Teoría De Supervision

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

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TRYECTO II, TRIMESTRE III

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN

PROYECTO II:

SUPERVISIÓN Y CONDUCCIÓN TÉCNICA

DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

CODIGO: PRO700224

FACILITADORA MIRLA J. PAEZ M.

UNIDAD I

PROCEDIMIENTOS PARA LA SUPERVISIÓN Y CONDUCCION TÉCNICA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS QUE SE APLICAN EN LAS DISTINTAS INSTITUCIONES

INTRODUCCIÓN

La administración se orienta sobre la base de lograr los objetivos y metas que previamente son establecidas por las Instituciones, reflejando los propósitos para las cuales fueron creadas, contando además, con una planificación y Organización adecuada, esfuerzo coordinado y mancomunado de cada una de las partes que la integra, la asignación adecuada de recursos todo ello con el propósito de alcanzar satisfactoriamente su fin. Es por ello necesario que se cuente con un Sistema de Control claro y eficiente, el cual permita verificar y reflejar la manera cómo se están empleando los recursos que se hayan asignado, los objetivos y metas alcanzadas, la adecuada aplicación de los planes de acción diseñados, todo ello con fines específicos. Para lograr los objetivos de las Organizaciones, de manera eficiente y eficaz, es que se ha creado los Procesos Administrativos, los cuales permiten además la simplificación del trabajo y la reducción de esfuerzos innecesarios a través de la aplicación de ciertos principios administrativos, de métodos, técnicas y procedimientos que ayudan realizar una manera más rapidez y efectividad las distintas actividades en la instituciones.

La supervisión y conducción técnica de los procesos administrativos, se orienta hacia el logro de de los objetivos y la correcta aplicación y seguimiento de los planes de acción, asi como de hacer un uso correcto y racional de los recursos asignados o disponibles para el logro de los mismos, y de poder contar con una estructura Orgánica adecuada, una dirección que sea capaz de orientar a las personas que trabajan en la empresa para el logo de resultados deseados, la correcta coordinación y distribución de las tareas y actividades que se deben desarrollar durante el trabajo, y un sistema de control eficiente en las instituciones que permita reflejar los logros, detectar las fallas y establecer los correctivos que sean necesarios.

EL PROCESO DE SUPERVISIÓN EN LA PLANIFICACIÓN:

El Proceso de Planificación consiste en prever por adelantado los cursos de acción a seguirse y los recursos que son necesarios para lograr objetivos y metas trazadas por las instituciones. Estableciendo en ella los principios que habrán de orientarla para lograr resultados eficientes y eficaces. A través de la Planificación se determina el tipo de objetivos, los cursos de acción seguirse y los recursos que son necesarios para lograr los objetivos y las metas.

La planificación es necesaria como un componente fundamental para lograr las metas y objetivos de una forma concreta. Es importante también para el establecimiento de un sistema de control acorde con procedimientos administrativos y el uso de recursos para la ejecución de las operaciones de la institución, de la empresa. La intención final de la planificación es la de ponderar los resultados obtenidos, bien sean estos a corto, mediano o largo plazo, permitiendo a su vez minimizar riesgos, reducir costos y lograr la permanencia y durabilidad en el tiempo de la institución.

Pasos en la Supervisión y Conducción Técnica durante el Proceso de Planificación:

• Establecer si fue viable la oportunidad en que se ejecuto el plan diseñado.

• Determinar con claridad los objetivos trazados y los logros alcanzados.

• Dar respuesta a las premisa o interrogantes planteadas

• Evaluar el resultado de las alternativas que se aplicaron a través de los cursos de acción seguidos.

• Comprobación de los a la luz de las metas establecidas.

• Determinación de la efectividad de los planes derivados y de apoyo ejecutados.

• Establecer si el presupuesto designado para el proyecto fue suficiente

• Poder tomar las medidas y acciones necesarias para la elaboración y ejecución de planes futuros.

Tipos de Planes:

Es importante que se considere una serie de planes aplicados por las instituciones, como son:

Los Objetivos o fines hacia los cuales se dirige los esfuerzos de las instituciones con el fin de alcanzar el propósito para el cual fue diseñada. Representa no solo el objetivo final de la planificación, sino hacia donde se encamina la institución como tal, el personal que la conforma, la dirección y el control necesario para garantizar un resultado optimo de sus operaciones.

