“Seminario Estado de la implementación del Documento Electrónico en Colombia”

Taller “Seminario Estado de la implementación del Documento Electrónico en Colombia”  No. 12-2016

Integrantes Nombre(s) y apellido(s) Camilo Andrés Moreno Malagón fecha: 02/04/16

En relación con las siguientes ponencias del “I Seminario Estado de la implementación del Documento Electrónico en Colombia” realice un análisis en relación con el aporte profesional como  Archivista SENA: 

1. Política Cero Papel en los municipios, experiencia Sibaté. - Dr. Germán Velásquez – Jefe de Archivo Alcaldía de Sibaté. ¿Qué destacas de la política en la Administración municipal?

Lo que destaco es el uso de forma racional del papel, realizando acciones como fotocopiando por cara y cara el documento y reduciendo el tamaño del documento y de la tipografía, dando así  una conciencia siendo amigables con el ambiente, junto con esto en cuanto a la producción del papel.

Hablando de lo que es archivo electrónico destaco que se están preocupando por innovar, realizando la digitalización de todo su archivo y esto reduciendo tanto costos, tiempo, organización, custodia y consulta del su archivo volviéndolo más eficiente, así mismo el Dr. German Velásquez nos ha aclarado que se está aplicando de forma nueva pero que con el pasar del tiempo entre la planeación de la alcaldía municipal de sibaté está ya aplicarlo por completo, eso si no aboliendo totalmente el papel ya que este medio como tal es el más importante manteniendo archivo de valor para esta entidad.

1. Documentos Electrónicos de Archivo: algunas ideas para su gestión y administración" – Dr. Luis Fernando Sierra Instructor Sena Especialización Tecnológica en Gestión de Documentos Electrónicos.  ¿Qué ideas tendrías en cuenta  como archivista SENA

Las ideas que tendría en cuenta como Archivista SENA serían las siguientes:

En documento físico  de archivo se verificaría la cualidad del documento en su

• Soporte
• Contenido
• Firma de tipo manuscrita
• Soporte papel.

Ya que estamos hablando de archivo electrónico la composición dela idea de verificación del mismo es distinta ya que aquí va en verificación de

• Hardware-software donde se va realizar su creación y reproducción.
• Contenido (ligado con esto están los metadatos el cual le da su caracterización de electrónico).
• Verificación de firma digitalizada, digital el cual este certificada ante una entidad como CERTIMARCAS y la más importante la electrónica (ya que esta se caracteriza por tener un usuario  con contraseña).

Implementar la idea  en el documento electrónico en el ámbito de que este posee tablas de retención, tablas valoración y FUID hay que anexarle por obligación el análisis funcional y secuencial ya que obligación en este tipo de documentación electrónica según Norma ISO 26122.

1. La firma electrónica, Aprendiz ficha 900241 – ¿Que sugerencias o aportes le harías a tu colega aprendiz?

Aporte o sugerencia con la colega no tendría ya que me ha quedado claro que es la firma electrónica, su composición, función (que va de mano con la política cero papel) y quien la certifica (CERTIMARCAS).

1. La Diplomática, desde el soporte físico al soporte electrónico” Dra. Marcela Camacho –– Asesora  Archivo General de la Nación. . ¿Enuncie 5 elementos de la diplomática  a tener en cuenta?

• Autenticidad (Poder probar).
• Fiabilidad (Exacta y completa).
• Integridad (Exacta e inalterada).
• Tipo de soporte (Papel, Digital, Electrónico, etc.)
• Disponibilidad( Facilitar el uso del documento)

1. Experiencia en la implementación del documento electrónico en las FFMM. – Jefe Archivo FFMM Sargento Primero Jorge Enrique Huertas –. ¿Qué características de seguridad se abordaron en la implementación?

El sargento primero no dio como tal un implemento de su seguridad pero la complemento con el sr. Lui sierra  en cuanto a seguridad se pueden dar los siguientes ejemplos

• Restauración de la información del archivo electrónico (En este caso toda la información no podría recuperarse por completo ya que lo se salva queda fragmentado).

• Copias de seguridad del disco duro o medio magnético en este caso según lo explicado hay que gestionar copia de lo más relevante para la entidad. Esto se realiza cuando dado el caso haya algún tipo de contingencias para la entidad como por ejemplo corte de luz. Esta copia de seguridad replica de forma exacta en otro edificio no perjudicando la entidad.

1. ¿Cuál considera que fue la conferencia que más le aporto a su desarrollo profesional y porque?

La conferencia que considero que más me aporto fue  la gestión y administración de documentos electrónicos ya que medio otra mirada de que los archivos físicos como tal con el tiempo van a migrar a lo electrónico y su creación, producción, organización y clasificación se van a realizar por este medio, nosotros como nuevos archivistas tenemos como tal la obligación de ser inquietos he investigar para aportar a la construcción de esta nueva generación de archivos tipo digital.

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