Normas Tecnicas Colombianas

Normas técnicas colombianas

Acta

Firmas responsables:

Toda acta debe llevar las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto. En el posible caso de necesitar varia hojas para firmantes, se escribe la expresión “Pasan firmas”, seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho

Convocatoria:

Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.) a tres interlineas del ultimo renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión.

Desarrollo:

Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos interlineas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.

A dos interlineas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble para párrafos

Orden del día:

Contra el margen izquierdo a tres interlíneas del ultimo nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:). De 1.5 a 2 interlineas contra el margen izquierdo se numeran los temas motivo de la reunión en mayúscula inicial. Identificándolos con números arábigos.

Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1.5 a 2 interlineas.

Asistentes y ausentes:

ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. AUSENTES, Contra el margen izquierdo con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra

AUSENTES, si los hay, de 1.5 a 2 interlineas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Fecha lugar y hora:

Fecha: contra el margen izquierdo, a tres interlineas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes y año), separado por coma (,).

Hora: Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión.

Lugar: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas de la hora se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan el sitio de la reunión.

Paginas subsiguientes:

Para las páginas subsiguientes en las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:

Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.

El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo de símbolo (#) ni la abreviatura (N°).

Presentación:

Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el efecto. Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distinguen cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.

Numeración:

Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, pueden iniciarse numeración cada año.

Título:

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

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