Marco Legal

1. Analiza y toma nota de los aspectos más relevantes del Acuerdo 060 (30 de Octubre 2001) del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, este será el marco de referencia para el desarrollo del tema siguiente: Recibo y Despacho de Documentos. El acuerdo lo podrás consultar en el sitio Web del Archivo General de la Nación de Colombia: www.archivogeneral.gov.co

Recibo y Despacho de Documentos:

Gracias a este acuerdo se establecen los parámetros que permitan a las unidades de correspondencia cumplir con la producción, recepción, distribución, seguimiento y conservación y consulta de los documentos. Es por eso que todas las entidades deben de establecer de acuerdo a su organigrama la unidad de correspondencia, la cual tendrá como función recibir, radicar y distribuir de las comunicaciones.

Es de ahí que se tomen medidas para tener pleno control de la correspondencia interna y de la externa. De esta manera se radicara todas las comunicaciones dejando la copia a la persona que presenta la comunicación.

Pero además de esto, establecer sistemas de carácter manual o automatizado para recibir o enviar documentación oficial interna o externa. Es por esto que el soporte de estas comunicaciones puede ser físico o electrónico. Al ser físicas deben de ir en papel que no se deteriore, pero si el soporte es magnético debe de tenerse cuidado con cada una de las instrucciones que dé el fabricante para su cuidado y preservación, pero además de que se genere en formatos compatibles se debe de buscar la posibilidad de consulta y recuperación.

Dependiendo el tipo de correspondencia se establecen parámetro para su manipulación, es el caso de las comunicaciones oficiales recibidas, donde se debe de revisar para verificar su competencia y anexos informativos, junto con el remitente y destinatario de los mismos. Muy importante es que la correspondencia recibida tenga una dirección para que si de ser necesario, se necesita enviar respuesta se pueda dar de la manera más fácil.

En el caso de las comunicaciones oficiales enviadas, su soporte debe de ser papel, y deben de generar un original y dos copias, para que el original sea del destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina y la segunda copia para el consecutivo de correspondencia de la empresa o institución que la expidió.

Mas importantes aun es que si las comunicaciones llegan vía fax, se garantice en otro soporte su durabilidad y la información que contenga.

2. Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las

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