MANUAL HOJA DE TRABAJO DE ORDENES DE COMPRA

Contenido

1.        Concepto Teórico        

2.        Requisitos        

2.1.        Creación del Período a trabajar        

2.2.        Creación de Presupuesto de Compra para el período a trabajar.        

2.3.        Creación de Proveedores        

2.4.        Creación de Rangos de Precios        

2.5.        Creación de la Herramienta de Compra        

2.6.        Creación de Embarques        

3.        Generación de Hojas de Trabajo        

3.1.        Importación de una Plantilla de Excel        

3.2.        Campos de la Hoja de Trabajo        

3.3.        Reporte Resumido        

3.4.        Reporte Detallado        

4.        CREACION MASIVA DE LOS MATERIALES        

5.        CREACION DE ORDENES DE COMPRA        

1. Concepto Teórico

Las Hojas de Trabajo para órdenes de compra, son documentos en SAP que el comprador podrá utilizar para el ingreso de los productos a colocar, el formato de la hoja de trabajo permite ingresar toda la información necesaria para la colocación de órdenes a través del sistema al proveedor y generar posteriormente la creación de los materiales en el sistema con toda la información necesaria para su correcta administración.

1. Requisitos

1. Creación del Período a trabajar

Para poder generar las hojas de trabajo de órdenes de compra, deben estar previamente creados el período de compra con el que se va a trabajar, ya que este será el elemento unificador de presupuestos, herramientas de compra y hojas de trabajo.

Los períodos de compra son creados a través de la siguiente transacción, a través de una simple creación de nuevas entradas como se muestra a continuación:

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1. Creación de Presupuesto de Compra para el período a trabajar.

De manera que se puedan generar los reportes incluidos en la hoja de trabajo, el presupuesto del período a trabajar debe ser creado previamente.

La data incluida en la elaboración de los presupuestos debe servir de base para la generación de las hojas de trabajo, ya que en este se indica el tipo de cambio, factor de importación, y márgenes de la planificación de compras.

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1. Creación de Proveedores

Los proveedores con los que se trabajarán las hojas de trabajo deben estar previamente creados en el sistema, los proveedores son creados por el área de Finanzas. De no estar creados los proveedores, el comprador debe proceder a la creación previa con la información base del proveedor y dar aviso al área de Finanzas de esta creación.

1. Creación de Rangos de Precios

Los rangos de precios creados para las herramientas de compra son la base para las reportes de comparación de la hoja de trabajo, debemos tener en cuenta que los productos colocados deben estar incluidos en estos rangos de precios.

1. Creación de la Herramienta de Compra

Las herramientas de compras, como actualmente, son la guía para la colocación de las órdenes de compra, por tanto las hojas de trabajo y sus reportes se basan en la información incluida en las Herramientas de compra.

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1.  Creación de Embarques

Deberá crear los embarques posibles a tener en cuenta para las ordenes colocadas a proveedores con embarques parciales, las ordenes a proveedores con embarques parciales serán ordenes con Contratos Marco, las ordenes generadas se harán como ordenes por embarque amarradas a un Contrato Marco inicial.

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1. Generación de Hojas de Trabajo

Ingrese a la transacción de la Hoja de Trabajo [pic 9]

Al ingresar le mostrará la primera pantalla para la introducción de los datos generales o de cabecera.

Las opciones disponibles son las de CREAR, con lo cual accederá a una nueva hoja de trabajo (nótese que si los criterios elegidos son los mismos de una Hoja de Trabajo ya creada, no podrá acceder a crear). La otra opción es MODIFICAR, con esta opción accederá a sus hojas ya creadas para hacer cambios y ajustes en ellas, los cambios en las hojas de trabajo se podrán realizar mientras que las hojas no hayan sido APROBADAS, si la hojas ya están aprobadas el acceso Modificar sólo le permitirá visualizar la hoja de trabajo y sus reportes.

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Usted puede crear variantes, con la información predeterminada de las Hojas de trabajo que va a trabajar, de esta manera contará con la información que ha ingresado inmediatamente al llamar a la variante sin tener que digitarla nuevamente, igualmente con esta opción puede revisar los criterios bajo los cuales se trabajaron las Hojas de trabajo.

Ingrese en la hoja haciendo click en botón ejecutar. Este ingreso le mostrará una plantilla en blanco, similar a una hoja de Excel en la que podrá ingresar la información de su orden.

1. Importación de una Plantilla de Excel

Usted puede trabajar la información de a ser ingresada en una hoja de Excel y luego importarla a la hoja de trabajo a través del botón IMPORTAR [pic 13], el formato de la hoja de Excel debe ser el mismo de la hoja de trabajo e incluir todos los campos obligatorios y los que considere necesarios para el correcto ingreso de su información.

El formato de la plantilla de Excel se muestra a continuación con los campos obligatorios a ser incluidos:

[pic 14]

Al igual que la opción de Importar la Hoja de Trabajo le dará la oportunidad de exportar la información de la hoja de trabajo y poder continuar trabajándola en Excel, enviarla por correo o darle el fin que usted decida. Esto se realiza con el botón [pic 15] exportar.

1. Campos de la Hoja de Trabajo

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