Sistemas de contables integrados

Universidad de Oriente

Núcleo Monagas

Ecsa

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Sistemas de contables

Profesora:                                                                                        Bachiller:

Nurvis Caraballo                                                                      

                                                                                    Ratia Jecsulis    CI: 18.081.913

                                                                                  González María CI: 22.718.213             

                                                                                  Pérez Elvis       CI: 23.539.501                  

                                                                                  Guzmán Elías  CI: 19.703.077        

                                                                                  Chacón Luisa  CI: 25.283.653                

                                                                                  Tovar Ronald   CI: 21.348.897

Maturín, Mayo de 2017

Sistemas integrados

Sistemas de información integrados:

Es el que implica compartir información entre dos o más sistemas, esa relación se puede establecer por varias razones.

• Eliminar redundancia de la información.
• Facilitar el acceso a los datos o información.
• Facilitar la elaboración de informes.

El objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que implica el registrar. Por ejemplo, toda la facturación mensual de la empresa en forma manual y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de ventas por cliente y producto, ya que de una u otra forma los registros contables son más o menos estándares.

Sistemas integrados de facturación: Es el que eliminara todos aquellos registros manuales por operaciones que resultan rutinarias y que de otra forma deberían ser elaboradas mediante asientos manuales.

Para el funcionamiento de un sistema integrado, deben distinguirse las siguientes etapas:

• Definición de parámetros.
• Captura de la información.
• Transferencias de la información.
• Controles sobre la transferencia.

La primera etapa en el funcionamiento de un sistema integrado, corresponde a la definición de parámetros.

Parámetros: consiste en una definición inicial que se le da a un sistema para que sea tomada en cuenta para su funcionamiento, esta determinara claramente diferentes aspectos tales como: grado de integración entre módulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones a realizar, códigos de cuentas y otras más.

Parámetros de integración: estos establecen la forma como serán pasados los registros al sistema contable, debe especificar claramente todas las operaciones que serán tratadas en forma integral y los códigos contables en los cuales se deberá registrar las operaciones.

Captura de información: esta se refiere al momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro, para que esta exista los movimientos deben estar parametrizados totalmente. Sin embargo es claro aclarar que la fase de captura de información se refiere únicamente hasta el punto en que una operación fuente es registrada y aceptada ´por un sistema auxiliar.

Transferencia de la información

Para que un sistema puede ser llamado sistema integrado, debe existir alguna transferencia de información desde el lugar donde se originan los datos, hasta el sitio en el cual serán centralizados conjuntamente con otra información y o movimiento.

Este puede ser en forma automática o iniciada por algún usuario autorizado. En el primer caso quiere decir cuando la transferencia de información es realizada en forma automática, previamente deber haberse definido los parámetros correspondientes en la primera etapa; en este caso, el proceso es transparente para el usuario. La segunda forma en la cuáles se puede transferir información es a través de un proceso iniciado por un usuario, esto ocurre al final del día, semana o mes, cuando los movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los archivos maestros de datos.

Controles sobre la transferencia

Son los que se pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata o al final de un periodo. En el primer caso, es decir si la información es transferida y actualizada en el momento en que ocurren las operaciones, los controles sobre el ingreso de datos deber ser lo suficientemente fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos inconsistentes, incompletos o no validos.

En el segundo caso, es decir cuando la información es transferida o posterior, los datos son validados o controlados generalmente en el momento en que se corre el proceso de transferencia correspondiente.  

Sistema no integrado: se puede decir que es la transferencia de información que se realiza por lo general a través de movimientos resumidos y al final de periodo previamente definidos. Anteriormente se ha dicho que la integración es vista generalmente con referencia al sistema contable sin embargo puede existir un segundo enfoque de integración entre sistemas auxiliares o distintos al sistema contable propiamente dicho.

 Sistemas auxiliares: es aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad típica del negocio como lo son producción, ventas, facturación, inventarios, cuentas por pagar etc.

Una característica básica de un sistema auxiliar es la de manejar información en forma detallada.

Por ejemplo: u sistema de cuentas por cobrar maneja en forma detallada varios tipos de operaciones:

• El registro de los derechos que se tienen por cobrar de las ventas que se hacen(función de facturación)
• El registro de los cobros por los bienes o servicios vendidos o prestados( función cobranza)

Análisis de los sistemas contables: unos de los objetivos principales de un sistema contable, es el verificar que la información procesada por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Cuando se nombra los estándares establecidos nos referimos a todo lo que se refleja en manuales, instructivos, comunicaciones, graficas de la empresa, y en general cualquier vía de información en donde se plasme principalmente las políticas que de alguna forma pudiera afectar el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información contable.

Principales objetivos del análisis:

• Asegurar la integridad de los datos: este establece que todas las transacciones que deben ser registradas lo estén. Una empresa  debe tener establecido controles que aseguren que todas las transacciones se están registrando e incluyendo en los registros financieros.
• Adecuado registro y procesamiento de las operaciones: las operaciones deben efectuarse de acuerdo con normas y procesamientos aprobados por la gerencia. Es decir si una empresa que tiene compras o adquisiciones frecuentes de activos fijos debe fijar políticas o parámetros para el registro de los desembolsos por este concepto.
• Presentar la información financiera en forma confiable: esta establece que los estados financieros deben tener un mínimo grado de confianza acerca de las cifras y que estas se encuentren razonablemente presentadas de acuerdo con principios de contabilidad.
• Garantizar la oportunidad en la presentación de la información: la información debe ser generada y presentada oportunamente como herramienta en la toma decisiones. Es decir la información  debe ser recibida en el momento que se necesita tomar una decisión.

Funcionamiento del análisis de los sistemas contables:

Dentro del funcionamiento de un sistema contable, podemos definir las siguientes áreas de análisis:

• Áreas tecnológicas: esta tiene como objetivo principal la evaluación de los controles internos en el área de procesamiento electrónico de datos. El análisis de la tecnología debe estar enfocado a evaluar y determinar si la plataforma computacional está soportando satisfactoriamente los objetivos de procesamiento de información financiera.

Cualquier análisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes de hardware debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto de vista contable que son:

• Acceso a la información: esta indica quienes pueden tener acceso a la información contable de la empresa y quiénes no.
• Procesamiento de los datos: la forma en que serán procesados los datos en la empresa.
• Emisión de informes: este tiene como objetivo suministrar información para la toma de decisiones.

• Programas y software relacionados: debe tomarse en cuenta que todo programa de aplicación en computadora, tiene que estar diseñado y desarrollado no solamente para estar elaborado con las ultimas herramientas tecnológicas en programación, sino para que sirva efectivamente al usuario final en el desarrollo de su trabajo.

Este abarca los siguientes objetivos:

• Documentar los programas que procesan la información contable.
• Asegurar que el análisis y desarrollo de los programas se realizan bajo alguna metodología formalmente establecida.
• Verifica la existencia de pistas de auditoría que ayuden a detectar problemas en los programas y el procedimiento de la información.
• Comprobar la existencia de alguna metodología para la evaluación y selección de software administrativo.
• Comprobar la existencia de controles en los programas que nos permitan asegurar la integridad de la información.
• Verifica la existencia de políticas establecidas para los procedimientos de datos que sirvan para el entrenamiento de nuevos usuarios.

• Políticas de la empresa: son las acciones tomadas para el desarrollo, planificación, formulación y evaluación de las decisiones, estas se encuentran  establecidas en manuales declarativos que son manejados por la gerencia.

Una política contable se establece con la finalidad de regular todo la actividad contable referente a los registros, tratamiento y presentación resumida de las transacciones financieras.

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