Transformando la organización con las 9 S: Un pilar para el alto desempeño

LAS 9 Ss

PILAR DE ALTO DESEMPEÑO

“De aquí en adelante – y por algunos centenares de años – el

Universo ayudará a los guerreros de la luz a boicotear a los pre

juiciosos.

La energía de la Tierra necesita ser renovada.

Las ideas nuevas necesitan espacio.

El cuerpo y el alma necesitan nuevos desafíos.

El futuro se transformó en presente, y todos los sueños – excepto

los que contienen prejuicios – tendrán la oportunidad de

manifestarse.

Lo que haya sido importante, permanecerá; lo inútil, desaparecerá.

El guerrero, sin embargo, no está encargado de juzgar los sueños

del prójimo, y no pierde tiempo criticando las decisiones ajenas.

Para tener fe en su propio camino, no necesita probar que el

camino del otro está equivocado”…

Tomado del Manual del Guerrero de la Luz

Paulo Coelho

Las instituciones deben encontrar nuevas formas para asegurar la

supervivencia adaptándose al cambio en el medio ambiente. Para hacer

esto se debe remover todos los viejos conceptos organizacionales y

costumbres que ya no aplican y adoptar nuevos métodos que sean

apropiados a la época. La Organización, consciente de la importancia de

estos cambios inicio el PMC (Programa de Mejoramiento Continuo), dentro

del cual las 9Ss son pilares para el proceso tanto laborales como personales.

"El verdadero reto de los líderes de hoy es

aprender a aprender y la mayor

responsabilidad superar la dificultad para

aprender a desaprender".

JUSTIFICACIÓN

A.

La implementación de los nueve pilares, es el punto de partida para el

desarrollo de actividades de mejoramiento que aseguran la

supervivencia de cualquier institución.

B.

En el trabajo diario de una Organización, tal como el día a día de una

persona, las rutinas para mantener la organización y la limpieza son

esenciales para un flujo eficiente de los procesos.

C.

El despilfarro en la Organización incrementa los costos de operación y

desmejoran el clima laboral.

INTRODUCCION AL SISTEMA DE TRABAJO Ss

¿QUÉ ES Ss?

Las Ss es un programa de

implementación en la forma

de operación rutinaria que

establece ambientes limpios,

ordenados, agradables y

seguros en el trabajo o casa.

Este programa originario del

Japón se ha extendido y ha

sido adoptado por muchas

empresas que han visto

mejorada su gestión,

mejorada la estancia en los

puestos de trabajo, motivados

a sus trabajadores,

aumentado la seguridad y

disminuido las condiciones de

riesgo producto del orden

imperante.

1. SEIRI UTILIZACION

2. SEITON ORDEN

3. SEISO LIMPIEZA

4. SEIKETSU SALUD

5. SHITSUKE AUTODISCIPLINA

FASES DE LAS Ss

OBJETIVO

Como puede verse claramente, el programa se denomina Ss

originalmente llegó a Colombia como 5 Ss por ser 5 expresiones

japonesas que comienzan con “s”, teniendo cada una su

particular relevancia.

La primera S (SEIRI) se orienta al sentido de utilización de los

artefactos que tenemos en nuestro lugar de trabajo, los cuales

deben ser separados y agrupados en tres categorías:

1. Lo que se utiliza.

2. Lo que no utilizamos pero que podemos necesitar.

3. Lo que no se utiliza y no necesitaremos.

La segunda S (SEITON) se refiere al orden que debe existir en los

lugares que habitualmente utilizamos, es decir, cada material,

cada artefacto, cada herramienta debe tener una ubicación

claramente identificada y que sea fácilmente reconocible para

los demás.

La Tercera S (SEISO) está orientada a la limpieza que debe

imperar en el lugar de trabajo o vivienda manteniendo equipos

de trabajo y previniendo la suciedad y desorden.

La cuarta S (SEITKETSU) se refiere principalmente al sentido de

salud que orienta sus fuerzas a mantener la higiene en todos los

lugares que frecuentamos.

