Sistema De Informacion

• Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas

• Búsqueda de la Información

Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva.

La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.

• Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:

• Qué se está haciendo

• Por qué se está haciendo.

• Cómo se está haciendo.

• Quién lo está haciendo.

En la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:

• Ambiente de la industria y de la compañía.

• La industria

• La compañía y la alta gerencia.

• La gerencia media.

• Gerencia de primera línea y sistemas de operación.

Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la compañía.

Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a:

• Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.

• Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.

• Evaluar las metas y estrategias.

• Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas dentro de la compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones.

• Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales.

• Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos).

• Prevenir desastres.

• Métodos de búsqueda de datos.

Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aquí los métodos.

• Buscar organigramas, misiones de la organización.

• Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa.

• Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.

• Realizar un análisis en la estación de trabajo.

• Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en cuestión.

• Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa.

• Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de información, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rígida.

• Elaboración de técnicas de entrevista.

El diseñador del sistema de información administrativa (SIA) entrevistará a los gerentes y a otras personas de rango más alto que el suyo en la organización.

Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista.

Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá imaginar mentalmente

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