Protocolo para la digitacion de fichas

PROTOCOLO PARA LA DIGITACION DE FICHAS DE VISITAS AL HOGAR DEL SERVICIO DE ACOMPAÑAMIENTO A FAMILIA

OBJETIVO:

Contar con información sistematizada correspondiente a las visitas a los hogares en el Sistema de Información del Servicio de Acompañamiento a Familias de los años 2014 y 2015.

DESCRIPCIÓN DE ACCIONES, PLAZOS Y RESPONSABLES

1. ORGANIZACIÓN DE FICHAS:

Técnicos Informáticos: Serán responsables de la organización de las Fichas de visita al hogar por Comité de gestión y mes. Independientemente hayan completado el Anexo: Fichas pendientes de digitación, deberán de llevar el CONTROL de la cantidad de fichas por Comité de Gestión, según tipo y meses, respectivamente.

El coordinador será responsable de comunicar a la Sede Central el número total de fichas pendientes de digitación. Se deberá formalizar el reporte con un Informe de la Coordinación SAF, adjuntando un Informe del Técnico Informático.

1. VALIDACION DE FICHAS:

Posterior a la organización de las fichas de visita al hogar el Especialista en Ejecución y Seguimiento de Trabajo con Familias será responsable de realizar la validación aleatoria de la calidad de la información contenida en las fichas.

Tener en cuenta que desde Noviembre 2014, se implementó dentro de las acciones de los Especialistas en Ejecución y Seguimiento la validación de las fichas considerando como mínimo una muestra del 10% del total de fichas por mes.

La validación consiste básicamente en el CONTENIDO de las fichas. A fin de identificar al personal con mayor errores y brindarle la asistencia técnica respectiva. En caso de ser reincidente, se hará de conocimiento al Coordinador a fin que remita una comunicación oficial considerando la responsabilidad que tienen los AT y/o ATD en validar las fichas de visitas realizadas por los facilitadores a su cargo.

Tener en cuenta que la validación de los AT y/o ATD debe realizarse en campo conjuntamente con sus Facilitadores (reuniones quincenales), dado que se debe evitar su revisión en la Oficina optimizando sus tiempos de productividad.

1. CAPACITACION A LOS SERVICIOS DE TERCEROS:

Estará a cargo de los Técnicos Informáticos y será registrado en el Libro de Actas de la Unidad Territorial. Previamente a la capacitación deberán de solicitar el USUARIO y CONSTRASEÑA de acceso al Sistema de Información del SAF del Servicio de Tercero a Carlos Ocas (Sistemas – UPR). Ello es requisito indispensable para la capacitación. Así como asegurar que las Familias estén registradas en el Sistema a través de la ficha de empadronamiento a Familias. Tener en cuenta que si ello no está registrado en el Sistema no permitirá cumplir la cuota del Servicio de Tercero.

La capacitación deberá contener lo siguiente:

1. Presentación breve del Sistema de Información (módulo de registro). Se brindaran los enlaces de acceso al SI-SAF.
2. Presentación de las Fichas de visita (campos priorizados). (Físico y virtual).
3. Correcto registro de información en el Sistema.
4. Posibles casos que se presenten durante la digitación de fichas.
5. Proyección de productividad esperada según productos a entregar.
6. Presentación y revisión del Acta de entrega de fichas (condiciones de las fichas y responsabilidad por su custodia).
7. Presentación y revisión del Acta de devolución de fichas (condiciones de las fichas).
8. Práctica de digitación de 30 fichas de visita (por digitador) a modo de prueba e identificación de posibles situaciones que dificulten el registro de la información. (Las pruebas la realizaran con los usuarios de los Servicios de Tercero).

De acuerdo al detalle la Capacitación podría durar entre 2 y 3 horas, ello dependerá  del número de digitadores programados.

Cabe resaltar que la ASISTENCIA TECNICA a los digitadores queda BAJO RESPONSABILIDAD de los TÉCNICOS INFORMÁTICOS (vía presencial, telefónicamente y/o por correo electrónico), de no poder absolver las consultas procederá a su comunicación a Sede Central (Sistemas).

Los técnicos informáticos serán responsables de velar por el SEGUIMIENTO DE PRODUCTIVIDAD de los servicios de tercero, teniendo como insumo los reportes de productividad otorgados por Sistemas.

Recordar que el SERVICIO DE DIGITACION NO SE REALIZARA EN LAS INSTALACIONES DE LA INSTITUCION ni se les proporcionara Equipos de Cómputo, ello deberá quedar claro para las personas contratadas a TODO COSTO. Asimismo, se les indicará la responsabilidad de presentar OPORTUNAMENTE sus productos.

Fomentar con el personal contratado la importancia de una comunicación oportuna y permanente entre ellos y los técnicos Informáticos.

1. ENTREGA DE LAS FICHAS:

[pic 1]

E

...