Organización de un evento académico

UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja

TITULACION ADMINISTRACIÓN EN BANCA Y FINANZAS ECTS

ENSAYO

Organización de un evento académico

Introducción

Antes que nada, debemos conocer el concepto de evento: es una actividad social determinada que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un principio y un final previamente conocido, independientemente de que pueda poseer una periodicidad establecida, se caracterizan por la “unicidad” que significa que no son actividades rutinarias y que cada evento es diferente a otro, aunque pueda tratarse de un mismo tipo de evento.

Por ejemplo, el evento de “Los Juegos Olímpicos” es un solo evento en el cual hay diferentes tipos de deportes, que se pueden presentar a la misma hora, pero en diferentes escenarios, dependiendo también del tipo de personas a las cuales les guste el deporte en mención.

También debemos conocer que hay diferentes tipos de eventos; está el Simposio que es un tipo de evento donde por medo de discusiones, charlas o pequeñas exposiciones verbales con el objetivo de presentar cierta información. La convención que es un evento donde se exponen diferentes situaciones de un tema general y/o específico. El Seminario que es un evento académico donde se expone lo más reciente de temas generales con conferencias previamente seleccionados.

El Taller que es un evento donde el instructor transmite la información la cual debe estar relacionada con lo que el participante realiza constantemente por medio de diferentes técnicas de aprendizaje y está el foro que es un evento donde un grupo en su totalidad discute un tema.

En realidad, se trata de considerar el deporte, no sólo como una actividad física sino como un producto a vender y/o comercializar, uno de los métodos utilizados para esta revisión es el análisis, la búsqueda y evaluación de estudios cuyo objetivo sea la organización de eventos deportivos, una vez ordenada y analizada toda la información deportiva anteriormente obtenida se combinan y se generan ciertas conclusiones permitiendo ampliar las ideas expuestas y posteriormente llevarlas a cabo.

Desarrollo

Ahora bien, para la elaboración de un evento académico podríamos comenzar por convocar un comité académico local que son las personas que están ahí con nosotros en nuestro entorno. Recopilamos y seleccionamos ponencias que nos ayuden a interactuar entre todos, conocer diversos puntos de vista y ampliar nuestra capacidad visual hacia los diferentes factores que nos pueden hacer ver las demás personas para posteriormente definir una agenda académica de ¿Cómo? ¿Cuándo? y ¿Por qué? Se definen ciertos invitados especiales y se hace el respectivo envío de cartas de invitación a los demás.

Lo ideal es buscar un ente financiador para este tipo de eventos, obviamente generando convicción acerca de un bien tanto para él, como para el evento, se elabora carta de solicitud de apoyo según el tipo de financiador o financiadores, depende la magnitud del evento. Si estamos hablando de un evento académico deportivo, donde la finalidad es competir entre diferentes cursos por un ganador en diferentes categorías deportivas los entes financiadores podrían ser aquellas personas que tienen clubes deportivas, que estén buscando un deportista con amplias capacidades y en edad tanto física como mental de aprender y auto superarse, para ellos poder moldearlo o enseñarle muchas más técnica buscando el beneficio común, porque aprende el deportista y se beneficia tanto el club como el mismo.

Ya contando con lo anteriormente mencionado podemos pasar al segundo plano, que es donde diseñamos una imagen del evento, una imagen clara y precisa de lo que vamos a demostrar, de fácil y directo entendimiento para el envío permanente de comunicaciones, se habilitan las preinscripciones, damos a conocer el lugar del evento, se organizan talleres de aprendizaje para las personas inscritas al evento y algunos asistentes que podrían estar allí.

Podemos elaborar un organigrama para conseguir una perfecta organización en todas las diferentes manifestaciones del evento, es conveniente trabajar con unos métodos de organización que establezcan en sus diferentes fases el orden y el desarrollo de las reuniones en su aspecto cronológico (Según corresponda) y con la mayor sencillez de exposición posible, evitando así con antelación los errores; es mejor prevenir que reparar, para tener una visión más clara es conveniente elaborar un organigrama o carta de organización que sea el compendio del plan general, debe considerar las personas responsables en quienes verdaderamente se puedan delegar las áreas correspondientes.

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