HOJA TRABAJO

La hoja de trabajo es un adminiculo contable, es decir un recurso o accesorio , un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un periodo determinado, su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordena la información para la elaboración de los estados financieros, es una herramienta de carácter interno es solo de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para el uso de la gerencia ni para ser publicada se elabora a lápiz para poder borrar y hacer correcciones de ser necesarias.

Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su situación económica y financiera, y la utilidad o perdida obtenida como resultado de sus operaciones, dicha información consigue la empresa al realizar sus estados financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas (llamado también Estado Resultados); pero normalmente no se toman los datos directamente de los libros de Contabilidad, sino que previamente se utiliza la llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador de trabajo (informal) del cual se vale el contador para dar sobre seguro y con análisis previos de los pasos preliminares para el cierre de los libros y elaboración de los Estados Financieros.

Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son:

 Hoja de Trabajo 8 Columnas (Balance de Comprobación, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas, Balance General)

 Hoja de Trabajo 12 Columnas (Balance de Comprobación, Ajuste y Clasificación, Balance Ajustado, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas, Balance General).

IMPORTANCIA

La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros al cierre del período fiscal. Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe.

Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió durante el período. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.

ESTRUCTURA

La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura:

 Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza.

 A su vez consta de dichas columnas:

 Número de orden de las cuentas.

 Nombre de las cuentas con su código.

 Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes.

 Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos

 Se obtienen los saldos ajustados

 Estado de pérdidas y ganancias

 Balance general

CLASIFICACIÓN

 Hoja de trabajo ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.

 Hoja de trabajo ajustes por inflación a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes.

 Hoja de trabajo balance ajustado para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así:

• Las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito.

• Las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

 Hoja de trabajo balance ajustado por inflación en esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, sumadas de igual forma que la sección del balance ajustado.

 Hoja de trabajo balance general a

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