NORMATIVA PARA USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Y ASIGNACION DE COMBUSTIBLE

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NORMATIVA PARA USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

Y ASIGNACION DE COMBUSTIBLE

Managua, Nicaragua Marzo de 2019

Índice

1.        OBJETIVO        2

2.        BASE LEGAL Y PROPOSITO        2

3.        CONCEPTOS        2

4.        DELEGACION Y RESPONSABILIDAD        3

5.        ALCANCE        3

6.        ASIGNACION Y USO DE LOS VEHICULOS        3

7.        USO Y CONTROL DE LOS VEHICULOS ASIGANDOS A LAS DELAGACIONES DEL EMPRESA        4

8.        SEGURIDAD DE VEHICULOS  Y DE LOS CONDUCTORES        4

9.        IDENTIFICACION Y REGISTRO DE VEHICULOS        6

10.        MANTENIMIENTO Y REPARACION DE LOS VEHICULOS        6

11.        DISTRIBUCION  DE  COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES        8

12.        CONTROL PARA EL USO DE LOS VEHICULOS        9

13.        CUIDO DE LOS VEHICULOS        10

14.        DIRECTIRICES ADMINISTRATIVAS PARA CONDUCTORES        11

15.        FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS        11

DIRECTRIZ ADMINISTRATIVA PARA CONDUCTORES NO 1        12

NORMATIVA  PARA USO Y MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Y DISTRIBUCION DE COMBUSTIBLE

1.        OBJETIVO

Establecer el marco normativo para la gestión de los vehículos propiedad ó bajo administración del Instituto Nicaragüense de Energía (EMPRESA) y la asignación de combustible, con el objetivo que la flota automotriz reciba mantenimiento, protección y resguardo adecuados, a fin que las necesidades de movilización de los funcionarios de la institución se efectúe en las mejores condiciones de seguridad y en el tiempo requerido.

1. BASE LEGAL Y PROPOSITO

Se defEMPRESA la presente normativa con el propósito de establecer las reglas básicas que regirán la operación y control de vehículos automotores tanto propiedad del EMPRESA como bajo su administración  y la asignación de combustible, para el ejercicio de las actividades que le compete desarrollar al Instituto Nicaragüense de Energía, de acuerdo a las disposiciones administrativas internas y el Reglamento para Asignación y Uso de Vehículos del Estado en el Decreto No 613 del 22 de diciembre de 1980 Publicado en La Gaceta No 6 de 10 de enero de 1981.

1. CONCEPTOS

Para los fEMPRESAs de la presente normativa y homogenizar el lenguaje utilizado se defEMPRESAn las siguientes conceptualizaciones.

1. DELEGACION Y RESPONSABILIDAD

La Dirección de Administración y Finanzas Internas a través de la Unidad de Transporte y de las otras dependencias organizativas que se le subordinan,  tendrá la responsabilidad de velar por la implementación de los controles y registros adecuados de la flora vehicular del  EMPRESA que permita su adecuada utilización, protección y resguardo físico, así como distribuir y mantener actualizado el registro de las cuotas del combustible que es asignado a los servidores públicos del EMPRESA.

1. ALCANCE

El contenido de este documento está dirigido a los vehículos propiedad y bajo administración del EMPRESA y cubrirá a todos los servidores públicos que en el desarrollo de las funciones propias de su ámbito de competencia administren y utilicen vehículos y combustible de la institución para cumplir con las obligaciones de su cargo.

1. ASIGNACION Y USO DE LOS VEHICULOS

1. El Presidente del Consejo de Dirección en su carácter de máxima autoridad administrativa del EMPRESA asignará para uso discrecional vehículos a los miembros del Consejo de Dirección y a los funcionarios que considere pertEMPRESAnte, a fin de que cumplan con las responsabilidades que les competen.  Las asignaciones podrán ser por tiempo indefinido ó temporales.

1. Los vehículos asignados podrán ser utilizados las veinticuatro (24) horas al día para cualquier gestión oficial ó personal en todo el territorio nacional, bajo la responsabilidad del funcionario que lo haya recibido en asignación. La Dirección de Administración y Finanzas extenderá Constancia de Asignación de Vehículos a los servidores públicos que tengan asignados vehículos permanentemente, al cual  deberá ser  portarla  junto con los demás documentos de ley.

1. La Dirección de Administración y Finanzas a través de la Unidad de Transporte, velará porque los vehículos asignados al Consejo de Dirección y a los servidores públicos autorizados reciban el mantenimiento correspondiente para que operen en buenas condiciones de funcionamiento.

