TALLER ORGANIZACIÓN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

TALLER ORGANIZACIÓN

ANGELLY GAUTA COD:1213803

YARLIN GELVEZ COD:1213806

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

SAN JOSE DE CÚCUTA

2016

TALLER ORGANIZACIÓN

ANGELLY GAUTA COD:1213803

YARLIN GELVEZ COD:1213806

ROSANNA MACIAS FOLIACO

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

SAN JOSE DE CÚCUTA

2016

1. Explique el término organización.

La organización como parte del proceso administrativo es la etapa en la que se define la estructura organizacional, la forma de delegar facultades, el enfoque para manejar los recursos humanos, la cultura y el cambio organizacional; como unidad productiva, una organización es una entidad social orientada hacia la consecución de metas con base en un sistema coordinado y estructurado vinculado con el entorno.

1. ¿Cuál es el propósito y la naturaleza de la organización?

La naturaleza de las organizaciones radica principalmente en las actividades que realiza como organismo para ubicarse en la sociedad, y se refiere al modo de interactuar entre sus grupos de trabajo, así como la cultura que practica y los procesos organizacionales que forma desde su creación.

Propósitos de la organización

• Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
• Eliminar duplicidad de trabajo.
• Establecer canales de comunicación.
• Representar la estructura oficial de la empresa

1. En que consiste la división del trabajo y porque es importante.

La división del trabajo hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.

¿Por qué es importante?

• Permite que las personas se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan tiempo y esfuerzo realizando también otras actividades que otras personas podrían hacer mejor.
• El dedicar a una persona a realizar una actividad hace que esa persona se vuelva especialista en llevarla a cabo, pues el hecho de que se ocupe en esa sola tarea le permite desarrollar destrezas y descubrir mejores técnicas que simplifiquen el trabajo.
• El que un trabajador esté dedicado permanentemente a una sola tarea evita la pérdida de tiempo.

1. Explique en que consiste las relaciones de estrategia y estructura organizacional.

Se idean estrategias para el diseño de la estructura organizacional.

La relación entre estrategia y estructura organizacional consiste en que se debe garantizar que cada estrategia coincida  con una estructura organizacional adecuada que le dé estabilidad a la organización para mantener su competitividad. Lo que se traduce en rendimientos superiores al promedio.

1. Realice un cuadro comparativo donde se visualice el análisis organizacional múltiple teniendo presente:

1. Explique en que consiste los siguientes términos que hacen parte de la metodología para el desarrollo de estudios organizacionales.

1. Planeación: El segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

1. Recopilación de datos: En esta etapa la mira debe apuntar hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, pues se incurrirá en interpretaciones erróneas y se aplicarán medidas de mejora inoperantes.

1. Entrevista: Esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una persona con el fin de interrogarla en forma meticulosa para obtener información. Este medio es posiblemente el más usado y el más completo, pues el entrevistador, debido a que tiene un estrecho contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. La entrevista debe dirigirse a directivos y empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase de tareas, así como a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización.

1. Análisis de datos: Una vez recopilados y registrados los datos, deben someterse a un proceso de análisis o examen crítico que permita precisar las causas del estudio y ponderar las alternativas de acción para su atención eficaz.

1. Formulación de recomendaciones: Consiste en la elaboración de propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y desventajas, y presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones.

1. Implementación: Es el momento en el cual se transforman los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir con el objetivo del estudio.

1. Evaluación: Es  comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los ajustes operativos que se desprendan de ellas.

1. Defina y explique en proceso de gestión documental.

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

En el proceso de gestión documental una vez que se organiza y almacena la información, se deben definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla localización. Mediante la búsqueda a través de los índices, fecha de creación y la posibilidad de recurrir a los caracteres comodín para realizar búsquedas parciales, se pueden mostrar todos aquellos documentos que cumplen el criterio de búsqueda, independientemente de donde estén almacenados. Los índices de cada documento pueden complementarse durante la importación o creación, o después, realizando una búsqueda de los documentos cuyos índices están vacíos para poder introducirlos. Una vez localizado un documento, será posible navegar por todas sus páginas, imprimirlas, reordenarlas, copiarlas o moverlas a otro documento, mandarlas por e-mail, exportarlas a otro formato o borrarlas.

1. ¿Qué son las estructuras organizacionales y como se clasifican?

La estructura organizacional es una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su creación traducido y concretado en estrategias.

Su representación gráfica también se conoce como organigrama, que es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios:

• Por su naturaleza.

Microadministrativos Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos Contienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

•  Por su ámbito.

Generales Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y característica.

Específicos Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización

• Por su contenido.

Integrales Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Funcionales Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelacione.

De puestos, plazas y unidades Indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

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