ALCANCE

ALCANCE

El presente manual será puesto en práctica diariamente en las actividades que comprende  el proceso de compras para el abastecimiento de recursos requeridos por los diferentes departamentos de la empresa,  principalmente los insumos requeridos para la producción: de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto de Gastos que nos otorga el departamento de Finanzas de la organización.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRA

1. ANTES DE LA COMPRA

1. La persona que solicite los productos, deberá llenar el formato de orden de pedido, dicho formato deberá también ser aprobado por el jefe del departamento solicitante, él cuál deberá argumentar la solicitud en la orden de pedido.

2. La orden de pedido deberá ser entregada al jefe de almacén, quién deberá revisar si tal requerimiento se encuentra disponible en almacén; en caso de que si exista, se hace entrega del material o insumo requerido, marcando en la orden de pedido la leyenda “entregado” y la firma del que recibe, así como la cantidad que se entrega.

3. En caso de que no estar disponible, el jefe de almacén deberá enviar un duplicado de la orden de pedido al encargado de compras.

1. EN LA COMPRA

1 El encargado de compras, se encarga de ver la forma de comprar lo requerido ya sea a crédito, contado, con caja chica, etc. Aunado a esto todas las compras deberán tener su orden de pago correspondiente.

2. El presupuesto aprobado tendrá la firma del jefe de almacén que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válido hasta 30 días, y deberá quedar anexado una copia a la factura.

3. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras por abecedario teniendo en cuenta el proveedor.

4. Las compras menores a cierta cantidad se realizarán al contado y por caja chica, sin necesidad de presupuestos, de lo contrario deberá seguir el proceso normal de compras descrito anteriormente.

5. En caso de que no se disponga de tres presupuestos, el Encargado de Compras deberá justificar en la orden de pedido el motivo y el Jefe de Finanzas decidirá si se autoriza la compra.

6. Al elaborar la orden de compra debe estar registrado por el área que solicitó la compra en  el presupuesto general, firmado por el encargado de compras y el jefe Finanzas.

1. ENTREG DE COMPRA - ORDEN DE PEDIDO

1- Para la recepción de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia de la orden de compra al jefe de almacén a modo de control de las cantidades y características de lo adquirido.

• Con la copia de la orden de compra  este deberá verificar que el contenido de la factura recibida del proveedor coincida con la cantidad física de mercaderías de acuerdo a la orden de compra y confirmando la información debe dar ingreso a las mercaderías en el stock del sistema informático y archivará con su firma de visto bueno.
• El jefe de almacén se encarga de comunicar a los departamentos solicitantes que las mercaderías ya se encuentran en el almacén para pasar a retirar los pendientes, otorgando la firma de conformidad o recibido en la orden de pedida original.

1. PROCEDIMIENTO POST COMPRA

1. El departamento de compra tiene la responsabilidad de verificar que las facturas contengan la fecha, el tipo de comprobante (de crédito /contado), que no tengan tachaduras ni enmiendas y en caso de que sea una compra a crédito, consignar la fecha de vencimiento.

2. El Encargado de Compras envía a Contabilidad (según cronograma de fechas estipuladas por contabilidad) los copias de órdenes  de compra.

3. Compras llevará un libro donde registrará todas las documentaciones que entregó a Contabilidad (nombre proveedor y número de factura), en donde firmará Contabilidad por cada retiro.

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