1. La Dirección de Administración y Finanzas Internas a través de la Unidad de Transporte es responsable de la gestión de la flota de vehículos para la movilización de personal que en cumplimiento de su deber se movilizan tanto dentro como fuera de la localidad donde se encuentran las ubicadas las oficinas de EMPRESA.  Para tal efecto deberá existir una autorización de la misión a realizar y el tiempo a utilizar en cumplimiento del deber.

1. Para la debida programación en el uso de la flota vehicular administrada por Unidad de Transporte de la Dirección de Administración y Finanzas Internas, los titulares de las dependencias organizativas deberán con veinticuatro horas de anticipación, confirmar el uso de los vehículos de acuerdo a las programaciones de trabajo establecidas o presentar solicitud de transporte para los casos fuera de programación que estén debidamente justificados.

1. Toda solicitud para uso de vehículos deberá ser dirigida a la Dirección de Administración y Finanzas Internas y se utilizará para tal fin el Formato Solicitud de Vehículo/Orden de Salida, que será el soporte mediante el cual se ampare la solicitud y autorización del vehículo.

1. La Dirección de Administración y Finanzas Internas a través del Jefe de Transporte del EMPRESA, serán los responsables de la autorización y la fiscalización respectivamente del uso de los vehículos que se encuentran en administración del EMPRESA.

1. Los casos de solicitudes de vehículos que se presenten en forma imprevista, se atenderán siempre que exista disponibilidad de unidades y de acuerdo a las prioridades institucionales.

1. USO Y CONTROL DE LOS VEHICULOS ASIGANDOS A LAS DELEGACIONES DEL EMPRESA

1. Todos los vehículos asignados a labores de un departamento ó municipio estarán bajo la responsabilidad del servidor público titular de la oficina del EMPRESA en el lugar de asignación, quien coordinará del uso de los mismos en función de los planes de trabajo  que se ejecuten y lo establecido en la presente normativa.  

1. El servidor público titular de la oficina del EMPRESA coordinará con la Dirección de Administración y Finanzas Internas, la asignación del combustible, el mantenimiento preventivo y correctivo y presentará los informes correspondientes sobre el uso y desempeño del o los vehículos bajo su responsabilidad.

1. El servidor público titular de la oficina del EMPRESA tiene la responsabilidad de velar para que los vehículos asignados ó laborando en la localidad donde se encuentra  la delegación a su cargo,  permanezcan  en las áreas que ofrezcan las mejores condiciones de seguridad y no podrán utilizarse para ninguna gestión sino se cuenta con la respectiva autorización.

1. En los casos que exista una designación de un vehículo para la realización de tareas específicas en la zona de donde está ubicada una delegación, el técnico a cargo de dicho tarea debe de establecer la coordinación correspondiente con el servidor público titular de la delegación a fin de asegurar el buen uso y resguardo del vehículo, registro del consumo de combustible, programación del mantenimiento y el cumplimiento de las obligaciones del conductor.    

1. SEGURIDAD DE VEHICULOS  Y DE LOS CONDUCTORES

1. El jefe de la Unidad de Transporte tiene la responsabilidad de velar de que la flota de transporte del EMPRESA deberá permanecer en las áreas establecidas por la Dirección de Administración y Finanzas Internas, asimismo, los vehículos no podrán utilizarse para ninguna gestión sino se cuenta con la respectiva autorización.  Se exceptúan de esta disposición los vehículos asignados permanentemente a servidores públicos del EMPRESA.

1. La Dirección  de Administración y Finanzas a través del Departamento de Servicios Generales tomará las medidas necesarias para la custodia y seguridad de los vehículos que son administrados directamente por dicha instancia a través de la Unidad de Transporte, durante y después de las horas laborables.  En los casos que las misiones de trabajo obliguen a permanecer fuera de la sede del EMPRESA, el conductor asignado deberá garantizar un lugar seguro para el resguardo del vehículo, de no cumplir con esta disposición implica la asunción de costos por el usuario de los daños causados.  En las localidades donde existan delegaciones del EMPRESA, el conductor debe de solicitar instrucciones al titular de la delegación con respecto al lugar de resguardo del vehículo.

1. La Dirección de Administración y Finanzas Internas tiene la responsabilidad de mantener vigente las pólizas de seguro de la flota de vehículos oficiales, velando por contratar los seguros con la compañía que ofrezca la combinación de mejores coberturas y precios para la protección del parque vehicular y de los servidores públicos responsables de su manejo.

