Administración de las operaciones. La Estructura de Producción

La Administración de Operaciones

También llamada gerencia de operaciones. Se puede definir como el diseño, la operación y el mejoramiento de los sistemas de producción que crean los bienes o servicios primarios de la compañía. Es un campo funcional empresarial con responsabilidades claras de gerencia de línea.

Los objetivos de la administración de operaciones son los siguientes:

1. Manejar el proceso de transformación de manera eficiente y efectiva.
2. Ganar dinero.
3. Velar por la meta organizacional.

La Estructura de Producción

Área Producción: comprende todo lo relacionado con el desarrollo de los métodos y planes más económicos para la fabricación de los productos autorizados, coordinación de la mano de obra, obtención y coordinación de materiales, instalaciones, herramientas y servicios, fabricación de productos y entrega de los mismos a comercialización o al cliente. Está formada por las siguientes funciones:

• Ingeniería de Producto: encargada del desarrollo de productos y especificaciones necesarias para su elaboración.
• Ingeniería de Proceso: define el proceso adecuado para cada producto y sus modificaciones. Prepara las hojas de ruta y determina tiempos de proceso y dotaciones necesarias.
• Ingeniería Industrial: se ocupa de la sistematización de los elementos físicos que constituyen el sistema productivo, para alcanzar la cantidad y calidad de producción deseadas, al costo mínimo.
• Planeamiento y Control de la Producción: es responsable del planeamiento, la programación, la preparación, el lanzamiento y la supervisión del cumplimiento del programa de materiales, mano de obra, instalaciones y todos los elementos adicionales necesarios para que estén disponibles en las fechas en que se requieren para cumplir con el programa de producción.
• Fabricación: responsable de la fabricación de los productos y de las partes componentes.
• Abastecimiento: está constituida por todas las tareas necesarias para la obtención, en tiempo y calidad adecuados, de los materiales, suministros, servicios y equipos necesarios para todo el sistema productivo.
• Control de Calidad: aquí se encuentran las tareas destinadas a establecer límites aceptables de variación de los atributos de un producto y a informar el estado en que se mantiene el producto dentro de esos límites.
• Ingeniería de Planta: se ocupa del diseño, especificación y mantenimiento de los edificios, equipos e instalaciones de servicio necesarias para fabricar el producto.
• Seguridad Industrial: encargada de prevenir y minimizar los riesgos para la salud de los trabajadores.

Sistema de Producción

INSUMOS                                           PRODUCTOS                [pic 1][pic 2][pic 3][pic 4][pic 5][pic 6][pic 7]

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Un sistema de producción utiliza recursos operacionales para transformar insumos en algún tipo de resultado deseado. Los insumos ingresan del contexto y puede ser:

• Capital ($)
• Instalaciones / Máquinas
• Recursos Humanos
• Materias Primas / Materiales
• Suministros
• Conocimientos (Know how)
• Información

Estos insumos ingresan al proceso de transformación, a fin de convertirlos en producto, a los cuales se les agrega valor mediante las operaciones. Estos productos, que luego saldrán al contexto, pueden ser:

• Bienes
• Servicios
• Resultados económicos
• Resultados Financieros
• Información del consumidor
• Otros resultados

Los recursos operacionales consisten en lo que se denomina las cinco P de la administración de operaciones:

1. Personas: son la fuerza laboral directa e indirecta.
2. Plantas: incluyen las fábricas o sucursales de servicio en donde se desarrolla la producción.
3. Partes: incluyen los materiales (o en caso de servicios, los suministros) que pasan por el sistema.
4. Procesos: incluyen los equipos y los pasos mediante los cuales se realiza la producción.
5. Sistemas de Planeación y Control: procedimientos e información que utiliza la gerencia para operar el sistema.

Concepto de Valor

Hay múltiples definiciones de este término. Podemos citar las siguientes:

• El valor para el cliente significa comprar un producto con los atributos más importantes (utilidad, velocidad de entrega, calidad de conformidad, confiabilidad) al precio más bajo posible. Para mejorar el valor, se deben mejorar los criterios que el cliente considera más importantes, reducir el costo o ambos.
• Es el aprecio que le da una persona a un bien, por el que realiza un trueque a fin de obtenerlo. Debe considerarse que hay valores diferentes, como ser valor de uso, de reposición y status.
• También podemos definirlo como los beneficios que recibe el cliente en función de los costos para obtener ese producto. Sabiendo que el costo no es solo monetario, se considera aquí también el tiempo, el esfuerzo y el riesgo.

No debe olvidarse que las operaciones siempre agregan valor para el cliente pues este se obtiene a través del proceso de transformación de insumos en productos.

Productividad

La productividad es una medida corriente de qué tan bien está utilizando sus recursos (o factores de producción) un país, una industria o una unidad empresarial. En su sentido más amplio, la productividad se define como el cociente entre producción e insumos (Pr. = Producción / Insumos), dicho de otro modo, es la relación entre las entradas y las salidas de un sistema productivo.