La quinta S (SHITSUKE) busca establecer autodisciplina y

convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos

establecidos y estandarizados.

En conjunto los puntos anteriormente indicados tienen como

objetivo:

-Mantener un ambiente de trabajo sano, limpio y agradable.

-Obtener áreas más seguras.

-Fortalecer el trabajo en equipo.

-Mejorar ostensiblemente la gestión.

-Orientar nuestros esfuerzos hacia la satisfacción del Cliente.

-Motivar y mejorar la moral de los trabajadores.

-Incentivar la Creatividad.

RESULTADOS ESPERADOS

-La implementación y diario cumplimiento de las 5S busca

obtener los siguientes resultados:

-Sectores limpios

-Escritorios ordenados

-Mayor espacio de trabajo

-Confortabilidad del lugar de trabajo

-Información de respaldo ordenada y accesible

-Minimizar los tiempos de acceso a la información

-Disponibilidad constante de artefactos y herramientas de uso

común

-Respeto por las Normativas implementadas

-Estandarización de Procesos.

PARADIGMA DE LAS Ss

Metodología de las Ss

La metodología de las 5
S se podría resumir en: “Mayor productividad,

mejor lugar de trabajo“.

Se trata de un camino de mejora continua, de posible aplicación en cualquier

ámbito de trabajo: oficina, taller, etc.; desarrollado por algunas empresas

japonesas, entre ellas Toyota.

Su nombre viene de las iniciales de las 5 palabras que dan nombre a cada una

de las fases de la metodología.

Seiri (..): Organización

Identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y

desprenderse de éstos últimos

Seiton (..): Orden

Establecer el modo en que deben ubicarse los materiales necesarios, de

forma que resulte fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Seiso (..): Limpieza

Identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los

medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud.

Seiketsu (..): Control Visual

Distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante

normas sencillas y visibles para todos a través de dispositivos y soportes

visuales.

Shitsuke (.): Disciplina y hábito

Trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas en las

otras fases, asumiendo el compromiso de todos para mantener y mejorar el

nivel de Organización, Orden y Limpieza en la actividad diaria.

El resultado de dicha metodología se mide tanto en productividad como en

satisfacciones del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para

mejorar las condiciones de trabajo.

Hoy volviendo a casa desde el instituto a mi Toyota Yaris se le ha encendido

la luz de “check engine”, por lo que a la tarde mi padre se ha encargado de

dejarlo en el taller para que le echaran un vistazo.

A la hora de su recogida, he entrado dentro del taller y me he fijado que

tenían un cartel plastificado en la pared haciendo referencia al sistema de

calidad de las 5 S. He dedicado un par de minutos a leer detenidamente el

cartel y he recordado mis clases del año pasado de calidad.

Me alegra saber que un pequeño taller de Toyota de mi ciudad, inculca a sus

trabajadores y a su sistema de producción la metodología de las 5 S que la

propia Toyota desarrolló. Me alegra también saber que, a pesar de lo que

algunos compañeros insistían en afirmar, el sistema de calidad es algo

presente tanto en los pequeños como en los grandes negocios.

LISTA DE CHEQUEO SOBRE EL DESPILFARRO:

MATERIALES SI NO

Despilfarro de papelería y útiles de oficina.

Despilfarro de piezas, archivadores.

Despilfarro de servicios públicos, agua, luz, teléfonos.

Despilfarro de cafetería.

MÉTODOS SI NO

Despilfarro en tareas, funciones y procedimientos que no

agregan valor.

Despilfarros en movilización dentro y fuera de las oficinas.

Despilfarro en tiempos y movimientos.

Despilfarro en documentos burocráticos.

Despilfarro en pasos innecesarios, trámites repetidos o

redundantes.

Despilfarro en comunicaciones.

Despilfarro en reuniones.

Despilfarro en controles.

Despilfarro por falta de claridad en objetivos, metas,

funciones, procedimientos

...