La Gestión De La Calidad Total En La Administración pública.

Capitulo I

¿COMO CONSEGUIR LA ADMINISTRACION PUBLICA QUE DESEA EL CIUDADANO?

Planificar la calidad

Preveer y planificar.Aspectos generales

Diagnosticar consiste en comparar una situación con otra que se considera como ideal. Preveer se relaciona con el intento de conocimiento de las grandes variables que definen una situación dada y su posible evolución. Una previsión se lleva a cabo describiendo todos los elementos que componen el escenario en el que se desenvuelve la vida de una organización e intentando conocer como van a evolucionar en el horizonte temporal que interesa. Se trata de conocer que van a hacer los actores, y cual va a ser el nuevo decorado. La organización,al prever, trata de conocer todos los escenarios con los que puede encontrarse y de adivinar como evolucionaran; trata de entender su hoy y de adivinar cual podría ser su mañana.

Planificar consiste en trata de hallar una solucion al problema que se ha formulado al prever. La relación entre prever y planear es la misma que existe entre enunciar un problema, este es el objeto de la previsión y encontrar una solución al mismo, este es el objeto de la planificación.

La planificación se basa en unas hipótesis sobre el porvenir y trata de inventar aquel futuro que conviene a la organización. La ejecución del plan puede suponer el compromiso de la organización con ciertas soluciones durante muchos años.

En la España del siglo XIX las autoridades previnieron el crecimiento de las necesidades de trasporte. Una solución fue la instalación del ferrocarril. La elección de un ancho de via distinto al del resto de Europa, sea por razones de mejora en la tracción, sea por razones ferroviarias a utilizar en el país en los últimos 100 años.

Prever una situación en relación con la calidad es elegir la variable que la define, sus valores y su posible evolución futura. Esta posible evolución futura se define mediante las denominadas hipótesis de planificación. Planear es elegir una de las muchas soluciones posibles a esa situación, estableciendo unos objetivos de calidad, unos medios para conseguirlos,y un conjunto de acciones que conduzcan de la presente situación a la década. Este conjunto de acciones es al que suele denominarse,genéricamente,estrategias.

El termino estrategia se emplea en este capitulo en el sentido que lo define J.B.Quinn “el modelo o plan que integra las principales metas, políticas y cadenas de acciones de una organización dentr de una totalidad coherentes”

La estrategia va a suponer una relación continua de la organización con su entorno, una relación que puede ser adaptativa, esto es, aprovechar las oportunidades del entorno en beneficio de la organización, o bien puede ser competitiva en el sentido de que trata de crear el entorno qque le conviene

El proceso de planificación

El plan tiene contener, básicamente, unos objetivos, asi como la descripción de los medios materiales y humanos, y de las acciones necesarias para conseguirlos.

Algún autor clásico propuso que los que redactan el plan y los que lo ejercutan sean personas deferentes . En nuestros días se entiende que el plan ha de ser redactado por aquelloss que están encargados de ejecutarlo.Dwight D. Eisenhower, comandante en jefe de las Fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial y posteriormente, presidente de Estados Unidos, lo expreso de una manera feliz, afirmando”los planes no tienen ningún valos, lo importante es el proceso de planificacion”.

El primero y principal objetivo del departamento de planificación de una organización de nuestros días no es hacer plan de la misma sino enseñar a todos sus departamentos a planificarse, a redactar su propio plan. La planificación es un proceso continuo, permanente, que incorpora los conocimientos de todos los que coponen la organización y que tiene en cuenta los posibles cambios en la circunstancia o escenario. Las denominadas hipótesis de planificación recogen el modo en el que se supone va a evolucionar el escenario de partida. El producto mas importante de la planificación no es el escenario de partida. El producto mas importante de la planificación no es el “plan” sino “el proceso de planificacion”.

La planificación es un rpoceso, es un conjunto de acciones, sucesivas o simultaneas, que llevan a un resultado. Este proceso, debe llevarse a cabo de modo que todos los miembros de la organización interactúen. En su desarrollo deben tenerse en cuenta las siguientes pautas.

a) Participación:Solo puede conseguirse una planificación correcta cuando en ella entervienen tanto aquellos a los que se destina el plan como los que han de ejecutarlo. Esta practica encuentra apoyadura, al menos, en dos razones. Una, que los aspectos o componentes de la tarea a realizar con mucho mejor conocidos por aquellos que desarrollan la tarea a diario. Otra, que la practica de la participación engendra un compromiso mayor entre aquellos que han de ejecutar las tareas y una mayor aceptación en aquellos que los reciben. En este sentido, las culturas que participan son muy apropiadas para el proceso de planificación.