Para aumentar la productividad se debe aumentar la relación entre producción e insumos lo más que se pueda en términos prácticos.

La productividad es una medida relativa, para ser significativa tiene que compararse con algo más. Estas comparaciones pueden hacerse de dos maneras. Por un lado, una compañía puede compararse a si misma con empresas similares en la industria, o puede utilizar datos de la industria cuando estos existen.

Otro método consiste en medir la productividad a lo largo del tiempo en la misma operación. En este caso se compara la productividad de dos períodos diferentes.

Medición de la Productividad

• No excluir de los insumos los factores que tengan, directa o indirectamente, un efecto obvio en los resultados.
• Mismas entradas e iguales salidas pueden proceder de diferentes procesos.
• Factores externos pueden influir en la productividad (temperatura, energía, etc.).
• Sólo se tiene en cuenta la producción terminada (el ratio no considera los productos en proceso).

Puede ser expresada a manera de:

1. Mediciones Parciales: relación existente entre la producción y un solo insumo. (Ej. Producción / MO ó Producción / MP)
2. Mediciones Multifactoriales: relación entre la producción y un grupo de insumos. (Ej. Producción / (MO + C + Energía) ó Producción / (MO + Capital + MP))
3. Mediciones Totales: relación entre toda la producción y todos los insumos. Se puede utilizar para describir la productividad de una organización en su totalidad, o incluso de una nación. (Ej. Producción / Insumos ó Bs. y Sv producidos / Todos los recursos utilizados)

Para las mediciones multifactoriales y parciales no es necesario utilizar la producción total como numerador. Muchas veces es deseable crear medidas que representen la productividad según se relaciona con una producción particular que interese (Ej. Unidades terminadas)

Este proceso de agregación y desagregación de medidas de productividad provee una manera de cambiar el nivel del análisis para adaptarse a diversas necesidades de mediciones y mejoramientos de la productividad.

Objetivos de Operaciones

Es posible tener 4 objetivos generales en operaciones, a saber:

1. Costo: incluye el costo de MO, materiales y costos indirectos. Normalmente estos costos se expresan como un porcentaje de las ventas o como un costo unitario de los productos particulares. Los costos se deben considerar no solo en términos de los cambios anuales, sino que se los debe comparar con los costos de la competencia.
2. Calidad: se puede dividir en dos categorías: calidad del producto y calidad del proceso. La manera de establecer el nivel adecuado de calidad de un producto es pensar en los requerimientos del cliente. Ella forma el valor de un producto, su prestigio y la utilidad con que se le percibe. La calidad del proceso es crucial, pues se relaciona de manera directa con la confiabilidad del producto. Por consiguiente, la meta de la calidad del proceso es producir productos libres de errores. Aunque no debe olvidarse que la calidad también debe medirse en relación con la competencia y puede ser un punto de diferenciación muy importante,
3. Tiempo de Entrega: en algunos mercados, la capacidad que tenga una compañía para entregar el producto (en el lugar y fecha en que el cliente lo necesita) más rápidamente que sus competidores puede ser crucial. Esta puede medirse:

• Cuando el producto se coloca en inventario: el tiempo de entrega puede referirse al porcentaje de pedidos que se cubren tomando los productos del inventario, así como la cantidad de tiempo de producción que se necesita para reabastecerlo.
• Cuando el producto se hace por pedidos: la entrega puede referirse al tiempo que se necesita para entregar el pedido desde el inicio hasta el final.

1. Flexibilidad: desde una perspectiva estratégica, la flexibilidad es la capacidad de una compañía de ofrecer una amplia variedad de productos a sus clientes. Un elemento importante de esta capacidad es el tiempo que se requiere para que una compañía desarrolle un nuevo producto y transforme sus procesos para ofrecer dicho producto. La flexibilidad puede proporcionar una ventaja sobre la competencia cuando la firma decide competir basándose en la innovación de los nuevos productos o en una respuesta rápida a las demandas de los clientes. Sin embargo, en algunos casos podrá ser más costoso diseñar y operar una operación flexible.

En cuanto a las prioridades competitivas podemos enunciar además de las ya citadas entre los objetivos de las operaciones, las siguientes:

• Enlace y soporte técnico: de un proveedor para el desarrollo de un producto.
• Cumplir con una fecha de lanzamiento
• Soporte posventas del proveedor
• Otras prioridades como colores disponibles, tamaño, peso, posibilidades de personalización del producto, etc.

La Estrategia de Operaciones

Se refiere a la formulación de políticas amplias y el diseño de planes para utilizar los recursos de la empresa de modo que apoyen de la mejor manera posible la estrategia competitiva de la firma a largo plazo. La estrategia de operaciones de una firma se interrelaciona con la estrategia corporativa. Estrategia implica un proceso a largo plazo tendiente a fomentar cambios inevitables. Al hablar sobre estrategia de operaciones, se hace referencia sobre todo a las operaciones de manufactura.

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