Áreas funcionales clave en las organizaciones: la administración de la producción/operaciones y la función informática

3.1.- ÁREA DE PRODUCCIÓN / OPERACIONES

Una de las principales áreas en cualquier tipo de empresa, tanto si se trata de negocios, gobiernos u otros, es la administración de la producción y las operaciones.

En el pasado, el termino empleado para hacer referencia a las actividades necesarias para la fabricar de productos era administración de la producción. Sin embargo, en años recientes, el área se ha ampliado en general para incluir actividades como compras, almacenamiento, transportación y otras operaciones desde el abasto de materias primas y otras actividades diversas hasta llegar a un producto disponible para el comprador. El termino administración de operaciones se refiere tanto a las actividades necesarias para producir y entregar un servicio como un producto físico.

La función de producción/operaciones de un negocio consta de todas las actividades que convierten insumos en bienes y servicios. La administración de producción/operaciones se refiere a los insumos, las transformaciones y los productos que varían de una industria y un mercado a otro. Una operación fabril transforma o convierte insumos como materias primas, trabajo, capital, máquinas e instalaciones en bienes y servicios terminados. El norteamericano Roger Schroeder (Profesor de la Universidad de Minnesota) sugiere que la administración de producción/operaciones comprenda cinco funciones o áreas de decisión: procesos, capacidad, inventarios, trabajadores y calidad.

Función DESCRIPCIÓN

1. Procesos Las decisiones de los procesos se refieren al diseño del sistema de producción material. Las decisiones específicas incluyen elección de tecnología, distribución de las instalaciones, análisis del flujo del proceso, ubicación de las instalaciones, equilibrio de las líneas, control de procesos y análisis de transportes.

2. Capacidad Las decisiones de la capacidad se refieren a determinar los niveles óptimos de producción de la organización, ni demasiado ni muy poco. Las decisiones específicas incluyen pronósticos, planificación de instalaciones, planificación acumulada, programación, planificación de capacidad y análisis de corridas.

3. Inventarios Las decisiones de inventarios se refieren a la administración del nivel de materias primas, trabajo en proceso y productos terminados. Las decisiones específicas incluyen qué ordenar, cuándo ordenar, cuánto ordenar y manejo de materiales.

4. Fuerza de trabajo Las decisiones de la fuerza de trabajo se refieren a la administración de los empleados especializados, semiespecializados, oficinistas y administrativos. Las decisiones específicas incluyen diseño de puestos, medición del trabajo, enriquecimiento de los trabajos, normas laborales y técnicas de motivación.

5. Calidad Las decisiones de la calidad pretenden garantizar la calidad de los productos y servicios producidos. Las decisiones específicas incluyen control de calidad, muestras, pruebas, certificación de calidad y control de costos.

La atención cuidadosa a estas cinco áreas de toma de decisiones es clave para la administración de operaciones exitosas.

Con frecuencia, las actividades de producción/operaciones representan la parte más grande del activo humano y el capital de una organización. En la mayor parte de las industrias, los costos básicos por fabricar un producto o servicio se contraen con las operaciones, así que producción/operaciones pueden tener un gran valor como arma competitiva para la estrategia global de una compañía. Las fuerzas y debilidades de las cinco funciones de producción pueden significar el éxito o el fracaso de una empresa.

La moderna administración de operaciones trabaja sobre tres aspectos fundamentales que son:

o La calidad total, lo cual implica entender que el usuario es quien define la calidad; obsesionarse por complacer a los clientes y no contentarse sólo con librarlos de sus problemas inmediatos, sino ir más allá para entender a fondo sus necesidades presentes y futuras, a fin de sorprenderlos con productos y servicios que ni siquiera imaginaban. Este conocimiento ya no es dominio exclusivo de grupos especiales de una organización; por el contrario, lo comparten y lo desarrollan todos los empleados.

o La aplicación de métodos científicos, lo cual implica aprender a dirigir la organización como un sistema, desarrollar el pensamiento de procesos, fundar las decisiones en la información y conocer la variación.

o Un equipo totalmente integrado. Creer en la gente; tratar a todos los integrantes de la organización con respeto, confianza y dignidad; procurar que todos los relacionados con la empresa (clientes, empleados, accionistas, proveedores, la comunidad) ganen siempre y no sólo algunas veces.

3.5.- ÁREA DE LA FUNCIÓN INFORMATICA

Al hablar de la función informática primero es necesario definir que es la función informática, la cual se refiere al papel que desempeña la tecnología o la informática dentro de una organización.

El introducir equipos de cómputo en una empresa genera cambios en el manejo de la informática así como también cambios en los departamentos ligados a estas actividades. La función informática ayuda a organizar, controlar y coordinar el funcionamiento técnico y administrativo en el centro de cómputo.

Primero que nada se define la administración de la función informática como un fenómeno que se presenta ante la necesidad y exigencia del despilfarro de tecnología, así mismo de controlar y dirigir los recursos humanos, materiales o técnicos y financieros; de igual manera los recursos del software y hardware que se requieran para la realización de las metas trazadas al día o desde el principio.

El factor AFI (administración de la función informática) se introduce en el año de 1992 cuando las áreas informáticas con su estructura centralizada, ya no respondían a las necesidades de las organizaciones tremendamente cambiantes.

Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier organización; en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir el administrador no pude, ni debe hacer todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su función y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera.

En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el licenciado en informática que generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnología, y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad de el admón. De la función informática el uso de la tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de la misma.

Es importante la planeación y la organización dentro de un departamento o empresa informática, ya que precisamente es la sistematización la base sobre la cual trabaja la informática, además de que existen en ellas demasiados recursos que desean ser coordinados y organizados (hombre-máquina) para un trabajo armonioso y exitoso.

UNIDAD III.- ÁREAS FUNCIONALES

Las áreas funcionales de la administración son importantes en todas las empresas, debido a las características propias de las micro y pequeñas empresas, las actividades que requieren estas áreas pueden ser realizadas por una o dos personas; lo que ocasiona que no se pueda observar adecuadamente los límites entre ellas, pareciendo que algunas no estuvieran inmersas en las actividades diarias de los negocios, esto podría influir en la facturación anual de los ventas por productos o servicios que logran colocar en el mercado.

Las áreas funcionales de una organización se constituyen para responsabilizarse de la unificación de actividades homogéneas que permiten la integración de equipos de trabajo que tienen como fin último el logro de objetivos, metas y estrategias propuestas en un plan.

La etapa de planeación es el inicio del proceso administrativo fundamental de cualquier organización pública o privada, con o sin fines de lucro, en la cual se diseñan los objetivos, se definen estrategias y se designan recursos para su implementación.

Por ello, en esta asignatura se aplicarán herramientas de planeación administrativa que nos permitan diseñar objetivos y desarrollar estrategias para llevarlos a cabo en las áreas de producción u operación, mercadotecnia, recursos humanos, finanzas e informática.

3.2.- ÁREA DE LA MERCADOTECNIA

En una compañía la actividad de la mercadotecnia es la única que produce ingresos. La mercadotecnia tiene vital importancia para el éxito de la empresa, una nueva forma de pensar en los negocios, que se conoce como el concepto de mercadotecnia y que tiene como base tres fundamentos:

1. Toda la planeación y las operaciones de la compañía deben estar orientadas al cliente.

2. El objetivo de la empresa no debe ser solo vender, sino lograr un volumen de ventas que proporcione utilidades.

3. Todas las actividades de la mercadotecnia de la

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