En las tareas de planificación publica tiene un interés creciente la platicipacion de los cuidadanos a travez de sus asociaciones. En nuestros días se llega a hablar de la denominación Administracion relacional, se desarrollan reglamentos de participación ciudadana y se crean concejalías con esta finalidad. Estas practicas son consecuencias del enfoque hacia el cliente en la administración publica.

b) Continudad:La planificación no es tarea de un dia o deuna época del año. Por el contrario ,es algo que esta permanentemente realizándose, un plan debe modificarse, mejorándolo de manera continua.

Un plan solo permanecerá sin cambios si el entorno no varia. Cuanto mas estable sea un entorno, mas fácil será la tarea de hacer los planes de cada año. Cuando las variables del entorno cambian bruscamente, la planificación se vuelve un proceso complicado. Ese puede ser el caso en nuestros días.

c) Globalidad : La planificación debe referirse a todo el organismo. No es coherente que se planifiquen unos departamentos on secciones y otros no. Es necesario que el plan se coordine e integre en el sentido de que todos los departementos, sea cual sea su posición en la empresa, coordinen e integren sus planes. La planificación suponen una interactuación, es un vehiculo para que los distintos departamentos se conozcan mejor y aprendan a colaborar entre si.

d) Esta globalización no impide la realizacio de proyectos piloto en algunos lugares de la oprganizacion, pero si aconseja la información a todos los miembros de los resultados.

Un plan debe contener los siguientes apartados:

a. Resumen de la previsión y formulación de las hipótesis de planificación.

b. Planificación de los objetivos y estrategias. Se comienza estableciendo cual es la misión del organismo, para que fue creado. Un objetivo puede definirse como la situación a la que se espera llegar o los resultados que se esperan lograr con la implantación de determinadas estrategias propias del proceso de gestión. Los objetivos son los resultados deseados para los individuos, grupos y organización completas. Los objetivos se derivan de la previsión y de las hipótesis de planificación.

Definir objetivos supone comenzar por reconocer aquellos que son los mas generales y amplios de la organización y a partir de ahí, ir señalando los que corresponden a cada división, a cada departamento, a cada sección, acada grupo de trabajo, a cada persona.

Establecer planes supone llevar a cabo un proceso de comunicación ascendente y descendente, que permite la definición de los objetivos.todo objetivo ha de ser , en la medida de lo posible,cuantificado y en la medida de lo posible, su definición debe ir acompañada de la de aquellos datos que se estimen de importancia para comprobar su cumplimiento.

Suelen corresponder a la alta dirección los objetivos mas generales y amplios. Incluso aquellos que se estime que nunca llegaran a alcanzarse pero a los que tiende de modo continuo la organización. Los objetivos a medio plazo suelen asignarse a las direcciones y jefaturas intermedias y los fines a corto plazo, los de cada dia, a aquellas secciones, grupos, personas que trabajan a nivel operacional, que son responsables del dia a dia de la organización. Los objetivos han de ser coherentes entre si. El cumplimiento de los mas ellevados dependerá del de los mas concretos, y estos solo tendrán sentido en razón de los primeros.

c. La planificación de los medios consiste en elegir los que van a emplearse a la hora de conseguir los objetivos. Requiere considerar diferentes alternativas y elegir una de ellas. Asi puede efectuarse el transporte de una mercancía de un punto a otro empleando en avión, el tren, el camión, el barco o una combinación de ellos. Cada transporte presenta unas características distintas de las que depende la elección.

Los organismos pueden elegir para comunicarse el fax, teléfono o internet, los costes y las características de la transmisión serán diferentes y habrán de considerarse cuidadosamente a la hora de incorporarlas al plan.

d. La planificación de los recursos deriva directamente de la elección de los medios, siguiendo el ejemplo del punto anterior, una vez elegido como medio de comunicación el teléfono, se trata de establecer cuantos y de que tipo se emplearan. Lo mismo si se hubiera elegido el empleo de internet. El internet. El futuro de la organización queda unido al uso del medio elegido,al menos mientras dure, o mientras no se disponga de los medios financieros

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