Protocolo-Organizacion de eventos

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Protocolo y Organización de Eventos

Protocolo – Unidad I

Profesor:                                                                                       Frederick Gfeller

Luis Moya                                                                                          C.I.: 28.623.685

IF01 T3 Fase 1

06 mayo 2021

Introducción

     En el mundo de la organización de eventos se deben tomar en cuenta una serie de precauciones para evitar en una mayor medida la aparición de problemáticas, las cuales puedan perjudicar el desarrollo normal de un evento, por esta razón se ha llevado a cabo desde hace tiempo una serie de normas que tienen como objetivo mantener el orden y reducir el riesgo de accidentes y problemas.

     Estas acciones se consideran protocolos, los cuales desde hace tiempo se llevan a cabo en organizaciones de eventos para reducir la cantidad de problemáticas que puedan ocurrir, tanto conflictos culturales, sociales, meteorológicos, naturales, entre otros. Además, durante la planeación se establecen soluciones con antelación para problemas que tengan cierta probabilidad de ocurrir, con el fin de darles una solución en el menor tiempo y con la mayor eficacia que se pueda. Manteniendo el orden y la seguridad de todos los participantes de un evento.

Protocolo

     Protocolo es todo aquel conjunto de normas, reglas y conductas sociales que se deben conocer, ser respetadas y ejercidas debidamente a un nivel social, laboral e institucional. Tiene como función guiar o regular determinadas acciones para evitar incidencias y accidentes, y facilitar respeto, integración y comunicación. Todo esto es realizado mediante el cumplimiento correcto de las normas y reglas de conducta social que han sido establecidas con anterioridad para llevar a cabo algún evento, reunión, organización laboral, entre otro tipo de actividades sociales que involucren a una cantidad considerable de personas o una serie de normativas hechas para mantener un orden o algún otro objetivo en específico a un número de individuos como una población estudiantil, ciudadana, trabajadores, entre otros individuos de diferentes contextos comunitarios.

     Pautas, normas o reglas que se deben seguir para considerarse que tenemos un comportamiento adecuado según la ocasión. Efectivamente, estas pautas cambian según el tipo de evento o situación en la que debamos encajar. Existen diferentes encuentros que exigen seguir uno de los tipos de protocolo en concreto. Esta importancia se hace mayor cuando hablamos de la imagen que debe dar una empresa o un profesional. Según el tipo de evento al que se deba acudir, por lo tanto, nos intentaremos ajustar al máximo el protocolo para ofrecer una imagen corporativa adecuada.

     Un protocolo laboral comúnmente se rige por:

1. Normativa del sector.

2. Reglas y valores propios de la marca.

3. Si la marca trabaja a nivel internacional, hay que saber adaptar las normas y costumbres a la cultura o país.

     Un ejemplo de protocolo puede ser la serie de normativas a seguir por la pandemia que vivimos actualmente por el Covid-19, sus normas y por ende el protocolo a seguir serían las siguientes:

• Lavarse las manos con frecuencia siguiendo las pautas de una correcta higiene de manos y durante el tiempo establecido como necesario. Por ejemplo, si tienes una reunión lavarte las manos con jabón antes y después de la reunión. Recordad que el lavado de manos es lo que se aconseja más para combatir el coronavirus.

• Usar mascarilla en lugares públicos, tenemos que pensar en nosotros y en nuestro entorno profesional, social y familiar. Usar mascarillas desechables o lavarla al final de la jornada. 

• Evitar saludos y cercanía a menos de 1 o 2 metros, saber mantener la distancia y evitar el contacto físico se ha convertido en el nuevo saludo. 
• No compartir elementos de escritura o de oficina como bolígrafos o teclados de ordenador. Si no es posible prevenir y desinfectar antes de hacer uso de un teclado utilizado por un compañero.

• Dejar una distancia prudencial entre los asientos en reuniones y presentaciones internas de la empresa.

• Aplicar las medidas de higiene respiratoria: taparse con un pañuelo desechable al estornudar y toser tirando el pañuelo, si no es posible, taparse con el codo y lavarse las manos. 

     Existen además varios tipos de protocolos a seguir dependiendo de la situación dada en dicho momento, hay diversos ejemplos acerca de la manera y forma de cómo se lleva a cabo distintos protocolos:

• En un evento en el que acuden autoridades de un Gobierno, estos emiten una carta donde, a cada asistente, se le comunican las normas para asistir, los horarios, el código de vestimenta, así como la observación del tiempo de dicho evento. Estableciendo el protocolo a seguir en todo el evento. 

• El protocolo en situaciones de procedimiento ante sucesos como es el caso de la policía. Cuando hay un secuestro y se debe negociar con el secuestrador, la policía, al igual que para otros sucesos, tiene establecido un protocolo que establece las normas que debe seguir, así como todos los pasos, para garantizar la correcta intervención policial.

• Los protocolos de empresa, cuando en esta misma ocurre un suceso imprevisto que requiere de la actuación inmediata de la directiva, esta tiene establecido un protocolo que indica los pasos a seguir por los miembros de la compañía, así como la forma de hacerlo. 

• Actos como los eclesiásticos o los universitarios. Estos, habitualmente, siguen un orden marcado por un protocolo establecido que debe cumplirse. Siempre respetando la tradición establecida por generaciones pasadas que así lo establecieron. 

Tipos de Protocolo

     En el ámbito de protocolos, debido a la diversidad de actos, así como la composición de estos, incluyendo la asistencia de invitados, deben establecerse protocolos de actuación distintos para cada uno de ellos. Todo ello, con el fin de que las normas aplicadas se adapten al contexto en el que se desarrolla el evento al que se hace referencia. Por esta razón se establecen distintos tipos de protocolo que se aplicarán, en función del evento al que hagan referencia.

     Ya que es evidente que no es lo mismo un acto de Estado que una reunión de negocios, o una boda con una reunión entre compañeros.

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