Ciencias Sociales

En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas, siendo la diferencia que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento, que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa; de tal manera que, mientras las reglas son estrictas, las políticas son flexibles.

A continuación se representan ejemplos de reglas y políticas a fin de que el lector las distinga claramente:

Reglas.

• Las operaciones de ventas se realizarán únicamente de contado.

• Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importe de los mismos.

Políticas.

• Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de ventas que estos efectúen.

• Al seleccionar agentes de vendedores, será preferible que sean personas del sexo femenino.

Como se observa en las reglas, las personas que ejecutan la acción deben cumplirla tajantemente y al pie de la letra; son rígidas y determinan lineamientos muy precisos que deben cumplirse tal y como se especifica; comúnmente, su incumplimiento se sanciona. En cambio, las políticas determinan límites mas amplios y permiten mayor iniciativa por parte de las personas que realicen la acción. En síntesis tanto las políticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal de una empresa; su diferencia básica es que las políticas proporcionan libertad de reflexión y elección mientras que las reglas no dan margen de interpretación.

Clasificacion de las políticas

Las políticas, de acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y con las áreas que abarquen, pueden ser:

1. Estratégicas o generales. Se formulan a nivel delata gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.

Ejemplo: Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad.

2. Tácticas o departamentales. Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: El departamento de producción, determinará los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales.

3. Operativas o específicas. Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Por lo regular, se asignan a los niveles inferiores. Ejemplo: Sección de tornos: De ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla al supervisor en turno o, en su caso, al servicio de mantenimiento.

Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa. Asimismo su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:

Externas. Cuando se origina a factores externos a la empresa, por ejemplo: la competencia, el gobierno, los sindicatos, las asociaciones comerciales e industriales, asociaciones profesionales, proveedores, clientes, etc.

Consultadas. Normalmente, dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema, originándose, así, estas políticas.

Formuladas. Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión, del personal en sus actividades.

Implícitas. En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos

que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organización, por ejemplo: una empresa no a determinado cual será el limite de entrada de su personal y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso; esto puede originar una política implícita. Lo ideal es que a partir de esta situación, se formule la política por escrito y se de a conocer a todo el personal. En conclusión, las políticas implícitas son aquellas que se originan en la costumbre y se dan por aceptadas en virtud de que se aplican, aunque no estén oficializadas por escrito.

Importancia.

Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que:

• Facilitan la delegación de autoridad.

• Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

• Evitan perdida de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.

• Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.

• Contribuyen a lograr objetivos de la empresa.

• Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.

• Indican el personal como deben de actuar en sus operaciones.

• Facilitan la inducción del nuevo personal.

Lineamientos para su formulación

Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad, debe:

• Establecerse por escrito y dársele validez.

• Redactar claramente y con precisión.

• Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y a aplicar.

• Coordinarse con las demás políticas.

• Revisarse periódicamente.

• Ser razonable y aplicable a la práctica.

• Estar acorde con los objetivos de la empresa.

• Debe de ser estable en su formulación.

• Ser flexible.

Programas

Los programas son esquemas donde se establece: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar

los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes, y todos aquellos eventos involucrados en su consecución

La importancia de los programas es que:

*Suministran información e indican el estado de avance de las actividades

*Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control

*Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un

*Programa para cada centro de responsabilidad

*Determinan los recursos que necesitan

*Disminuyen los costos

*Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente

*Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades

*Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias

*Evitan la duplicidad de esfuerzos

*Lineamientos:

*Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos

que intervendrán en la ejecución.

La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados

con las posibilidades de la empresa

La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos

aquellos que estén involucrados en el mismo

Deben ser factibles

Evitar que los programas se contrapongan entre sí

Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión

El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, así

mismo, debe considerarse las consecuencias que operarán en el futuro.

Lineamientos para elaborar un programa

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

Identificar y determinar las actividades comprendidas.

Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. Es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de la otra, que actividades se dan simultáneamente

y, por último, que actividades deben realizarse posteriormente.

Interrelacionar las actividades.

Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

La gráfica mas comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt.

Presupuestos

Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

Detallar costos de producción. Consultar precios verdaderos de materia prima, equipos necesarios, arriendos, servicios públicos, entre otros.

Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a comercializar.

Considerado como un plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados en

términos numéricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado

...