1. La Dirección de Administración y Finanzas Internas en coordinación con del Departamento de Recursos Humanos, llevará un registro de los servidores públicos autorizados para desempeñarse como conductores y de las incidencias relacionadas con su licencia de conducir.  Entre los datos que deben de registrar  están los siguientes:

• Nombres y ubicación
•  Numero, fecha de vigencia y expiración de licencia de conducir
• Tipos de vehículos autorizados para conducir
• Las incidencias relacionadas con su licencia de conducir: multas por infracciones a la Ley de Tránsito, fallos en caso de accidentes, cancelación, suspensión, renovación o vencimiento de su licencia de conducir.

1. A fin de contratar al personal idóneo para conducir, los candidatos a conductores serán sometidos a examen práctico en el que demuestren su capacidad y experiencia de conducir, lo cual deberá ser debidamente coordinado con el Departamento de Recursos Humanos.

1. Ningún conductor permitirá que el vehículo asignado sea conducido por otra persona, excepto en casos de emergencia.

1. El conductor del vehículo deberá asegurarse que los lugares de estacionamiento fuera de las instalaciones del EMPRESA ofrecen resguardo y seguridad.  No cumplir con esta disposición implica la asunción de costos por el usuario de los daños causados.

1. El conductor que por omisión o negligencia cause daños a un vehículo de la flota del lNE, tendrá la obligación de costear los gastos que se incurran en la reparación.

1. Los conductores deberán manejar a una velocidad prudente y observar rigurosamente las Leyes del Tránsito, tanto dentro como fuera de la capital.

1. Los conductores de los vehículos que se encuentren asignados a las oficinas del EMPRESA fuera de Managua, responderán por su trabajo ante el servidor público titular de la delegación del EMPRESA, quien actuará como su superior inmediato mientras dura la asignación.  

1. IDENTIFICACION Y REGISTRO DE VEHICULOS

1. Los vehículos propiedad del EMPRESA deberán ser identificados mediante rotulación en lugar visible que deberá contener: EMPRESA Republica de Nicaragua, y la frase Uso Oficial. Se exceptúan de esta disposición los vehículos asignados.

1. La Dirección de Administración y Finanzas Internas a través de la Unidad de Transporte, llevará un registro actualizado de los datos inherentes a la administración y  mantenimiento de los vehículos. Entre los datos que se deben de registrar el expediente Historial del Vehículo están los siguientes:

• Descripción del vehículo
• Seguro
• Uso
• Inspecciones, reparaciones y mantenimiento
• Informes de movilización de vehículos
• Informes de Accidentes, multas
• Cualquier otra información relevante

1. MANTENIMIENTO Y REPARACION DE LOS VEHICULOS

1. La Dirección de Administración y Finanzas a través de la Unidad de Transporte deberá establecer e implementar el  programa de mantenimiento preventivo y las reparaciones correctivas para  la flota vehicular del EMPRESA.

1. Deberá llevarse un efectivo control acerca de la operación, mantenimiento y reparaciones efectuadas en los diferentes vehículos del EMPRESA, auxiliándose para tal efecto en el Formato Historial del Vehículo  en donde se deben de registrar en forma descriptiva el mantenimiento y las reparaciones efectuadas y de la información generada por el sistema de posicionamiento global instalado en parte de la flota.

1. La Unidad de Transporte deberá mantener una supervisión permanente en la aplicación del mantenimiento preventivo, para tal efecto deberá llevarse el control de kilometraje recorrido por vehículo y en base a ello definirá la fecha de su ejecución.

1. El jefe de la Unidad de  Transporte supervisará que los conductores inspeccionen los vehículos antes de iniciar las labores del día y verificará el estado de funcionamiento de la flota que va a operar. En caso de encontrarse alguna falla será notificada  a la Unidad de Transporte utilizando el formato Reporte de Fallas e Incidencias a fin de que se tomen las medidas pertEMPRESAntes para evitar el deterioro del vehículo. El contenido de todo Reporte de Fallas e Incidencias debe de ser registrado en el Historial del Vehículo.

1. La Dirección de Administración y Finanza a través de la Unidad de Transporte dará a conocer con anticipación las fechas de mantenimiento y/o reparación a funcionarios que tengan asignados vehículos y a los delegados del EMPRESA para que tomen las previsiones correspondientes.

1. Toda reparación a los vehículos deberá sustentarse mediante el formato Orden de Trabajo, la cual será autorizada por el Director de Administración de Finanzas Interna del EMPRESA.

