Archivo Importancia En El Marco Legal

ACTIVIDAD SEMANA 3- Administración Documental

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS- MARCO LEGAL SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

Actividad de Aprendizaje

Recuerda:

Cuando realices un trabajo no olvides dar el nombre al archivo, de acuerdo con la actividad que estés enviando. Envía la actividad por el espacio destinado para tal fin. Debes enviar un archivo que contenga la tarea completa, puesto que la plataforma sólo te recibe un archivo por actividad de aprendizaje. Debe hacer esta actividad en una hoja en Word y enviarla por el link actividades.

Para terminar deberás dar clic en Enviar >> Descargar/enviar actividad: Semana 3

1. Analiza y toma nota de los aspectos más relevantes del Acuerdo 060 (30 de Octubre 2001) del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, este será el marco de referencia para el desarrollo del tema siguiente: Recibo y Despacho de Documentos. El acuerdo lo podrás consultar en el sitio Web del Archivo General de la Nación de Colombia: www.archivogeneral.gov.co/version2

2. Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que realiza, los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en la documentación que contienen se expresa en su forma original el desarrollo de sus funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para:

• La administración

• La investigación

• La comunidad

• El desarrollo económico y social

• El desarrollo científico y tecnológico

• El fomento de la Cultura

Elige dos de estos aspectos, documéntate, investiga, indaga, y desarrolla el tema brevemente.

DESARROLLO DE ACTIVIDAD

Las entidades hoy en día se han dado cuenta de la importancia del ajuste a las normas y más en cuanto a la organización y aplicación de procedimientos técnicos y físicos del manejo de los documentos. Los entes se han dado cuenta que las comunicaciones oficiales en una entidad son de vital importancia ya que estas ayudan a administrar de manera centralizada y normalizadas aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas y recibidas de manera ágil y oportuna, como parte integral del proceso de gestión documental. Hoy en las entidades tienen organismos de control y capacitación, la cual busca ampliar el uso de las tecnologías de la información como medio competente para el sector productivo, siendo así más práctica y ágil al momento de consultar la información. La unidad de correspondencia es quien gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones ayudando así a que el programa de gestión documental se lleve a cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservación que se deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en las diferentes fases del ciclo vital del documento.

En el acuerdo podemos evidenciar que conforme a las necesidades de la organización se crean las unidades de correspondencia ya sea por regionales o por sucursales en la misma ciudad, la entidad es quien determinara de la mano con aquellas necesidades como funcionara la recepción de las comunicaciones oficiales dando como resultado un control para cada entidad, para que esto se cumpla con éxito se requiere una persona capacitada en el tema quien es la que se encargara en recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial mediante

...