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NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS ICONTEC 3393 SOBRE DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

LA CARTA

Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

CLASIFICACIÓN:

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:

MODELOS

MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).

MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre).

ESTILOS

1. BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo

2. BLOQUE : Las líneas de número, fecha, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

3. SEMIBLOQUE: Las líneas de número, fecha, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho, pero con la diferencia que el párrafo del texto se inicia a cinco o diez espacios.

REQUISITOS

MARGENES

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT

ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad

ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro.

PARTES DE LA CARTA

CODIGO: Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia. De 0 a 1 interlínea del margen superior.

FECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 1 a 2 interlíneas del número, en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (San José de Cúcuta, 07 de septiembre de 2010)

DATOS DEL DESTINATARIO

 Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico.

 De 2 a 3 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.

TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial. Ejemplo: Señor, Señora, Doctor, Ingeniero

NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Ejemplo: LUIS ALBERTO MALDONADO

CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.

EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. Ejemplo: I.C.B.F., SENA, ICONTEC

DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo número (Apartado 43567).

NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander)

PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.

ASUNTO: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890). Va a 2 interlineas libres.

SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.

Como saludo independiente se escribe a dos interlíneas del asunto.

Ejemplos: Apreciado señor Gómez

Estimada doctora Zoraida

Como parte inicial del texto se escribe de 1 a 2 interlíneas libres del asunto.

Ejemplo: Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos...)

TEXTO: Se escribe a 2 interlíneas del saludo y a 1 interlinea entre párrafos. Se debe tener en cuenta:

 Tratar un solo tema por carta

 Omitir temas personales en cartas comerciales

 Hablar de usted

 Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación

 Sin borrones ni repisados

 Comienza a tres interlíneas del asunto

PÁGINAS SUBSIGUIENTES:

 Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo.

 La calidad, color, tamaño del papel deben ser los mismos.

 La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen derecho.

Ejemplo: Doctor Mario Gutierrez Mora 2

 El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia a 1 ó 2 interlineasde del encabezado.

 En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos renglones y se pasan dos a la nueva página.

 La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)

REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro o cinco interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

• LINEAS ESPECIALES

ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas).

COPIA: a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa.

Ejemplo: Señor Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E.S.P.

Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A.

Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida.

Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña.

Ejemplo: Soledad Toloza

Estructura de la carta estilo bloque extremo

MEMORANDO

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

CLASIFICACIÓN:

 BLOQUE EXTREMO

 BLOQUE

REQUISITOS:

 Márgenes (Igual a la carta)

 ZONAS (igual a la carta)

DENOMINACION DEL DOCUMENTO: A partir del margen superior de 2 interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

CÓDIGO: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 interlíneas de la palabra MEMORANDO.

FECHA: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 interlíneas del código.

Encabezamiento:

 A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.

 A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.

 A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con mayúscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:

 Alternativa 1:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma.

Remitente: Nombre y cargo separados por coma.

Ejemplo:

PARA: Licenciada Carmen Julia Torres, Instructora

DE: José Antonio Lizarazo Sarmiento, Director

En este caso se omite el nombre mecanográfico al final y sólo aparece su firma.

Ejemplo:

 Alternativa 2:

Destinatario: Tratamiento, nombre

Remitente: Nombre

Ejemplo:

PARA: Licenciada Carmen Julia Torres

DE: José Antonio Lizarazo Sarmiento

En este caso, se omite el nombre y la firma del remitente y solo aparece su cargo, con mayúscula inicial. Ejemplo:

Director

 Alternativa

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