1. Cuando exista necesidad de utilizar un taller externo para la reparación de un vehículo y en función del monto estimado de la reparación, la Dirección de Administración y Finanzas deberá coordinarse con la Unidad de Adquisiciones para que se aplique el procedimiento correspondiente y adquirir un servicio de calidad con el mejor precio.

1. Se atenderán inmediatamente desperfectos de importancia detectadas en los vehículos para evitar daños mayores  y se utilizará la forma Reporte de Fallas e Incidencias.

1. En caso de que las reparaciones se realicen en la institución el jefe de la Unidad de Transporte deberá definir el listado de los repuestos que se requieran y una vez aprobados por la Dirección de Administración de Finanzas Internas y serán adquiridos a través del procedimiento que corresponda.

1. El jefe de la Unidad de Transporte del EMPRESA supervisará la calidad del servicio de mantenimiento  preventivo y de las reparaciones que se efectúen a los vehículos.  Al completarse los trabajos de mantenimiento o reparación de un vehículo, el Jefe de Transporte llenará el formulario Conclusión de Orden de Trabajo, que se incorporará al Historial del Vehículo, especificando que recibió conforme el trabajo realizado y constituye la base para la gestión de pago en el caso de trabajos efectuados fuera del EMPRESA.

1. Los desperfectos leves no corregidos de inmediato deberán ser registrados en el Historial del Vehículo, como reparaciones pendientes para programarse la fecha en que serán atendidos.

1. Las reparaciones a los vehículos deberán ser priorizadas atendiendo a:

• Frecuencia de utilización del vehículo
• Rendimiento del combustible por kilometraje
• Costo de la reparación

1. DISTRIBUCION  DE  COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

A.        COMBUSTIBLE PARA VEHICULOS BAJO LA ADMINISTRACION DIRECTA DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE

1. La Dirección de Administración y Finanzas Internas gestionará la compra de combustible a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público utilizando el sistema de cupones. Salvo en casos excepcionales será  adquirido con créditos  en las estaciones de servicios que brinden las mejores condiciones, tanto en aspecto financiero como en la calidad del servicio.

1. La entrega de combustible y lubricantes será autorizado por el (la) Director(a) de Administración y Finanzas Internas. La Unidad de Transporte es responsable de  supervisar el uso que se hace del combustible y lubricante suministrados a los vehículos del EMPRESA.

1. El suministro de combustible para los vehículos bajo la administración directa de la Unidad de Transporte se hará  sobre la base de  los kilómetros a recorrerse según el lugar donde se realiza la misión y al rendimiento promedio por galón que tiene el vehículo.

1. La Unidad de Transporte deberá mantener actualizado el registro del recorrido diario y la cantidad de galones de combustible consumido por cada vehículo en el día, a fin de determinar las variaciones que se den en el mismo.  Para tal fin se utilizará el Formato Control de Kilometraje Recorrido y Combustible Consumido por Vehículo.

1. Se prohíbe transportar combustible fuera del tanque, salvo casos especiales.

1. La Dirección de Administración y Finanzas Internas realizará los trámites necesarios para la obtención del combustible, así como su distribución y control  de la entrega de cupones o de las órdenes de compra.

B.        CUOTA DE COMBUSTIBLE

1. El Presidente del Consejo Directivo podrá asignar cuotas de combustible a los servidores públicos del EMPRESA que en el cumplimiento de su deber se movilizan en vehículos asignados por la institución o de su pertenencia, en actividades propias de su cargo.  La cuota de combustible estará en función del nivel jerárquico del servidor público y de las funciones que desempeñe.

1. La cuota de combustible asignada a los servidores públicos del EMPRESA puede ser sujeta de modificación, de acuerdo a factores políticos, económicos, organizacionales y laborales, que puedan presentarse. Los cambios en las asignaciones de combustible sólo se podrán realizar con la autorización del Presidente del Consejo de Dirección

1. Corresponderá a la Dirección de Administración y Finanzas Interna a través del Departamento de Servicios Generales, controlar y distribuir los cupones del combustible en base a las cuotas establecidas.

1. El control de los cupones de combustible entregados a los servidores públicos  del EMPRESA se deberá llevar en Formato Control de Distribución de Combustible, el cual contendrá los siguientes datos:

1. Nombre servidor público del EMPRESA
2. Código del área donde se encuentra ubicado
3. Cargo que desempeña el servidor público
4. Cantidad de combustible asignado
5. Numeración de Cupón de Combustible
6. Firma del servidor público

11.11        La Dirección de Administración y Finanzas Interna y el Departamento de Servicios Generales presentará mensualmente al Presidente del Consejo Directivo el informe del combustible consumido vía asignación de cuotas.

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