión de conflictos.

• Gestión de recursos.

• Impacto e influencia

Están dadas las condiciones para modificar las formas tradicionales de las competencias requeridas para contar con el apoyo de un buen departamento de recursos humanos que permitan contratar a secretarias ejecutivas consonas a las exigencias que el presente demanda y garanticen un excelente desempeño de sus funciones, en pro de que la gerencia, cuente con un aval de colaboración en las acciones que le corresponden dentro de la gestión moderna de la administración.

"Las secretarias atienden más a un perfil de ejecutivas que de meras 'ejecutoras'. Es lamentable el desconocimiento y la visión reductiva que sobre las secretarias se mantiene en muchas empresas y organizaciones. Muchos hombres no saben, todavía, cuáles son las obligaciones, atribuciones, y competencias de la secretaria o ayudante de dirección en la nueva empresa y en la sociedad". Con estas palabras se explicó Rafael Hernández Urigüen, profesor de ética en ISSA (Instituto Superior de Secretariado y Administración) de la Universidad de Navarra, y el primer autor de un libro específico de ética para secretarias."La idea de embarcarme en la escritura de este manual, titulado 'Una ética para secretarias y ayudantes de dirección' (Grafite Ediciones, 2002), surgió de un llamativo hueco editorial. Es importante la incorporación de las virtudes y valores a la propia vida, porque ayuda a crecer a la persona, al trabajo y condiciona la imagen corporativa de la empresa", comentó el profesor Hernández. "Además, -continuó- la secretaria y la ayudante de dirección se encuentran en 'la primera línea' de las empresas, y su excelencia personal y el modo de atender a los clientes constituyen la 'imagen viva' de esas organizaciones, de ahí la importancia de una ética específica".Casos prácticos para la vida diariaRafael Hernández puntualizó que "en el libro se proponen tres objetivos que toda secretaria debe conseguir: competencia profesional, nivel cultural y categoría humana. Por otro lado, las virtudes también están presentes, entre las que destacan la laboriosidad, el secreto profesional, la veracidad (que facilita la confianza y fluidez en las comunicaciones de la empresa) y la fortaleza (que alienta ante las dificultades y ayuda a perseverar en los objetivos y metas). También se contempla la maternidad, y se ofrece algunas experiencias que fomenten la convivencia serena con los hombres alejando las agresiones del extendido acoso sexual. Todo se plantea 'en positivo', desde una ética de las virtudes y valores, y acentuando la importancia del crecimiento personal y las pistas para trabajar bien en equipo".Este profesor enfatizó en la buena acogida que el libro está teniendo entre las alumnas de ISSA y los profesionales procedentes de otras universidades, "por su lectura ágil y abundancia de casos prácticos. Muchos empresarios me han comentado la diferencia que se aprecia cuando les llegan los curriculos de nuestras alumnas solicitando empleo, y de manera muy especial en el momento de realizar las entrevistas de selección". |

Autor: Francisco García | Fuente: Secretariplus

¿Por qué una ética para secretarias? http://es.catholic.net/empresarioscatolicos/863/3008/articulo.php?id=35610 |

Entrevista de Francisco García al P. Rafael Hernández Urigüen en el que habla de los códigos deontológicos para la profesión del secretariado. |

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¿Por qué una ética para secretarias? |

En la introducción a su libro narra que la motivación más inmediata para escribirlo fue un trabajo realizado por una alumna suya sobre ética del secretariado. Pero, ¿qué fue lo que le llevó a pensar que dicho trabajo podría llegar a convertirse en un libro? En definitiva, ¿por qué una

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