Las Políticas, que son planes en el sentido de que constituyen declaraciones e interpretaciones necesarias para encausar el pensamiento y acciones de las personas que trabajan en las instituciones, durante los procesos en los cuales le toque tomar decisiones. Las políticas, son primordiales para la planificación, por el hecho de poder definir el grado de autoridad y responsabilidad, que tienen las personas en la realización de sus tareas y actividades cotidianas en el trabajo, y las mismas deben siempre estar orientadas y concatenadas con los objetivos y metas previstos. Una política jamás deberá estar aislada de los propósitos que persigue una Institución.

Los Procedimientos que permiten establece la metodología que debe seguirse para alcanzar los objetivos y metas, a través de la ejecución de ciertas actividades obligatorias para lograr los resultados deseados. En un sentido más amplio se consideran como series cronológicas de acciones requeridas para garantizar el éxito de la institución.

Ventajas de la Supervisión y Conducción Técnica en el Proceso de Planificación:

• Se requiere de realizar actividades con un orden específico y con un propósito claro.

• Permite detectar los cambios que sean necesarios realizar en el presente sobre la marcha y previsiones para el futuro.

• Ayuda a contesten ciertas interrogantes a través de premisas.

• Proporciona la base para un sistema de control acorde con las necesidades sobre las actividades a controlar.

• Crea un sentido de responsabilidad sobre el cumplimiento y alcance de las metas y objetivos.

• Permite una visualización conjunta de la institución y componentes que la integran.

Desventajas:

• La planificación podría estar limitada por falta de información y por fuerzas macro ambientales desconocidas o no previstas.

• La planificación puede tener un alto costo en dinero, esfuerzo y tiempo para ver los resultados deseados, ya que muchos cambios no se observan de la noche a la mañana.

• La planificación puede presentar ciertas barreras psicológicas que hay que vencer y superar.

• La planificación puede obstaculizar la iniciativa de muchas personas si no está bien diseñada o clara para su ejecución lo que conlleva a demorar muchas acciones.

EL PROCESO DE SUPERVISIÓN EN LA ORGANIZACIÓN:

El Proceso de Organización: consiste en poder contar con una estructura orgánica adecuada, en donde deben estar claras las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de una organización social, con el propósito de alcanzar la máxima eficiencia de los planes y el logro de los objetivos establecidos.

Organizar en un sentido general consiste en agrupar de manera lógica, ordenada y concatenadas todas las actividades que se realizan en la institución para lograr los objetivos y metas, asignar a cada grupo de personas ciertas funciones, tareas y actividades a realizarse con propósitos específicos y debidamente definidos y planificados con anterioridad. Para ello, se recomienda que se designe, a una persona con conocimiento, experiencia y suficiente autoridad para que coordine y supervise las actividades que realizan las personas bajo su mando, bien sea esta a nivel vertical u horizontal de acuerdo a nivel que ocupe dentro de la estructura de la institución.

La organización debe tener un carácter continuo, es decir que jamás podrá decirse que ha terminado, dado que la institución y sus recursos, están siempre sujetos a constantes cambios a través del tiempo y de las circunstancias que se tengan que vivir.

• Su importancia radica en el hecho de ser un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

• Por establecer métodos que permiten el desempeño de actividades de manera eficiente con un mínimo de esfuerzo.

• Através de ella se puede evitar la ineficiencia en las actividades, reducirlos costos innecesarios e incrementar la productividad.

• Ayuda a reducir o eliminar la duplicación de esfuerzos, permite delimitar funciones y ayuda a establecer responsabilidades con mayor claridad.

En el proceso de organización, la estructura de la institución debe reflejar con claridad los objetivos y planes, ya que de ellos se deriva el tipo de actividades que se requieren.

También deben reflejar el tipo de autoridad, bien sea está centralizada o descentralizada. La autoridad es concebida como un derecho social que tienen las personas para ejercer poder, aplicando un juicio de valores y tomar decisiones de manera racional.

La estructura de la Institución, debe

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