Unidad Acces 2007

UNIDAD 1 - INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS RELACIONALES.

Introducción.

Access es una herramienta de administración de bases de datos, diseñada por Microsoft, para trabajar bajo el Sistema Operativo Windows. Debemos, antes que nada, entender que es una base de datos, y para ello definiremos a continuación el término dato.

Concepto de dato.

Cualquier pieza de información puede ser llamada dato. Este dato debe ser significativo, de manera que pueda ser usado en la vida cotidiana. Los datos y los hechos son representados por medio de valores cómo números, cadenas de caracteres, o símbolos que sustenten algún significado.

Los datos son un recurso importante en la operación y administración de una organización. El manejo efectivo de los datos hace a la organización responsable y exitosa.

Unidad 1 - Introducción a las bases de datos relacionales.

Definición y Terminología.

Base de Datos

Se puede definir como una colección de datos y objetos relacionados con un tema o propósito determinado. Por ejemplo, los datos completos de los empleados de una empresa, de los productos del inventario de un almacén, los de las casas registradas en una inmobiliaria, o de los huéspedes registrados en un hotel. Se puede deducir, por lo tanto, que casi todas las empresas necesitan almacenar la información que manejan de una manera organizada, y una base de datos es la herramienta óptima para este fin.

Tabla

Es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos relacional. En Access, una tabla es un objeto que almacena datos en filas y en columnas. Las filas se denominan registros y las columnas campos. Los datos almacenados en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la base de datos, por ejemplo, datos personales de los empleados, horas extras trabajadas por cada empleado, las distintas dependencias de la empresa, las ciudades donde opera la compañía , datos de los proveedores de un almacén, datos de clientes. El éxito de un buen diseño de base de datos esta determinado por lo consistentes y lógicas que sean las tablas que implementemos.

Campo

Es el componente de una tabla que contiene un elemento específico de información. Por ejemplo, nombres, apellidos, direcciones, ciudades, códigos de productos, valores de productos, etc. En una tabla los campos corresponden a las columnas.

Registro

Un conjunto de datos (atributos) acerca de un evento, persona, lugar, o algún otro elemento en una tabla. Por ejemplo, datos personales de un empleado, datos particulares de un producto. Cada registro contiene todos los campos de la tabla que lo contiene. Los registros en una tabla corresponden a las filas.

Base de Datos Relacional

Es una colección de datos cuya característica principal es que los datos pueden almacenarse y administrarse en forma de tablas. Al hablarse de bases de datos relacionales, significa que se pueden crear relaciones entre las tablas de las bases de datos. Una relación entre tablas consiste en que algunos registros de una tabla tengan datos en común con registros de otras tablas, permitiendo un manejo más eficiente y sin redundancia.

Clave principal

Al ser los registros información sobre los atributos de algo o alguien, para no confundirse entre sí se acostumbra a elegir uno de los campos (o a un conjunto de campos) como la clave primaria. Esta clave primaria es la que permite identificar de manera única e inequívoca un registro. La clave principal no puede contener valores duplicados, ni valores nulos (o en blanco).

Consultas

Una consulta es la acción a través de la cual se puede localizar información contenida en una base de datos.

Formularios

Un formulario es un formato usado para adicionar, modificar o consultar información bajo criterios personalizados por el usuario.

Informes

Un informe es usado para imprimir los registros almacenados en una base de datos, utilizando un formato personalizado por el usuario. Los informes permiten agrupar registros, mostrar totales para los grupos o para el informe completo, etc.

Macros y módulos.

Una macro es una lista de acciones diseñadas por el usuario y que Access realiza en forma automática. Se puede interpretar como un comando, que al ejecutarlo, desarrolla una serie de acciones en un orden específico automáticamente. Un módulo es una colección de uno o más procedimientos de Access Basic (el lenguaje de programación de Access), desarrollados al programar una aplicación en Access.

Características principales de Access.

Access posee una serie de características especiales que se enumeran a continuación:

• Sistema administrador de Bases de Datos Relacionales.

• Barras de herramientas personalizables y flotantes que pueden ser colocadas en cualquier posición dentro de la pantalla.

• Avisos que aparecen al ubicar el apuntador del Mouse sobre un botón en las barras de herramientas, para indicar su nombre o función.

• Fichas guía, que dan ayuda al usuario, indicando los pasos necesarios para realizar cualquier proceso en Access.

• Asistentes que facilitan la creación de tablas, consultas, formularios e informes.

• Ayuda en línea, que Access provee para todas las tareas que en él se puedan realizar.

• Uso del modo WYSIWYG (What You see Is what You Get - Lo que usted ve es lo que usted obtiene), que permite producir sofisticados formularios e informes, de acuerdo con las necesidades del usuario. Los formularios y los informes se pueden combinar para presentar los resultados con la calidad de una publicación.

• Access permite importar y exportar datos desde y hacia archivos de texto, hojas de cálculo y algunos de los más utilizados formatos de bases de datos. También permite adjuntar tablas de datos de otras

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